Auditoria de Registros no Sistema
Introdução
A auditoria de registros no sistema é uma ferramenta essencial que permite monitorar alterações realizadas pelos usuários. Essa funcionalidade registra ações executadas, datas, horários, usuários envolvidos e o tipo de modificação (inserção ou edição). A auditoria é imprescindível para garantir a rastreabilidade, a integridade dos dados e a segurança do ambiente, tornando-se útil para identificar inconsistências, irregularidades e mudanças não autorizadas.
Caminho: Escolha um registro no sistema e clique no ícone de relógio com sentido anti-horário.
Entrega de Valor
- Segurança de Dados: Proporciona proteção ao registrar todas as atividades realizadas no sistema, ajudando a evitar alterações indevidas.
- Transparência Operacional: Garante a rastreabilidade das ações, aumentando a confiança nos processos e nos registros do sistema.
- Detecção de Irregularidades: Permite identificar comportamentos fora do padrão ou alterações que precisam de revisão, agilizando a tomada de decisão.
- Apoio para Auditorias Externas: Fornece informações detalhadas que podem ser utilizadas para comprovar conformidade com normas e políticas organizacionais.
- Histórico de Atividades: Mantém um registro cronológico das interações no sistema, que pode ser usado para consultas futuras ou relatórios estratégicos.
Estrutura do Formulário
O formulário de auditoria é gerado em formato PDF como somente leitura, com possibilidade de download. Ele contém informações detalhadas como:
- Nome do usuário que visualizou a auditoria
- E-mail de acesso
- Endereço e telefone da filial associada
- Data do relatório
- Tabela no banco de dados à qual pertence o registro auditado
Além disso, cada relatório apresenta os seguintes campos-chave:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Forma | Indica se a alteração foi realizada por um usuário ou pelo sistema. |
| Usuário | Nome do usuário responsável pela alteração. |
| Operação | Ação realizada, como Inserir ou Editar. |
| Data | Data e horário em que a alteração ocorreu. |
Casos de Uso
Identificando mudanças em um contrato com status incorreto
Acesse o contrato do cliente:
- Na aba de cliente, clique no ícone de auditoria.
Verifique a auditoria do contrato:
- Na primeira página do PDF, localize a data de inserção do contrato no sistema e o status inicial.
- Em seguida, analise as páginas posteriores para verificar se o contrato foi assinado pelo cliente ou ativado manualmente por um usuário.
Pelo usuário:
- O nome do usuário será exibido.
- A operação será Editou.
- Dados como data de ativação e status de acesso estarão registrados.
- O Request (Requisição) será:
/aplicativo/cliente_contrato/action/action.php?actionbotaoAjax_19532.
Pelo cliente:
- Sistema será informado como usuário.
- A operação será Editou.
- O Request (Requisição) será:
/central_assinante_web/, indicando assinatura feita via central.
Cheque a data de renovação:
- Caso a assinatura tenha sido realizada pelo cliente, verifique se no mesmo registro consta o campo Data de Renovação.
- Se aparecer, significa que a data foi preenchida previamente, antes da assinatura, gerando essa inconsistência.
Analise mudanças no status:
- Se o status alterado para Aguardando assinatura e, em seguida, retornou para Ativo, o sistema entende como uma renovação.
Corrija o problema:
- Caso o contrato ainda não tenha completado o período de fidelidade, ajuste a Data de Renovação manualmente e salve as alterações.
Auditoria em Contas a Receber
- Acesse: Menu Sistema > Receber > Contas a Receber.
- Clique no ícone de auditoria do registro e visualize as informações detalhadas.
Funcionalidades Principais
- Identificação de Alterações: Detalha as modificações realizadas, indicando o responsável e o impacto.
- Acompanhamento em Tempo Real: Permite verificar eventos no sistema à medida que acontecem.
- Correção de Erros: Facilita a identificação de inconsistências para ajustes rápidos.
- Histórico Completo: Gera um log com informações completas sobre ações realizadas no sistema.
- Consultas Simplificadas: Disponibiliza os dados em formato PDF para análise e documentação.
Fluxo de Trabalho
Considerações Finais
A auditoria de registros é uma ferramenta indispensável para manter a transparência, segurança e rastreabilidade no sistema. Por meio dela, é possível detectar inconsistências, rastrear ações de usuários e corrigir problemas de maneira eficiente. Utilizando as funcionalidades descritas, sua empresa pode assegurar o cumprimento de normas internas e externas, além de otimizar os processos administrativos.