Ações em Ordens de Serviço
Introdução
Este tutorial explica como realizar diversas ações em Ordens de Serviço diretamente da tela principal de listagem. Essas ações permitem gerenciar eficientemente o fluxo de trabalho das O.S, bem como mudar o status da mesma.
Caminho: Menu sistema > Suporte > Ordens de serviços
Acesso ao Menu de Ações
Atualmente existem duas maneiras de acessar as opções de ações na ordem de serviço:
- Clique no botão Ações localizado na parte superior da grid.
- Clique no botão Editar e, ao abrir o formulário da ordem de serviço, clique no botão Ações.
Ações Disponíveis
Agendar
Essa funcionalidade permite definir uma data e hora para a execução do serviço, seja para novas ordens de serviço ou para aquelas com o status Aguardando Reagendamento. Siga os passos abaixo:
- Clique no botão Ações;
- Selecione a opção Agendar;
- Escolha a data e a hora inicial do agendamento;
- Selecione um colaborador responsável (campo de preenchimento obrigatório);
- Preencha o campo obrigatório Mensagem;
- Finalize clicando em Agendar.
Utilize este formulário para agendar novas ordens de serviço ou para reagendar O.S. com status Aguardando Reagendamento, ajustando a data e o horário conforme necessário.
O agendamento auxilia na organização da equipe técnica e melhora a comunicação com o cliente.
A funcionalidade de apresentar o ID da ordem de serviço está presente na versão Beta do sistema.
A disponibilidade desta função na versão Estável será a partir de outubro de 2025.
Quando, na grid de ordem de serviço, o assunto estiver configurado para validar choque de horário, o sistema bloqueará o agendamento em caso de conflito e exibirá uma mensagem indicando qual Ordem de Serviço já está agendada para o mesmo colaborador.
Encaminhar
Essa funcionalidade permite direcionar a Ordem de Serviço (OS) para outro setor ou técnico. Siga os passos abaixo:
- Escolha se deseja alterar o setor ou não:
- Marque Sim em Alterar setor do encaminhamento para encaminhar a O.S a um novo setor. Nesse caso, informe o novo setor no campo que será exibido.
- Marque Não para manter o setor atual dá O.S, conforme já registrado, sem alteração.
- Selecione o novo colaborador responsável.
- Preencha a mensagem com os detalhes necessários.
- Salve as alterações.
Assumir
Permite que um colaborador se responsabilize pela execução da ordem de serviço.
- Clique no botão Assumir;
- Confirme a ação.
Para assumir uma ordem de serviço, o colaborador deve estar vinculado ao setor da O.S. ou ter um setor padrão definido em seu cadastro. A configuração pode ser realizada seguindo o passo a passo abaixo:
- Menu sistema > Folha de pagamento > Colaboradores > aba Ordem de Serviço;
Funcionamento:
- Se o campo Setor Padrão estiver preenchido e o colaborador não estiver vinculado ao setor da O.S que planeja assumir, o sistema alterará o setor da O.S. para o setor padrão e permitirá a ação de assumi-la.
- Se o colaborador já estiver vinculado ao setor da O.S, o sistema permitirá que ele a assuma sem alterar o setor.
- Caso o colaborador não esteja vinculado ao setor da O.S e não tenha um setor padrão definido, o sistema não permitirá que ele assuma a ordem de serviço.
Se a ordem de serviço já estiver assumida por outro colaborador, não será possível realizar a ação. Encaminhe-a, então, ao colaborador desejado; assim que ele a receber, poderá assumi-la.
Executar
Inicia o processo de execução do serviço.
- Clique em Executar;
- Preencha o campo Mensagem;
- Clique no botão Salvar.
Necessário Reagendar
O filtro por setor e colaborador na ação Necessário reagendar está presente na versão Beta do sistema.
A disponibilidade desta função na versão Estável será a partir de outubro de 2025.
Permite informar que determinada O.S precisa de um novo agendamento, sendo assim alterando o status da mesma para ser agendada novamente.
- Clique no botão Necessário Reagendar;
- Preencha os campos obrigatórios:
- Motivo da necessidade de novo agendamento;
- Setor;
- Clique no botão Salvar.
Na ação Necessário reagendar, se o campo Setor já estiver preenchido, a pesquisa por Colaborador responsável exibirá apenas os colaboradores ativos naquele setor. Inversamente, se o Colaborador responsável for selecionado primeiro, serão listados apenas os setores ativos vinculados a esse colaborador.
Após salvar a ordem de serviço para reagendamento, utilize o botão Agendar para definir a nova data e horário.
Registro no histórico: Será registrado: Usuário [X] definiu a O.S. ID [X] para reagendamento em [data] às [horário].
Finalizar
Conclui o serviço e fecha a O.S.
- Clique no botão Finalizar;
- Preencha os campos obrigatórios
- Data/hora início
- Data/hora fim
- Mensagem
- Colaborador responsável
- Clique no botão Salvar.
Atualmente, só é possível finalizar uma ordem de serviço por vez.
Analisar
Esta funcionalidade permite indicar que uma análise está sendo realizada na ordem de serviço.
- Clique no botão Analisar;
- Preencha os campos obrigatórios:
- Setor
- Colaborador responsável
- Mensagem
- Data inicial
- Data final
- Clique no botão Salvar.
Ao colocar a ordem de serviço em análise, o setor será alterado para o setor informado na ação, assim como o colaborador responsável.
Reabrir
Permite reabrir uma O.S que já foi finalizada.
- Selecione o botão Reabrir no menu de ações;
- Preencha o campo Mensagem para informar o motivo da reabertura;
- Clique no botão Salvar.
Quando uma ordem de serviço gerada a partir de um processo for reaberta, o sistema passa a obedecer às seguintes regras:
- Se a próxima O.S programada estiver com status Finalizada, tenha sido excluída ou, em tarefas com decisão, caso seja escolhida uma nova tarefa, ao finalizar a ordem de serviço reaberta o sistema disparará novamente essa próxima O.S.
- Se a próxima O.S estiver em qualquer outro status diferente de Finalizada não será aberta nenhuma nova ordem de serviço.
Registrar Mensagem
Permite adicionar informações ou atualizações à ordem de serviço.
- Clique no botão Registrar Mensagem;
- Selecione o Evento;
- Preencha o campo Mensagem;
- Clique no botão Salvar.
Fluxo de trabalho
Considerações finais
Dominar essas ações permite um gerenciamento eficiente das Ordens de Serviço, melhorando o fluxo de trabalho e a satisfação do cliente. Pratique cada ação para se familiarizar com o processo.