Configuração Agenda de Usuários com o Google Calendar
Introdução
O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.
No sistema, a ferramenta de Agenda de Usuários é projetada para o gerenciamento de compromissos, eventos e atividades dos usuários integrado ao Google Agenda. Este módulo oferece uma solução completa para organização e acompanhamento de tarefas. A integração da agenda do usuário permite sincronizar eventos e compromissos entre o Google Calendar e o sistema, proporcionando uma gestão unificada de agendamentos.
Caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários
Requisitos de Uso
Antes de iniciar a configuração, certifique-se de que você possui:
- Uma conta no Google com acesso ao Google Calendar;
- Acesso de administrador ou um usuário com permissões necessárias no IXC Provedor para gerenciar integrações de agenda de usuário;
- O usuário associado à Agenda de Usuário deve estar relacionado corretamente ao seu cadastro de colaborador;
- O colaborador que possui sua Agenda do Google integrada ao IXC Provedor, deve possuir o parâmetro Integração com a Agenda marcado como sim (parâmetro localizado em Colaboradores > Ordem de serviço > Integração com agenda = sim).
Entrega de Valor
- Centraliza o gerenciamento de compromissos de colaboradores
- Proporciona uma visão clara e organizada das atividades programadas, promovendo uma comunicação interna mais fluida e assertiva
- Sincronização em tempo real ao enviar atualizações instantaneamente
Estrutura da Funcionalidade
O formulário de Agenda de Usuários é uma interface central para a configuração da Agenda de Usuários integrada ao Google Calendar e gerenciamento de compromissos no Sistema IXC Soft. Ele permite a criação, edição e visualização de agendas individuais para cada usuário do sistema, com a capacidade de sincronização bidirecional com o Google Agenda
A funcionalidade de Agenda de Usuário no sistema permite a integração e configuração individualizada das agendas do Google para cada colaborador. Este recurso centraliza o gerenciamento de múltiplas agendas em uma única plataforma, oferecendo uma visão unificada e eficiente das programações de toda a equipe. Essa abordagem facilita a coordenação de atividades, otimiza a gestão do tempo e melhora a comunicação interna, permitindo que cada colaborador mantenha sua agenda pessoal enquanto contribui para uma visão global da disponibilidade e compromissos da equipe.
Configuração da Integração da Agenda de Usuário
Passo 1: Permissões do Colaborador
A integração do sistema com o Google Calendar requer uma parametrização específica para assegurar seu funcionamento adequado. Esta configuração deve garantir que os cadastros de usuário e colaborador do responsável pela agenda estejam devidamente configurados para que as operações e funcionalidades relacionadas à agenda operem corretamente. Para estabelecer estas definições, siga os passos a seguir:
- Acesse o formulário de Colaboradores através do caminho: Sistema > Folha de pagamento > Colaboradores;
- Selecione o registro do colaborador do qual terá a agenda integrada e clique em Editar;
- Acesse a aba Ordem de Serviço;
- Marque o parâmetro Integração com agenda como sim;
- Clique em Salvar para permitir a integração com o Google Agenda;
Confira se os setores atribuídos a este colaborador estão devidamente parametrizados. Este colaborador deve estar atrelado ao setor que for definido posteriormente nas Ordens de Serviço e agendamento de compromissos.
- Em seguida, acesse o formulário de Usuários através do caminho: Configurações > Usuários > Usuários;
- Selecione o usuário do responsável pela agenda e clique em Editar;
- No campo Colaborador/Responsável, inclua o Cadastro de Colaborador do colaborador correspondente;
- Clique em Salvar para concluir a liberação das permissões.
Passo 2: Configurações no Google Calendar
Nesta etapa, é necessário configurar as permissões de acesso para que o sistema possa interagir com a agenda do responsável. Isso envolve:
- Definir as configurações de compartilhamento da agenda.
- Estabelecer as permissões específicas que o sistema necessita para comunicar o cadastro de compromissos e eventos;
- Garantir que estas configurações permitam uma comunicação efetiva entre o sistema e o Google.
Para realizar este procedimento, siga os passos a seguir:
Acesse sua agenda do Google através do link https://calendar.google.com;
No menu lateral esquerdo, localize a seção Outras agendas. Clique no ícone de +, ao lado de Outras agendas;
Clique na opção Criar nova agenda e configure-a com nome e descrição.
Prossiga com as demais configurações conforme descrito abaixo.
- Com a agenda criada, selecione-a e clique nos três pontos para realizar a conexão com o IXC Provedor e definir as parametrização de permissões
- Selecione a opção Configurações e compartilhamento
- Siga até a seção Compartilhado com. Clique em Adicionar participantes e grupos
- A plataforma exibirá um modal de título Compartilar com pessoas específicas No campo Adicionar e-mail ou nome, cole o token: 998050297086-kg564ikfchbjgklsq6k00cnf14iah909@developer.gserviceaccount.com
- Defina as permissões como Fazer alterações e gerenciar compartilhamento
- Em seguida, siga até a seção Autorizações de acesso a eventos. Marque a opção Disponibilizar ao público, estabelecendo o nível de acesso como Mais detalhes de todos os eventos. Esta ação permitirá que o IXC Provedor poderá visualizar os detalhes dos compromissos na agenda do usuário
- Em seguida, direcione até a opção Integrar agenda e copie o ID da agenda (corresponde ao próprio endereço de e-mail da conta a qual a agenda está relacionada ou a um conjunto alfanumérico). Iremos utilizar esta informação para definir a comunicação entre o IXC e a Agenda do Google
O ID da agenda pode ser armazenado em um bloco de notas para ser utilizado posteriormente.
Passo 3: Configuração da Agenda de Usuários
- Acesse o formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar) através do caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários
- Clique no botão Novo para registrar uma nova agenda
- Na aba Dados agenda, preencha os campos:
- Usuário: clique na lupa e selecione o usuário do colaborador responsável pela agenda
- Nome da agenda: insira uma breve descrição sobre a agenda para a identificação
- Token google (id agenda): insira o ID da agenda coletado anteriormente no Google Calendar (Minha agenda > Configurações e compartilhamento > Integrar agenda > ID da agenda)
- Permitir conflito de horário: se estiver marcado como não, o sistema validará se já existe um compromisso marcado para o horário do novo compromisso e impedirá o conflito de horário. Se marcado como sim, o sistema permitirá dois compromissos marcados para o mesmo horário
O ID da agenda deve ser obtido nas configurações da agenda do Google.
- Após preencher os campos necessários, clique em Salvar para finalizar o cadastro da integração.
Após finalizar o cadastro da integração, os compromissos e as ordens de serviço associadas ao Colaborador/Responsável serão automaticamente sincronizados com a Agenda do Google. Esta sincronização garante que todos os compromissos e ordens de serviço apareçam tanto no sistema interno quanto no Google Calendar do colaborador, assegurando consistência e atualização em tempo real entre as plataformas. Essa integração otimiza o gerenciamento de tarefas e melhora a eficiência no acompanhamento de atividades em ambos os ambientes.
Casos de Uso
Visualizar a Google Agenda
O sistema oferece múltiplas opções para visualização de compromissos e ordens de serviço agendadas. Além das abas Compromissos na Agenda de usuários e aba Agendamentos na Agenda de Usuários, é possível acessar diretamente a agenda Google do colaborador através do sistema. Para utilizar esta funcionalidade, siga os passos abaixo
- Acesse o formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar) através do caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
- Selecione a agenda de usuário da qual deseja visualizar;
- Clique em Visualizar. O sistema exibirá o calendário do Google Calendar do colaborador em questão, incluindo os dias e horários dos quais existem tarefas/eventos agendados.
Configuração de Acesso Compartilhado à Agenda Google para Equipes
O compartilhamento de uma agenda comum entre equipes é uma prática adotada para o trabalho colaborativo de equipes, fomentando a comunicação clara e assertiva da organização. Para que todos os colaboradores tenham acesso à mesma agenda, mas com diferentes atribuições, é necessário:
- Configurar uma única agenda para todos os colaboradores;
- Permitir o acesso no parâmetro Disponibilizar ao público, através do caminho Minhas agendas > Configurações e compartilhamento > Autorizações de acesso a eventos > habilitar Disponibilizar ao público;
- No sistema IXC, é necessário estabelecer o cadastro de uma Agenda de Usuários (Google Calendar) para cada colaborador, entretanto, inserindo o mesmo ID da agenda para cada registro.
Para verificar o processo de configuração de agenda de usuários para equipes, siga o manual: Configuração de Acesso Compartilhado à Agenda Google para Equipes
Fluxo de Trabalho
Considerações Finais
O módulo de Agenda de Usuários é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de atividades e compromissos no Sistema IXC Soft. Sua integração com o Google Agenda amplia a acessibilidade e eficiência no controle de agendamentos.