Agenda de Usuários (Google Calendar)
Introdução
O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.
No sistema, a ferramenta de Agenda de Usuários é projetada para o gerenciamento eficiente de compromissos, eventos e atividades dos usuários integrado ao Google Agenda. Este módulo oferece uma solução completa para organização e acompanhamento de tarefas. A integração da agenda do usuário permite sincronizar eventos e compromissos entre o Google Calendar e o sistema, proporcionando uma gestão unificada de agendamentos.
Caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários
Requisitos de Uso
Antes de iniciar a configuração, certifique-se de que você possui:
- Uma conta no Google com acesso ao Google Calendar;
- Acesso de administrador ou um usuário com permissões necessárias no IXC Provedor para gerenciar integrações de agenda de usuário;
- O usuário associado à Agenda de Usuário deve estar relacionado corretamente ao seu cadastro de colaborador;
- O colaborador que possui sua Agenda do Google integrada ao IXC Provedor, deve possuir o parâmetro Integração com a Agenda marcado como sim (parâmetro localizado em Colaboradores > Ordem de serviço > Integração com agenda = sim).
Entrega de Valor
- Centraliza o gerenciamento de compromissos de colaboradores
- Proporciona uma visão clara e organizada das atividades programadas, promovendo uma comunicação interna mais fluida e assertiva
- Sincronização em tempo real ao enviar atualizações instantaneamente
Estrutura do Formulário
O formulário de Agenda de Usuários é uma interface central para a configuração da agenda e gerenciamento de compromissos no sistema IXC Provedor. Este formulário permite a criação, edição e visualização de agendas individuais para cada usuário do sistema.
Abas de configuração do módulo:
O formulário de Agenda de usuário é constituído por uma página: aba Dados agenda.
Abas relacionadas à outros módulos:
- Aba (Compromissos) na Agenda de usuários;
- Agendamentos (Compromissos (CRM));
Aba Dados da Agenda
Esta aba exibe os campos principais relacionados à configuração e integração do Google Calendar ao sistema. Segue a tabela organizada com os campos e suas respectivas descrições:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Número único que identifica a agenda cadastrada no sistema. Preenchido automaticamente pelo sistema. |
| Usuário | Nome ou identificador do usuário cadastrado no sistema vinculado à agenda. Não poderá ser editado após salvar a configuração da agenda. |
| Nome da agenda | Nome atribuído à agenda para identificá-la no sistema. Deve ser preenchido manualmente. |
| Token Google (ID agenda) | Endereço de e-mail ou ID usado para sincronizar a agenda com o Google Calendar. |
| Permitir conflito de horário | Define se a agenda aceita eventos com sobreposição de horários: Sim (permite) ou Não (restringe). |
Aba Compromissos na Agenda de usuários
Composta pelos compromissos relacionados à agenda configurada na aba Dados da agenda, organizados em formato de grid, contendo linhas e colunas com os principais dados do compromisso.
Aba Agendamentos/Compromissos (CRM)
O formulário de Agendamentos permite o agendamento de retornos ou compromissos que um colaborador precisa efetuar, podendo ser ou não associado à agenda do Google integrada ao sistema.
Funcionalidades Principais
Configuração da agenda de um colaborador
- Permite criar uma agenda específica para um colaborador e integrar a Agenda do Google ao Sistema para unificar compromissos e ordens de serviço associadas a esse colaborador.
Exibe a agenda do colaborador em tempo real
- Espelha no sistema os eventos agendados no Google Calendar do colaborador relacionado no sistema através do botão Visualizar.
Casos de Uso
Configuração da Integração da Agenda de Usuário
Passo 1: Configurações no Google Calendar
Se você for utilizar uma agenda já existente, siga as orientações a partir do passo 4.
- Acesse sua agenda do Google
- Clique no ícone +, na seção Outras agendas
- Clique em Criar nova agenda e configure-a com nome e descrição
- Com a agenda criada, selecione-a e clique nos três pontos para realizar a conexão com o IXC Provedor e definir as parametrização de permissões
- Selecione a opção Configurações e compartilhamento
- Siga até a seção Compartilhado com. Clique em Adicionar participantes e grupos
- A plataforma exibirá um modal de título Compartilar com pessoas específicas No campo Adicionar e-mail ou nome, cole o token: 998050297086-kg564ikfchbjgklsq6k00cnf14iah909@developer.gserviceaccount.com
- Defina as permissões como Fazer alterações e gerenciar compartilhamento
- Em seguida, siga até a seção Autorizações de acesso a eventos. Marque a opção Disponibilizar ao público, estabelecendo o nível de acesso como Mais detalhes de todos os eventos. Esta ação permitirá que o IXC Provedor poderá visualizar os detalhes dos compromissos na agenda do usuário
- Em seguida, direcione até a opção Integrar agenda e copie o ID da agenda (corresponde ao próprio endereço de e-mail da conta a qual a agenda está relacionada ou a um conjunto alfanumérico). Iremos utilizar esta informação para definir a comunicação entre o IXC e a Agenda do Google.
Passo 2: Configuração da agenda no IXC Provedor
O ID da agenda deve ser obtido nas configurações da agenda do Google.
Após coletar o ID da agenda na Agenda do Google, sita até menu Sistema no IXC Provedor
Selecione a opção Suporte
Clique em Agenda de usuários
Clique no botão Novo para cadastrar uma agenda
Na aba Dados agenda, preencha os campos a seguir:
- Usuário: Clique na lupa e selecione o cadastro do usuário proprietário da agenda
- Nome da agenda: Insira um nome para identificar a agenda no sistema
- Token google (id agenda): Cole o ID da agenda coletado no passo anterior
- Permitir conflito de horário: Defina se o sistema permitirá agendamentos no mesmo horário de outros compromissos. Selecione Sim para permitir ou Não para impedir o agendamento de compromissos no mesmo horário
Após preencher os campos necessários, clique em Salvar para finalizar a integração.
Após finalizar o cadastro da integração, os compromissos e ordens de serviço relacionadas ao usuário responsável serão sincronizadas com a Agenda do Google do colaborador.
Para mais detalhes acerca da configuração, acesse o manual: Configuração Agenda de Usuários com o Google Calendar
Fluxo de utilização
Considerações Finais
O módulo de Agenda de Usuários é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de atividades e compromissos no Sistema IXC Soft. Sua integração com o Google Agenda amplia a acessibilidade e eficiência no controle de agendamentos.