Régua de cobrança
Introdução
A Régua de cobrança é uma funcionalidade que automatiza e otimiza os processos de envio de cobranças, garantindo maior eficiência e controle no gerenciamento financeiro.
Caminho: Menu Sistema > Receber > Régua de Cobrança
Comparativo
A seguir, estão descritas as principais características e diferenças entre a utilização do CRM e da Régua de Cobrança.
Diferenças
| Critério | CRM | Régua de Cobrança |
|---|---|---|
| Estrutura | Possui etapas fixas e imutáveis. | Permite maior flexibilidade e personalização das etapas de envio. |
| Última alteração | A verificação de alterações exige consulta às auditorias. | Disponibiliza um campo que identifica visualmente a última alteração realizada na parametrização. |
| Parametrização de envio | Não permite configurar por filial ou tipo de pessoa, sendo limitado à carteira de cobrança. | Permite configurar por filial, tipo de pessoa (física, Jurídica ou Estrangeiro) e também por carteira de cobrança. |
| Finais de semana e feriados | Não possibilita configuração automática para evitar envios em finais de semana e feriados, exigindo ajustes manuais. | Permite restringir envios em finais de semana e feriados. Antes ou no dia do vencimento, envia no dia útil anterior; após o vencimento, envia no próximo dia útil. |
| Envios antes do vencimento | Permite apenas uma mensagem configurada na aba Pré-cobrança/Lembrete. Não é possível definir mensagens diferentes para dias distintos antes do vencimento (ex: 3 dias antes, 1 dia antes e no dia). | Permite configurar diferentes tipos de comunicação para diferentes quantidades de dias antes do vencimento. |
| Envios no vencimento | Utiliza a mesma mensagem da pré-cobrança, configurando o número 0 para indicar envio no dia do vencimento. | Possui configuração específica para envio no dia do vencimento. |
| Após o vencimento | Etapas fixas e sequenciais. Para avançar, é necessário que determinadas ações (como questionamento de pendência) sejam executadas. | Oferece maior flexibilidade, permitindo configurações independentes para cada etapa após o vencimento, considerando apenas a quantidade de dias. |
| Finalização da cobrança | Ocorre obrigatoriamente em três situações: baixa do boleto (pagamento/recebimento manual), cancelamento ou renegociação. Se parametrizado, a negativação é removida automaticamente. | Permite configurar diferentes cenários de finalização (recebimento, cancelamento ou renegociação) e definir se a negativação ocorrerá de forma automática. |
| Rastreabilidade | Registra cobranças individualmente, com histórico detalhado de cada processo executado. | Registra execuções por lote, permitindo visualizar etapas tratadas, falhas de envio, falhas de comunicação de boletos e histórico de OS. |
| Execução manual | Permite forçar a execução manualmente para avançar etapas, sem depender obrigatoriamente de rotina automática. | Permite forçar a execução da tarefa, mas exige a existência de rotina automática configurada. |
| Resolução de problemas | Exige análise de auditorias, logs de envio (e-mail, SMS, omnichannel, push), tarefas e confirmações de execução. | Facilita a identificação de problemas ao exibir falhas diretamente nos lotes de cobrança, incluindo motivo da falha e configurações vigentes no momento da execução. |
Semelhanças
As seguintes funcionalidades estão presentes tanto no CRM quanto na Régua de Cobrança:
- Envio de log de execução aos responsáveis (empresa ou setor de cobrança).
- Integrações de comunicação: E-mail, Gateway SMS, WhatsApp (Omnichannel) e Notificação Push (Central do Assinante).
- Diferenciação entre cliente e financeiro.
- Integração com análise de crédito.
- Execução automática.
- Necessidade de configuração de tarefa.
- Etapas de cobrança antes e depois do vencimento.
- Parâmetros individuais por cliente (definição dos tipos de envio que o cliente poderá receber).
Funcionalidades principais
- Gerenciamento de Cobranças: Automatiza o envio de cobranças por SMS, e-mail, WhatsApp e notificações na central do assinante.
- Parametrização Avançada: Permite configurar e personalizar as cobranças conforme as necessidades.
- Monitoramento de Falhas: Identifica e registra falhas na comunicação e no envio de cobranças, permitindo reenvios e controle sobre as informações.
- Abertura Automática de Ordens de Serviço: Cria ordens de serviço automaticamente com base nas configurações parametrizadas.
- Integração com Negativação: Ao possuir integração com negativação, o processo passa a ser realizado automaticamente através das configurações criadas.
- Filtragem por Filial: Permite o envio de cobranças específicas para filiais selecionadas.
- Logs Detalhados: Registra informações detalhadas sobre os envios e erros, facilitando a identificação de problemas nas cobranças.
Cada cobrança terá o seu envio de maneira individual, sem possibilidade de alterar essa função.
Benefícios
- Redução de Erros: Minimiza a duplicação de cobranças e falhas no envio, sem impactar negativamente o processo.
- Envio Contínuo de Cobranças: Caso o envio de uma cobrança falhe, o processo não é interrompido, e as falhas são armazenadas diretamente no lote, garantindo continuidade no processo.
- Automatização: A automação das tarefas diárias aumenta a produtividade e auxilia no controle da inadimplência.
- Personalização: Permite personalizar o envio das cobranças conforme as necessidades do cliente, proporcionando uma experiência mais flexível.
- Escalabilidade: Atende grandes volumes de cobranças sem comprometer o desempenho do sistema.
Canais de comunicação
- SMS;
- E-mail;
- WhatsApp;
- Central do Assinante.
Para enviar atraves do whatsApp é necessário possuir integração com o Opa! Suite, ele encaminhará as notificações para os clientes que possuírem número de WhatsApp cadastrado. OBS: Lembre-se de atualizar o número dos clientes.
Localização do formulário da Régua de cobrança
Para as cobranças serem enviadas automaticamente, é necessário acessar a formulário de Parametrização e configurar as abas Geral, Antes do Vencimento, No Vencimento, Após o Vencimento e Finalizar Cobrança conforme as necessidades da sua organização.
- Acesse o menu Sistema;
- Clique em Receber;
- Selecione a pasta Régua de Cobrança;
- Clique em Parametrização;
Para mais informações de como configurar a parametrização acesse Parametrização Régua de Cobrança
Localização da tarefa
Para garantir que as cobranças sejam enviadas automaticamente, é necessário configurar a tarefa Régua de cobrança. Crie a tarefa de envio de cobranças, especificando os dias da semana, o mês e o horário para execução automática.
- Acesse o menu Ferramentas;
- Clique na opção Ferramentas;
- Navegue até a opção Agenda de tarefas;
- Clique no botão Novo para criar a tarefa;
- Selecione a tarefa régua de cobrança.
A tarefa será executada diariamente, enviando cobranças conforme configuradas, respeitando os dias úteis e as parametrizações definidas. Não será possível adicionar dias específicos para a execução da tarefa, pois ela precisa executar diariamente para verificar quais boletos devem ser cobrados, considerando o vencimento.
Para mais informações de como configurar a tarefa acesse Tarefa Régua de cobrança
Após configurar a tarefa, é necessário ativar os parâmetros da Régua de Cobrança para garantir que ela seja executada.
Localização dos parâmetros gerais da régua de cobrança
- Acesse o menu Configurações;
- Selecione Parâmetros;
- Clique em Parâmetros financeiros;
- Acesse a aba Contas a receber;
- Na Seção de Régua de cobrança ative os parâmetros:
- Ativar a régua de cobrança;
- Considerar na cobrança automatizada.
Para mais informações de como ativar a régua de cobrança acesse Parâmetros Financeiro
Após configurar todos os processos, a Régua de Cobrança será ativada.
Informações gerais
- A execução ocorrerá diariamente, enviando as cobranças conforme as configurações definidas, sempre respeitando os dias úteis e as parametrizações estabelecidas.
- Cada cobrança será enviada de forma individual, não sendo possível alterar esse processo.
- Os boletos serão enviados conforme configurado, com opções de envio por SMS, e-mail, WhatsApp e notificação na central do assinante.
- Caso uma cobrança já tenha sido enviada no dia, ela não será reenviada, sendo registrada no log para evitar duplicidade de envio.
- Se a execução for interrompida por qualquer motivo, as cobranças pendentes serão retomadas na execução subsequente, a partir do ponto onde pararam.
- As cobranças serão enviadas de forma separada, mesmo para cadastros com o mesmo e-mail ou número de telefone.
- A tarefa continuará normalmente, mesmo com a presença de caracteres especiais no cadastro do cliente.
- Clientes com boletos antigos em grande quantidade não serão incluídos nas cobranças. Apenas aqueles que se enquadram nas parametrizações de dias de vencimento serão considerados.
- Clientes inativos que forem reativados serão incluídos nas cobranças.
- Serão notificados tanto os boletos avulsos quanto os com contrato, com foco no boleto em si.
- A comunicação dos títulos será realizada antes do envio do e-mail; caso não seja possível realizar a comunicação, o envio não será feito e será registrada a falha de comunicação.
- As ordens de serviço serão finalizadas automaticamente caso o título seja pago, cancelado ou renegociado.
- A régua de cobrança filtra os registros por filial, respeitando as permissões de acesso do usuário, tanto nas parametrizações quanto nas cobranças.
O sistema realiza a definição automática de layouts para garantir compatibilidade no envio de e-mails e nos processos de impressão.
Quando a carteira de cobrança não possuir um layout configurado, será aplicado automaticamente:
- Para Carteiras Pix: layout
Personalizada ModoBank.- Para Demais Carteiras: layout
Boleto + Fatura Detalhada.
Validações Aplicadas
Seleção obrigatória de layout: A opção vazia ("---") não está disponível no campo de layout da configuração da carteira, sendo obrigatória a escolha de um modelo válido.
Pagamentos via Cartão de Crédito/Débito: Não é permitida a impressão de Contas a Receber Avulsos (sem vínculo com venda ou contrato). Nesses casos, o sistema exibirá o alerta: "Não é possível imprimir um contas a receber que não possui vínculo a uma venda".
Funcionalidades principais
Configuração de Ccbranças
- Personalização de mensagens;
- Definição de prazos;
- Configuração de canais de comunicação;
- Parametrização por tipo de cliente.
Integração com serviços
- Abertura automática do SO;
- Negativação automática;
- Envio de notificações multicanal;
- Registro de logs.
Fluxo de trabalho
Considerações finais
A Régua de Cobrança é uma ferramenta essencial para automatizar e padronizar o processo de cobrança, reduzindo custos operacionais e aumentando a eficiência na recuperação de crédito.