Como emitir nota fiscal de comodato
Introdução
A emissão de nota fiscal de comodato é um processo essencial para documentar o empréstimo gratuito de equipamentos ou produtos aos clientes. Este procedimento garante o controle adequado do estoque e conformidade fiscal da empresa. Sempre que ocorrer a devolução de itens em comodato, é necessário emitir a nota de devolução, documento que formaliza o retorno dos equipamentos previamente emprestados ao cliente.
Caminho: Menu Sistema > Estoque > Movimentações > Comodatos
Benefícios
- Controle efetivo dos equipamentos em comodato
- Conformidade com requisitos fiscais
- Documentação formal da relação de empréstimo e devolução com o cliente
Passo a Passo - Como emitir nota fiscal de comodato
Configuração Inicial
- Acesse Menu configurações > Empresa > Filiais;
- Selecione a filial desejada e clique em Editar;
- Navegue até a aba NF-e/NFC-e/NFCom;
- Localize a seção Notas fiscais de comodato;
- No campo Tipo de documento entrada (devolução) informe o tipo de documento desejado;
- No Campo Tipo de documento saída (empréstimo) informe o tipo de documento desejado;
- Clique em Salvar.
No campo Tipo de documento entrada (devolução): serão listados apenas os documentos cujas configurações estejam assim:
- Gera financeiro: Não
- Gera fiscal: Sim
- Atualiza estoque: Não
Na aba Entrada, o campo Emite NFe de entrada deve estar marcado como Sim.
No campo Tipo de documento saída (empréstimo): serão exibidos apenas os documentos configurados como:
- Gera financeiro: Não
- Gera fiscal: Sim
- Atualiza estoque: Não
Nota fiscal de comodato
Movimentação de Comodato
Após definir os parâmetros gerais, siga estes passos para registrar um comodato:
- Acesse Menu Sistema > Cadastros > Contratos;
- Encontre o contrato desejado e clique em Editar;
- Abra a aba Comodato;
- Para incluir um único item, clique em Novo; para adicionar vários de uma vez, use Adicionar patrimônio(s).
Você também pode lançar o comodato diretamente pela Ordem de Serviço, seja editando a O.S. ou usando o Finalizar Wizard.
Emissão da NF-e de Comodato
Após registrar o comodato (no contrato ou na Ordem de Serviço), siga estes passos para emitir a nota fiscal:
- Acesse Menu sistema > Estoque > Movimentações > Comodatos;
- Localize a movimentação desejada (use filtros por cliente ou O.S., se necessário);
- Clique em Visualizar;
- Confira os dados e pressione Emitir nota;
- O sistema irá gerar a saída correspondente;
- O status da nota será atualizado para Finalizada na movimentação.
Ao clicar em Visualizar, no campo Filial da Emissão será exibida a filial vinculada à movimentação do comodato correspondente, e esse campo não poderá ser alterado.
Já ao clicar em Emitir Nota, o sistema fará a seguinte validação:
- Será verificado se a filial da movimentação possui um Tipo de Documento;
- Caso o Tipo de Documento possua uma filial vinculada, a nota fiscal será emitida nessa filial;
- Caso não exista filial vinculada ao Tipo de Documento, a emissão será feita conforme a filial da movimentação;
- Se a filial não possuir um Tipo de Documento informado na Aba de Nota Fiscal, o sistema apresentará um erro, sendo necessário inserir o Tipo de Documento no cadastro da filial.
É possível agrupar notas fiscais e gerar várias de forma simultânea, tornando o processo mais ágil e preciso.
Como realizar o agrupamento:
- Acesse o formulário de Comodatos;
- Selecione o checkbox das movimentações desejadas e clique em Emitir Nota.
Critérios para agrupamento:
As movimentações serão emitidas na mesma nota fiscal quando atenderem simultaneamente aos seguintes critérios:
- Mesmo cliente;
- Mesmo tipo de movimentação (empréstimo ou devolução);
- Mesma data;
- Mesma filial;
- Mesmo contrato.
Caso algum desses critérios seja diferente, serão geradas notas fiscais separadas.
Se for selecionada uma movimentação já finalizada, ela não será incluída na emissão.
É fundamental que o usuário tenha um vendedor padrão vinculado ao seu cadastro para evitar erros durante a operação. Para garantir que o vendedor esteja configurado corretamente, siga as etapas abaixo:
- Acesse o menu Configurações;
- Selecione Usuários;
- Clique novamente em Usuários;
- Na lista exibida, localize e escolha o seu usuário (ou o usuário que está realizando a operação);
- Clique no botão Editar;
- Navegue até a aba Parâmetros;
- No campo Vendedor Padrão, escolha o vendedor apropriado;
- Clique em Salvar para confirmar e assegurar que as alterações sejam aplicadas corretamente, evitando assim potenciais erros no sistema.
Nota fiscal de retorno de comodato
Devolução do Comodato
Após ajustar os parâmetros gerais, proceda assim para registrar a devolução:
- Acesse Menu Sistema > Cadastros > Contratos;
- Localize o contrato e clique em Editar;
- Abra a aba Comodato;
- Marque o equipamento a ser devolvido e pressione Devolver
- Escolha a opção de destino:
- Meu almoxarifado – retorna ao almoxarifado padrão do usuário
- Outro almoxarifado – permite selecionar manualmente o almoxarifado de devolução
Você também pode devolver o comodato diretamente pela Ordem de Serviço usando o Finalizar Wizard.
Emissão da NF-e de Retorno de Comodato
Após registrar a devolução (pelo contrato ou pela Ordem de Serviço), siga estes passos:
- Navegue em Menu Sistema > Estoque > Movimentações > Comodatos;
- Filtre e selecione a movimentação desejada (por cliente ou O.S.);
- Clique em Visualizar;
- Revise os dados e acione Emitir nota;
- O sistema irá gerar a entrada correspondente;
- O status da nota será atualizado para Finalizada na movimentação.
Ao clicar em Visualizar, no campo Filial da Emissão será exibida a filial vinculada à movimentação do comodato correspondente, e esse campo não poderá ser alterado.
Já ao clicar em Emitir Nota, o sistema fará a seguinte validação:
- Será verificado se a filial da movimentação possui um Tipo de Documento;
- Caso o Tipo de Documento possua uma filial vinculada, a nota fiscal será emitida nessa filial;
- Caso não exista filial vinculada ao Tipo de Documento, a emissão será feita conforme a filial da movimentação;
- Se a filial não possuir um Tipo de Documento informado na Aba de Nota Fiscal, o sistema apresentará um erro, sendo necessário inserir o Tipo de Documento no cadastro da filial.
É possível agrupar notas fiscais e gerar várias de forma simultânea, tornando o processo mais ágil e preciso.
Como realizar o agrupamento:
- Acesse o formulário de Comodatos;
- Selecione o checkbox das movimentações desejadas e clique em Emitir Nota.
Critérios para agrupamento:
As movimentações serão emitidas na mesma nota fiscal quando atenderem simultaneamente aos seguintes critérios:
- Mesmo cliente;
- Mesmo tipo de movimentação (empréstimo ou devolução);
- Mesma data;
- Mesma filial;
- Mesmo contrato.
Caso algum desses critérios seja diferente, serão geradas notas fiscais separadas.
Se for selecionada uma movimentação já finalizada, ela não será incluída na emissão.
Contabilização por Movimentação Interna
Se você não deseja realizar a geração da nota fiscal de comodato, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse Menu configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais > aba Estoque;
- Navegue até a seção Parâmetros de Comodato;
- No campo Contabilizar comodato por movimentação interna marque a opção Sim.
- Após isso, o sistema irá contabilizar as movimentações de comodato conforme o planejamento analítico inserido no subgrupo do produto.
- Para inserir o planejamento, acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Cadastros > pasta Produtos > Subgrupo de produtos;
- Seleciona o subgrupo e clique em Editar;
- No campo Conta comodato busque e selecione o planejamento que irá contabilizar as movimentações;
- Após selecionar, clique em Salvar.
Fluxo de Trabalho
Considerações Finais
Emitir corretamente as notas de comodato e de devolução não só formaliza o empréstimo e a devolução dos bens, mas também melhora o controle de estoque, garante a conformidade fiscal e torna a operação mais eficiente. Ao seguir a configuração correta, usar os documentos certos e acompanhar cada etapa do cadastro ao envio da NF-e, você reduz erros, dá mais transparência ao processo e melhora a gestão dos ativos da empresa.