Cancelar contratos
Introdução
O processo de cancelamento de contratos é uma funcionalidade essencial que permite encerrar acordos de serviços ou produtos de forma organizada e eficiente. Esta operação é crucial para manter a integridade dos dados financeiros e operacionais, além de garantir uma experiência de encerramento adequada para os clientes.
Caminho: Menu Sistema > Cadastros > Contratos
Entrega de valor
- Permite o encerramento organizado de relações contratuais;
- Auxilia na manutenção precisa de registros financeiros e operacionais;
- Possibilita a coleta de feedback sobre motivos de cancelamento;
- Apoia estratégias de retenção de clientes;
- Emissão de relatórios com a possibilidade de filtrar motivos de cancelamento.
Processo de cancelamento
Passo a passo
- Acesse o menu Sistema;
- Navegue até Cadastros > Contratos;
- Localize e selecione o contrato a ser cancelado;
- Clique na aba de Cancel/Negat/Desist;
- Preencha as informações requeridas:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Data de cancelamento | Data em que o contrato será cancelado |
| Motivo de cancelamento | Razão pela qual o contrato está sendo cancelado |
| Descrição de cancelamento | Detalhes adicionais sobre o cancelamento |
A possibilidade de informar manualmente a data de cancelamento depende do parâmetro localizado em:
Menu Configurações > Parâmetros > Parâmetros Gerais > Aba Contratos 2 > Campo Permitir alterar data cancelamento.
Se estiver configurado como Não: não será possível informar a data manualmente. Ao realizar o cancelamento, o sistema preencherá automaticamente o campo com a data em que a ação foi executada.
Se estiver configurado como Sim: será possível definir manualmente a data de cancelamento.
Após o contrato ser cancelado, não será mais possível alterar a data de cancelamento, independentemente da configuração do parâmetro.
- Após, clique no botão Salvar;
- Clique em Status e escolha Cancelar Contrato.
Caso existam pendências financeiras em aberto, será necessário realizar o recebimento dos títulos pendentes ou efetuar o cancelamento dos respectivos lançamentos antes de prosseguir com o cancelamento do contrato.
Após a confirmação do cancelamento, não será possível reativar o contrato, pois trata-se de uma ação definitiva no sistema.
Se o contrato estiver com o status Pré-contrato, o cancelamento não poderá ser realizado. Nesse caso, acesse a aba Cancel./Negat./Desist., preencha as informações na seção Motivo desistência e, em seguida, clique em Status e selecione a opção Desistiu para que o contrato tenha seu status alterado para Desistiu.
Se houver produtos em comodato, será necessário realizar a baixa desses produtos no almoxarifado desejado para concluir a operação, caso o parâmetro esteja configurado para verificar a existência de comodatos antes da desativação. Essa configuração é ajustável. Para verificar o parâmetro, siga as etapas abaixo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais;
- Navegue até a aba Contratos;
- Na seção Desativar, verifique o campo Verificar se existem comodatos em aberto antes de desativar;
- Se a opção Sim estiver selecionada, o sistema não irá cancelar o contrato caso existam produtos em comodato com o status de emprestado. Será necessário realizar a baixa do comodato antes de desativar o contrato.
É possível configurar o sistema para abrir uma ordem de serviço ao cancelar o contrato, caso existam produtos em comodato no contrato. Para mais detalhes, consulte a documentação sobre Ordens de Serviço para Retirada de Equipamentos. O parâmetro Verificar se existem comodatos em aberto antes de desativar deve estar configurado com a opção Não para o sistema permitir o cancelamento do contrato com equipamentos emprestados.
Fluxo de trabalho
Considerações importantes
- Feedback: Use o processo de cancelamento como uma oportunidade para coletar feedback valioso dos clientes.
- Implemente um processo de tentativa de retenção antes de finalizar o cancelamento.
- Analise regularmente os motivos de cancelamento para identificar tendências e áreas de melhoria.
- Ofereça opções alternativas, como suspensão temporária ou downgrade de serviços, quando apropriado.
- Treine a equipe para lidar com cancelamentos de forma profissional e empática.
- Mantenha um canal aberto para possível reativação futura do cliente.
Considerações finais
O processo de cancelamento de contratos, quando bem gerenciado, não apenas facilita o encerramento organizado de relações comerciais, mas também fornece visões valiosos para melhorias de serviços e produtos. É uma oportunidade para demonstrar profissionalismo e manter uma relação positiva com o cliente, mesmo no momento de sua saída. A eficiência e a sensibilidade neste processo podem influenciar significativamente a reputação da empresa e a possibilidade de futuras reconexões com clientes.