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Como Parametrizar o Envio de Boletos ao Gerar o Financeiro do Contrato ​

Introdução ​

A parametrização do envio de boletos é um recurso que automatiza o processo de disponibilização das cobranças para os clientes no momento em que o financeiro do contrato é gerado. Essa configuração garante mais agilidade, reduz erros manuais e melhora a experiência do cliente, que recebe seus boletos de forma organizada e no prazo correto.

Acesso à funcionalidade

Caminho: Sistema > Cadastros > pasta Financeiro > Carteira de cobrança > parâmetro Enviar e-mail para cliente ao gerar financeiro do contrato

Requisitos de Uso ​

Para utilizar esta ferramenta, é necessário atender as seguintes condições:

  • O Tipo de Envio de Cobrança deve ser igual à E-mail;
  • O parâmetro Enviar e-mail para cliente ao gerar financeiro do contrato deve estar igual à Sim na carteira de cobrança utilizada para a emissão de boletos;
  • Deve haver um E-mail SMTP previamente configurado para o disparo das mensagens de e-mail para o cliente destinatário.

Entrega de Valor ​

  • Automatização do envio de boletos diretamente após a geração do financeiro.
  • Redução do trabalho manual e de falhas operacionais.
  • Garantia de que os clientes recebam os boletos nos canais corretos.
  • Melhoria no fluxo de cobrança e na previsibilidade de recebimentos.

Sobre a Funcionalidade ​

A funcionalidade permite configurar de forma centralizada como os boletos serão enviados quando o financeiro de um contrato for gerado. Entre as parametrizações relacionadas estão:

  1. Definição do Tipo de envio de cobrança;
  2. Permitir que o sistema envie o boleto via e-mail ao gerar o financeiro.
  3. Definir a conta de e-mail SMTP e a mensagem nos Parâmetros Financeiro.

Cada configuração tem um papel essencial para que o envio automático de boletos funcione corretamente. A definição do SMTP e da mensagem garante que os e-mails sejam enviados por um canal seguro e com conteúdo adequado para o cliente. A parametrização do servidor SMTP nos Parâmetros Financeiro é necessária para que o sistema utilize a conta correta no disparo de múltiplos boletos. Ajustar o tipo de envio de cobrança para E-mail assegura que os boletos sejam enviados eletronicamente, evitando envios impressos. Por fim, habilitar o parâmetro na carteira de cobrança automatiza o envio no momento da geração do financeiro, eliminando a necessidade de processos manuais. Juntas, essas configurações proporcionam um fluxo de cobrança mais ágil, seguro e padronizado, melhorando a experiência do cliente e reduzindo falhas operacionais.

Aviso!

O uso do parâmetro Enviar E-mail para o Cliente ao Gerar Financeiro do Contrato não é recomendado para carteiras de cobrança do tipo Gateway.

Configuração da Funcionalidade ​

1. Definição do E-mail SMTP e Mensagem ​

Ao configurar um E-mail SMTP e a mensagem de texto, definimos qual conteúdo será enviado automaticamente ao cliente no momento da geração do financeiro.

Configuração do SMTP e do Conteúdo da Mensagem de E-mail

Configure uma conta de e-mail SMTP e sua respectiva mensagem a ser enviada ao cliente conforme os passos a seguir:

  1. Acesse o formulário de E-mail SMTP através do caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP;
  2. Clique no botão Novo para cadastrar uma nova mensagem ou em Editar para editar uma conta de e-mail já cadastrada;
  3. Para cadastrar uma nova conta, preencha os campos:
  • Servidor de saída: insira o servidor de e-mail responsável por enviar mensagens a partir de um endereço de e-mail;
  • Usuário: insira o endereço de e-mail completo que realizará os envios de e-mail. Responsável pela autenticação no sistema;
  • Senha: insira a senha de acesso ao endereço de e-mail. Chave associada ao e-mail para autenticação;
  • Porta: indique o canal de comunicação utilizado para a conexão entre o endereço de e-mail e o servidor de e-mail. Ao utilizar a porta 587, marque o tipo de segurança como TLS, ao utilizar a porta 465, marque a opção SSL;
  • Requer autenticação: marque como sim;
  • Tipo de segurança: forma de criptografia usada para proteger a comunicação entre o endereço de e-mail e o servidor de e-mail. Ao utilizar a porta 587, marque o tipo de segurança como TLS, ao utilizar a porta 465, marque a opção SSL;
  • Codificação UTF-8: relacionado à leitura de caracteres especiais. Marque como sim;
  • Forçar codificação: marque a opção UTF-8;
  • E-mail de destino para teste: insira um e-mail destinatário para efetuar o teste de envio;
  • Limite de e-mails por hora: verifique com o provedor de e-mails o limite de envios por hora do endereço de e-mail e insira neste campo;
  • Limite de e-mails por dia: verifique com o provedor de e-mails o limite de envios por dia do endereço de e-mail e insira neste campo;
  1. Acesse a aba Mensagem e preencha os campos:
  • Assunto: insira o assunto da mensagem de e-mail. Será apresentada como título da mensagem ao destinatário;
  • Mensagem: insira o conteúdo da mensagem de e-mail que será enviada ao cliente. Insira variáveis financeiras conforme necessário.
Atenção:

Recomenda-se configurar uma mensagem neutra, pois esta será utilizada como padrão para todos os envios manuais de cunho financeiro, ao utilizar o relatório de Emissão de Boletos. A mensagem deve ser apropriada tanto para comunicações antes quanto após o vencimento, garantindo sua versatilidade em diferentes situações.

Dica:

Consulte o manual informativo sobre as variáveis que podem ser utilizadas no envio de e-mail através do relatório de Emissão de Boletos: Variáveis de E-mail - Emissão de Boletos.

  1. Clique em Salvar para validar e concluir a configuração da conta de e-mail e da mensagem relacionada.
Parametrização para Envio Automático de Boletos

É necessário realizar a parametrização de um servidor de e-mail padrão para envios através do relatório de emissão de boletos. Considerando o E-mail SMTP parametrizado anteriormente, siga os passos a seguir:

  1. Acesse o formulário de Parâmetros Financeiro através do caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros financeiro;
  2. No campo Servidor de e-mail para vários boletos e faturas, clique na lupa e selecione o E-mail SMTP previamente cadastrado. O sistema irá considerar as configurações do SMTP e sua respectiva mensagem configurada;
  3. Clique em Salvar para validar as modificações.

2. Parametrização do Envio Automático ​

Configuração do Tipo de Envio de Cobrança ​

Para que o envio seja realizado automaticamente, é obrigatório que o Tipo de envio de cobrança seja igual à e-mail, através das configurações do contrato ou das configurações gerais do sistema.

Envio de Cobrança como E-mail

É obrigatório que o Tipo de envio de cobrança esteja definido como E-mail. Caso esteja marcado como Impresso, o envio automático não será realizado, pois o sistema interpretará a cobrança como impressa, não eletrônica (e-mail).

Atenção!

Ao alterar o Tipo de Envio de Cobrança, a mudança será aplicada apenas aos próximos boletos que forem gerados.
Os boletos já emitidos permanecerão com a configuração definida no momento da sua geração.

Configurações do Contrato (individual)

Para estabelecer a configuração do Tipo de Envio de Cobrança para um único contrato do cliente, siga as etapas descritas a seguir:

  1. Acesse o Contrato do cliente e siga na aba Faturamento;
  2. Na seção Geração de faturamento, no campo Tipo de Envio de Cobrança, marque a opção E-mail.
  3. Clique em Salvar para
Configurações Gerais do Sistema (geral)

Para estabelecer a configuração do Tipo de Envio de Cobrança para toda a base de clientes, siga as etapas descritas a seguir:

  1. Acesse menu Configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais;
  2. Acesse a aba Contratos e no parâmetro Tipo de cobrança padrão, selecione a opção E-mail.
  3. Clique em Salvar para confirmar as modificações.
Importante:

>Caso mantenha o tipo de envio de cobrança como Impresso para toda a base, ainda será possível alterar manualmente o tipo de envio em contratos individuais de clientes.

3. Parametrização do Envio por Carteira de Cobrança ​

A partir das configurações Para parametrizar a carteira de cobrança, siga a as etapas descritas a seguir:

Configuração do Parâmetro "Enviar e-mail para Cliente ao Gerar Financeiro do Contrato"

  1. Acesse a carteira de cobrança através do caminho: Sistema > Cadastros > Financeiro > Carteira de cobrança;
  2. Selecione a carteira de cobrança desejada e clique em Editar;
  3. Na aba Carteira de cobrança, localize o parâmetro Enviar e-mail para cliente ao gerar financeiro do contrato. Marque-o como Sim e clique em Salvar.
Finalização

Após concluir os ajustes citados, será possível emitir novos boletos e enviá-los por e-mail ao cliente.

Dica:

Para acompanhar os disparos realizados pelo sistema, utilize a ferramenta Log de E-mail, que permite monitorar o sucesso ou falha nos envios, com detalhes como data, horário e usuário responsável. Para uma consulta detalhada e individual para cada cliente, acesse a aba E-mails Enviados (cadastro do cliente).

Fluxo de Trabalho ​

Considerações Finais ​

A parametrização correta do envio automático de boletos garante um processo de cobrança mais eficiente, reduzindo falhas manuais e proporcionando maior comodidade para o cliente. Antes de aplicar as configurações para toda a base, é importante realizar testes para confirmar o funcionamento do envio de e-mails e verificar a validade das credenciais SMTP. Além disso, mantenha as mensagens configuradas de forma clara e adequada para diferentes situações, assegurando uma comunicação profissional e padronizada.

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