Central de Ajuda

Aparência

E-mail SMTP ​

Introdução ​

Definição:

O e-mail SMTP é um serviço de comunicação que utiliza o protocolo Simple Mail Transfer Protocol (Protocolo Simples de Transferência de Correio, em português). Esse protocolo permite a transmissão de e-mails do remetente para o servidor do destinatário. Requer autenticação do usuário para segurança e prevenção de spam. O sistema consiste em um servidor que processa e encaminha e-mails, mas não é utilizado para receber e-mails. Para utilizar esse recurso, é necessário configurar um endereço de e-mail e ajustar as configurações conforme o provedor utilizado.

A integração de um servidor SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) no sistema oferece uma solução completa para o gerenciamento e envio de e-mails, abrangendo tanto processos automatizados quanto manuais. Esta funcionalidade versátil permite:

  1. Alertas de manutenção de rede
  2. Envio de faturas
  3. Notificações de pendências financeiras
  4. Comunicados de abertura de Ordens de Serviço (OS) para técnicos
  5. Outras informações relevantes para clientes e colaboradores do provedor

Esta integração otimiza a comunicação interna e externa, permitindo o envio eficiente de informações críticas de forma automatizada, enquanto mantém a flexibilidade para interações mais personalizadas através de envios manuais. Assim, o sistema se adapta às diversas necessidades de comunicação da empresa, melhorando a eficiência operacional e a satisfação do cliente.

Acesso ao Formulário

Caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP

Requisitos de Uso ​

Para utilizar uma integração de E-mail SMTP no sistema, é necessário realizar o credenciamento com uma das plataformas das quais o IXC possui compatibilidade, sendo elas:

Exemplos de provedores de e-mail que são compatíveis com o sistema:

Entrega de Valor ​

  • Habilita o envio de e-mail através do sistema;
  • Configura e integra contas de e-mail que serão utilizadas pelo sistema para enviar mensagens de e-mail aos clientes;
  • Possibilidade de automação de envios a partir da configuração da integração do servidor SMTP;
  • Permite o envio de mensagens personalizadas de acordo com o tipo de conteúdo a ser enviado, como envio de boletos tradicionais, cobranças do tipo pix, campanhas promocionais, entre outros;
  • Centraliza o gerenciamento das contas de e-mail utilizadas para comunicações do sistema e promover um contato mais efetivo com o cliente.

Estrutura do Formulário ​

A funcionalidade de integração de E-mail SMTP no sistema é implementada através do formulário E-mail SMTP, uma ferramenta essencial para configurar e gerenciar o envio de e-mails. Este formulário permite o registro detalhado das informações necessárias para que o sistema atue como intermediário eficaz no processo de envio de mensagens. O formulário E-mail SMTP está dividido em três seções principais:

  • Aba SMTP: Configurações do servidor SMTP para envio de e-mails, favorecendo o cadastro da integração com os dados necessários;
  • Aba Mensagem: Configurações e edição de modelos de mensagens que serão enviadas. Permite a configuração de Modelos Padrão E-mail SMTP, com mensagens previamente configuradas e cadastradas no sistema;
  • Aba Fila: Armazenamento dos e-mails antes de serem direcionados ao destinatário, onde são alocados temporariamente. Este processo respeita os limites de envios diários e por hora da conta de e-mail cadastrada. A fila mantém o controle do status de cada mensagem, desde o enfileiramento até a confirmação de envio.

Campos Obrigatórios ​

CampoDescrição
IDIdentificador único do registro, gerado automaticamente pelo sistema.
Servidor de saída (SMTP)Endereço do servidor SMTP que será utilizado para o envio de e-mails. Informação variável de acordo com cada provedor de e-mail.
UsuárioUsuário de acesso da conta de e-mail utilizada para autenticação. Normalmente é utilizado o endereço de e-mail de acesso à conta.
SenhaSenha de acesso da conta de e-mail para autenticação no servidor SMTP.
PortaEspecificação da porta utilizada pelo servidor SMTP para estabelecer conexões. As portas padrão são: 587: Porta padrão para SMTP com segurança TLS; 465: Porta para SMTP sobre SSL.
AssuntoAssunto padrão que será utilizado nos e-mails enviados, título da mensagem que será enviada.
MensagemConteúdo da mensagem que será enviada aos destinatários.

Aba SMTP ​

Na aba SMTP, realiza-se a configuração principal da conta de e-mail, estabelecendo a comunicação com o servidor SMTP. Este processo envolve a autenticação em uma plataforma de serviços de e-mail. Para isso, é necessário uma conta de e-mail válida de um provedor reconhecido. Esta conta será integrada ao sistema, habilitando o uso do serviço SMTP para envios de e-mails automatizados e manuais. A integração do serviço SMTP é efetuada através do preenchimento dos campos de configuração na aba correspondente, os principais campos de configuração incluem:

Campos de configuração ​

  • Servidor de saída: servidor responsável por enviar e-mails a partir de uma conta de e-mail. Recebe as mensagens de e-mail e faz o encaminhamento aos servidores de destino. Alguns exemplos de servidor de saída são smtp.gmail.com e mail.dominio.com.br.

  • E-mail de envio: endereço de e-mail que constará como remetente ao destinatário.

  • E-mail para Cópia Oculta (BCC): permite definir um endereço de e-mail como cópia oculta (BCC) para o envio de mensagens. Ao adicioná-lo neste campo, esse e-mail receberá uma cópia de todas as mensagens enviadas, o que facilita o registro e o acompanhamento desses envios. Utilizar este parâmetro é ideal em um cenário onde há a necessidade de auditoria de envios de mensagens.

  • Usuário: endereço de e-mail completo que realizará os envios de e-mail. Responsável pela autenticação no sistema.

  • Senha: senha de acesso ao endereço de e-mail. Chave associada ao e-mail para autenticação.

  • Porta: a porta é um endpoint de comunicação e tem como objetivo garantir que os e-mails sejam enviados e as informações sejam trocadas entre os servidores de e-mail.

  • Requer autenticação: a autenticação é utilizada para enviar os e-mails por algum gerenciador, utilizando as credenciais de acesso à sua conta.

  • Tipo de segurança: tipo de segurança abrange mecanismos que criptografam mensagens enviadas pelo servidor de e-mail e tornam segura a transmissão de dados.

    • O tipo de segurança TLS (Transport Layer Security) suporta a porta 587, permitindo o envio de e-mails com segurança;
    • O tipo de segurança SSL (Secure Sockets Layer) suporta a porta 465, permitindo a comunicação criptograda enviada entre os e-mails;

  • Codificação UTF-8: a codificação UTF-8 é a codificação comum de todos os caracteres na web. É capaz de representar qualquer caractere especial, como letras acentuadas.

  • Forçar codificação: nesta seção, pode optar por qual tipo de codificação e formatação utilizar. É recomendado utilizar sempre a codificação UTF-8, pois é a formatação mais eficiente. Entre as opções disponíveis estão as codificações ISO-8859-1, UTF-8 ou Automático.

  • Remover cabeçalho X-Mailer: campo de utilização opcional. O cabeçalho X-Mailer é utilizado para identificar o software ou dispositivo usado para enviar o e-mail. Por exemplo: Microsoft Outlook 16.0 ou iPhone Mail. O sistema permite que esse recurso seja habilitado ou desabilitado conforme a necessidade.

  • E-mail de destino para teste: e-mail de destino utilizado para testar a comunicação entre o servidor de e-mail e o sistema.

  • Limite de e-mails por hora: limite de envios do endereço de e-mail por hora.

  • Limite de e-mails por dia: limite de envios do endereço de e-mail por dia.

Atenção:

Para realizar a configuração de um endereço de e-mail no sistema, verifique o material individual de cada plataforma. Os dados podem variar de acordo com cada configuração.

Aba Mensagem ​

Na aba Mensagem, realiza-se a configuração detalhada do conteúdo e formato das mensagens de e-mail a serem enviadas pelo sistema. Esta seção permite personalizar o texto da comunicação por e-mail, garantindo que as mensagens sejam consistentes com a identidade da empresa e eficazes em sua comunicação.

A mensagem configurada nesta aba é utilizada em diversos processos de envio de e-mail do sistema, incluindo:

Campos de configuração ​

  • Responsável de envio: recomendado utilizar o nome da empresa ou departamento responsável. Constará como o responsável de envio/destinatário na mensagem de e-mail.
  • Assunto: título da mensagem que será enviada ao destinatário.
  • Mensagem: conteúdo da mensagem que será enviada ao cliente.

Modelos Padrão E-mail SMTP ​

Além da possibilidade de personalização do conteúdo a ser enviado pelo servidor de e-mail, o sistema também permite a configuração de mensagens pré-configuradas para o envio de mensagens de cobrança pix. Esta funcionalidade consiste no uso do botão suspenso de Modelos Padrão e oferece dois modelos de mensagens:

  • Pix modobank: Modelo utilizado para enviar cobranças Pix geradas exclusivamente através da funcionalidade modobank - Pix Cobrança.
  • Boleto + Pix modobank: Modelo utilizado para enviar cobranças com boletos tradicionais, com a opção de pagamento via Pix configurada.

Ao selecionar um dos modelos, os sistema automaticamente preencherá o campo Mensagem com o conteúdo da mensagem e esta, também poderá ser personalizada conforme as necessidades da empresa.

Aba Fila de E-mails ​

A aba Fila gerencia a alocação temporária das mensagens de e-mail antes do envio ao destinatário. Esta funcionalidade controla o volume de envios, aplicando filtros por hora e dia conforme os limites estipulados pelo provedor de e-mail. O sistema monitora o status de cada mensagem e organiza o processo de enfileiramento, permitindo uma distribuição otimizada. Isso respeita os limites temporais e evita sobrecargas no servidor de e-mail.

A aba Fila é implementada através do formulário Fila de E-mails. Sua interface apresenta uma grid organizada em linhas e colunas, exibindo os principais dados de cada envio de e-mail. Cada registro na grid corresponde a um e-mail específico, ordenado cronologicamente de acordo com a sequência de enfileiramento e o período programado para envio.

Grid de Fila de E-mails ​

ColunaDescrição
IDNúmero de identificação do registro, definido automaticamente no sistema.
StatusDefine o status da mensagem conforme o período da qual fica armazenada na fila:Enviada: a mensagem enviada assume o status de Enviada quando é enviada ao cliente;Aguardando: a mensagem assume o status de Aguardando quando ainda não foi enviada ao cliente e permanece na fila de e-mails.
E-mailE-mail do destinatário.
NomeNome do cliente do qual recebeu o envio.
AssuntoAssunto da mensagem enviada, cadastrada na aba Mensagem da conta de e-mail SMTP integrada ao sistema.
Data inclusãoData e hora da qual a mensagem foi inclusa na fila.
Data envioData e hora da qual a mensagem saiu da fila de e-mail para ser efetivamente enviada ao cliente.
AnexosRegistra o caminho de onde o arquivo está localizado no sistema de arquivos do software. É o diretório raíz para arquivos do servidor web

Casos de Uso ​

Configuração padrão de SMTP ​

A configuração de uma conta de SMTP permite o envio de mensagens no sistema através de métodos manuais e automáticos. Para realizar a configuração de uma conta SMTP no sistema, siga os passos a seguir:

Atenção:

Consulte seu provedor de e-mail para obter as credenciais de autenticação corretas. As informações de configuração podem variar de acordo com o serviço específico contratado.

  1. Acesse o formulário de E-mail SMTP através do caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP;
  2. Clique no botão Novo para registrar o cadastro;
  3. Preencha os campos:

    • Servidor de saída (SMTP): o servidor de saída é responsável pelo processamento e encaminhamento de mensagens do remetente para o destinatário. Insira o servidor de saída do endereço de e-mail utilizado, repassado pelo provedor de e-mail. Alguns exemplos de servidor de saída são: smtp.gmail.com ao utilizar o provedor Gmail, smtp.mail.yahoo.com ao utilizar o provedor Yahoo;

    • E-mail de envio: campo de preenchimento opcional. A partir deste campo, é possível inserir o endereço de e-mail que constará como remetente ao destinatário;

    • E-mail para Cópia Oculta (BCC): parâmetro de uso opcional. Envia mensagens de e-mail como cópia. Insira um endereço de e-mail para que este endereço receba uma cópia de todas as mensagens enviadas.

    • Usuário: insira o endereço de e-mail ou o usuário que será utilizado para realizar a autenticação;

    • Senha: insira a senha de acesso do endereço de e-mail/usuário utilizado para realizar a autenticação;

    • Porta: insira a porta que será utilizada para estabelecer a comunicação na integração. Poderá utilizar as portas 465 (SSL) ou 587 (TLS);

    • Requer autenticação: para efetuar a autenticação do e-mail SMTP no sistema, selecione a opção sim;

    • Tipo de segurança: o tipo de segurança deve corresponder à porta utilizada. Caso utilize a porta 465, marque a opção de segurança SSL. Caso utilize a porta 587, marque a opção TLS;

    • Codificação UTF-8: codificação comum de caracteres na web. Marque a opção sim para que a codificação destes caracteres seja ativado, mantendo a configuração correta do conteúdo da mensagem;

    • Forçar codificação: selecione o tipo de codificação de sua preferência. É recomendável utilizar a codificação UTF-8, pois é a formatação mais eficiente. Selecione uma das opções disponíveis, entre elas: ISO-8859-1, UTF-8 ou Automático (se automático, a identificação de codificação é feita automaticamente pelo sistema).

    • Remover cabeçalho X-Mailer:

      • Sim: ao manter este parâmetro marcado como sim, o sistema irá considerar qual software/aplicativo foi utilizado para enviar uma mensagem. Esta informação constará ao cliente ao verificar o detalhamento do envio. Esta ferramenta pode ser utilizada em filtros de spam para identificar padrões de envio de e-mails.
      • Não: ao manter este parâmetro marcado como não

    • E-mail de destino para teste: e-mail de destino para realizar o envio de teste;

    • Limite de e-mails por hora: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por hora da sua conta e insira o valor neste campo;

    • Limite de e-mails por dia: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por dia da sua conta e insira o valor neste campo.

Limite de envio:

Considere o limite diário de envio de e-mails para distribuir adequadamente a quantidade de envios por hora, respeitando as restrições do provedor de e-mails.

  1. Acesse a aba Mensagem para realizar a configuração da mensagem padrão da conta de SMTP integrada. Preencha os campos:

    • Responsável de envio: insira o responsável de envio pela mensagem. É recomendado utilizar o nome da empresa ou departamento responsável;
    • Assunto: insira o assunto da mensagem de e-mail. Será correspondente ao título do e-mail para o destinatário;
    • Mensagem: insira o conteúdo da mensagem de e-mail de e-mail que será enviada ao cliente.

  2. Clique em Salvar para concluir a configuração do E-mail SMTP.

Finalização:

Após concluir o cadastro da conta de e-mail, clique em Enviar E-mail Teste para validar a comunicação com a plataforma. Ao realizar o envio, se bem-sucedido, o sistema exibirá a mensagem: 'E-mail enviado com sucesso para (e-mail de destino para teste)!'. Esta confirmação indica que a autenticação foi realizada com êxito, e você poderá utilizar o SMTP para efetuar os envios de e-mail.

Fluxo de Trabalho ​

FAQ - Problemas com SMTP (Envio de E-mails) ​

Dúvidas e Funcionamento

O que causa falha de autenticação no SMTP e como resolver?

  • A falha de autenticação pode ser causada por usuário ou senha incorretos, uso de senha antiga ou expirada, ou conta bloqueada. Para resolver, valide o usuário e a senha, e redefina a senha se necessário.
    Exemplo:

    Gmail (SMTP do Google): O erro de autenticação é extremamente comum em contas Gmail e quase sempre não está relacionado à senha incorreta. O Google não permite login direto com a senha da conta em aplicações externas quando há requisitos de segurança ativos. Para resolver corretamente:

    1. Acesse as configurações da conta Google.
    2. Ative a verificação em duas etapas (2FA), se ainda não estiver ativa.
    3. Gere uma senha de app (App Password).
    4. Utilize essa senha no lugar da senha normal no SMTP.

    Portanto, se o cenário for Gmail + SMTP + erro de autenticação, o problema não está na senha da conta, mas sim na ausência de uma senha de app.

O que causa o erro de conexão recusada no SMTP e como resolver?

  • A conexão recusada pode ser causada por porta SMTP incorreta (25, 465 ou 587), firewall bloqueando a saída, ou IP bloqueado no destino. Para resolver, valide o host e a porta configurados, teste a conexão via telnet ou openssl, e libere a porta correspondente no firewall.
O que causa erros de SSL/TLS no SMTP e como resolver?

  • Erros de SSL/TLS geralmente são causados pelo uso de uma porta incorreta para o tipo de segurança configurado. Para resolver, utilize a porta adequada conforme o protocolo:
    • 465 para SSL
    • 587 para TLS
O que causa o erro "Sender address rejected" e como resolver?

  • Esse erro pode ser causado por um e-mail remetente inválido ou por um domínio não configurado corretamente no servidor. Para resolver, valide o endereço de e-mail remetente e verifique se o domínio está devidamente configurado no servidor SMTP.
Por que os e-mails estão indo para spam e como resolver?

  • O encaminhamento para spam pode ser causado pela ausência de registros SPF, DKIM ou DMARC, pelo IP do servidor constar em listas de bloqueio (blacklists), pelo conteúdo da mensagem ser identificado como suspeito, ou por uma alta taxa de envio. Para resolver:
    • Configure os registros SPF, DKIM e DMARC no DNS do domínio.
    • Verifique se o IP está listado em serviços como o Spamhaus.
    • Revise o conteúdo dos e-mails enviados.
    • Reduza o volume de envio, se aplicável.
O que significa o erro "Could not authenticate" e como resolver?

  • Essa mensagem indica que há um erro nos dados de login e senha do servidor de envio de e-mails. Verifique os dados e atualize-os, se necessário, no servidor de envios de e-mail cadastrado no IXC em Configurações > Integrações > E-mail SMTP.
O que significa o erro "Could not connect to SMTP host" e como resolver?

  • Este erro indica que o IXC não conseguiu encontrar o servidor de envios de e-mail cadastrado. Verifique os campos Servidor de saída (SMTP) e Porta seguindo os passos abaixo:
    1. Acesse Configurações > Integrações > E-mail SMTP.
    2. Verifique o campo Servidor de saída e o campo Porta.
    3. Se necessário, confirme os dados com o provedor do serviço de e-mail. Lembre-se de que o IXC está autenticando e suporta somente o protocolo SMTP.
O que significa o erro "Data not accepted" e como resolver?

  • Essa mensagem pode indicar que a conta de e-mail utilizada para envio está com o armazenamento cheio, impedindo o disparo das mensagens. Verifique o armazenamento da sua conta de e-mail. Se necessário, solicite ao provedor mais armazenamento, libere espaço na conta ou ajuste o sistema para utilizar outra conta.

    Guia instrutivo

    Para alterar a conta de e-mail no sistema, acesse: cadastro de E-mail SMTP

    Além do armazenamento cheio, essa mensagem também pode indicar que o IP do provedor foi listado em uma blacklist, impedindo o envio de e-mails. Nesse caso, entre em contato com o seu servidor de envios de e-mail para orientações sobre como proceder.

O que significa o erro "The following recipients failed" e como resolver?

  • Este erro indica que o IXC não conseguiu encontrar o e-mail do destinatário, podendo ser um endereço inválido, inexistente ou bloqueado para recebimento de mensagens. A recomendação é validar o e-mail do destinatário seguindo os passos abaixo:
    1. Acesse o cadastro do cliente em Sistema > Cadastros > Clientes.
    2. Acesse a aba Contato e localize o campo E-mail principal.
    3. Confirme o e-mail correto junto ao cliente, verifique se há erros de digitação, corrija o dado informado e clique em Salvar. Se necessário, reenvie o disparo que retornou falha.
O que significa o erro "Recipient address rejected" e como resolver?

  • Este erro indica que o servidor de e-mail não conseguiu encontrar o e-mail do destinatário, podendo ser um endereço inexistente ou inválido. A recomendação é validar o e-mail do destinatário seguindo os passos abaixo:
    1. Acesse o cadastro do cliente em Sistema > Cadastros > Clientes.
    2. Acesse a aba Contato e localize o campo E-mail principal.
    3. Confirme o e-mail correto junto ao cliente, verifique se há erros de digitação, corrija o dado informado e clique em Salvar. Se necessário, reenvie o disparo que retornou falha.
O que significa o erro "you are sending too many mails, slow down" e como resolver?

  • Este erro indica que a conta de e-mail ou o IP está ultrapassando o limite de envios contratado. Para resolver, valide junto ao seu provedor de e-mails o limite permitido e ajuste essa quantidade no sistema seguindo os passos abaixo:
    1. Acesse Configurações > Integrações > E-mail SMTP.
    2. No campo Limite de e-mails por hora, insira a quantidade exata permitida por hora. Caso não tenha esse valor exato, fragmente o limite diário em horas para calcular o valor.
    3. No campo Limite de e-mails por dia, indique a quantidade exata permitida por dia.
    4. Clique em Salvar para concluir as modificações. Se necessário, reenvie as mensagens que retornaram falha.
Como proceder para alterar o domínio utilizado no envio de e-mails?

  • A alteração de domínio, que ocorre quando o destinatário recebe a mensagem com um domínio diferente do esperado, é decorrente de uma configuração específica na plataforma utilizada. Nesses casos, é necessário entrar em contato com o provedor do serviço de e-mail para obter as orientações adequadas e realizar o ajuste, permitindo a utilização do domínio próprio nos disparos de mensagens.

Considerações Finais ​

A integração de um servidor SMTP no sistema permite automatizar e otimizar o envio de mensagens, desde notificações de sistema até comunicações com clientes. A configuração adequada, incluindo a autenticação correta e o respeito aos limites do provedor, é crucial para garantir a entrega confiável e evitar classificações como spam. O uso de uma fila de e-mails melhora a eficiência, controlando o fluxo de envios e respeitando as restrições do servidor. Com esta integração, as empresas podem melhorar significativamente sua comunicação, aumentando a eficiência operacional e a satisfação do cliente.

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Disponibilizado por IXC S.A.

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