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Aparência

E-mail SMTP Zoho ​

Introdução ​

Definição - E-mail SMTP:

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) é um protocolo padrão de comunicação usado para o envio de e-mails pela internet. Ele é responsável por definir como as mensagens de correio eletrônico são transmitidas entre servidores de e-mail e dispositivos de envio (como clientes de e-mail ou sistemas automatizados). Este protocolo é essencial para o funcionamento do sistema de e-mails, possibilitando que mensagens sejam enviadas de um remetente para um destinatário de forma confiável e eficiente.

A integração de E-mail Zoho Mail com o sistema é uma funcionalidade que permite conectar contas de e-mail da Zoho ao Sistema IXC. Essa integração possibilita o envio de e-mails automatizados, incluindo faturas, notificações e comunicados, utilizando contas corporativas gerenciadas pela Zoho.

O formulário de configuração do SMTP Zoho no Sistema oferece uma interface intuitiva, projetada para facilitar o cadastro e a gestão das informações necessárias para estabelecer uma conexão segura com os servidores da Zoho. Essa funcionalidade garante praticidade, segurança e eficiência na comunicação eletrônica corporativa.

Acesso ao Formulário

Caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP

Requisitos de Uso ​

Para utilizar este recurso, é necessário atender as seguintes condições:

  • Ter acesso à conta do endereço de e-mail e credenciais válidas da plataforma Zoho Mail.

Entrega de Valor ​

  • Habilitar o envio de e-mail pelo sistema IXC Soft;
  • Configurar e integrar contas de e-mail que serão utilizadas pelo sistema para enviar mensagens de e-mail aos clientes;
  • Possibilidade de automação de envios a partir da configuração da integração do servidor SMTP;
  • Envio de faturas, comunicados e notificações relevantes, direcionadamente ou em massa;
  • Centralizar o gerenciamento das contas de e-mail utilizadas para comunicações do sistema e promover um contato mais efetivo com o cliente.

Estrutura da Funcionalidade ​

A funcionalidade de integração do E-mail Zoho Mail, no sistema consiste na configuração de credenciais (usuário e senha) da plataforma, juntamente com a definição da porta e do método de segurança. Essa configuração permite a autenticação da conta SMTP no sistema, viabilizando as requisições de envio ao servidor de e-mail. Uma vez integrada, a conta pode ser utilizada para diversos tipos de comunicação automatizada, como cobranças, comunicados aos técnicos, confirmações de rotinas, envio de boletos, entre outras funcionalidades.

Exemplos de envios:

  1. Alertas de manutenção de rede
  2. Envio de faturas
  3. Notificações de pendências financeiras
  4. Comunicados de abertura de Ordens de Serviço (OS) para técnicos
  5. Outras informações relevantes para clientes e colaboradores do provedor

Configuração do E-mail SMTP - Zoho ​

A configuração ocorre a partir do credenciamento dos serviços da Zoho. Faz-se necessário possuir uma conta de e-mail ativa e um endereço de e-mail válido para integrar a funcionalidade no sistema.

Passo 1: Verificação de Credenciais e Senha de Aplicativo ​

Para integrar o Zoho Mail via SMTP, utilize suas credenciais de acesso padrão. Caso a Autenticação de Dois Fatores (TFA) esteja ativada em sua conta Zoho, será necessário gerar e utilizar uma Senha de Aplicativo específica para o sistema, em vez de sua senha de login habitual.

Manual Zoho:

Passo 2: Cadastro no Sistema ​

Após obter as credenciais corretas (senha padrão ou senha de aplicativo), realize o cadastro da integração no sistema seguindo os passos a seguir:

  1. No sistema IXC, acesse o formulário E-mail SMTP através do caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP;
  2. Clique no botão Novo;
  3. Na aba SMTP, Preencha os campos conforme as instruções para a configuração:
    • Servidor de saída: servidor responsável por enviar e-mails a partir de uma conta de e-mail. Recebe as mensagens de e-mail e faz o encaminhamento aos servidores de destino. Insira o servidor de saída smtp.zoho.com;
    • E-mail de envio: endereço de e-mail que constará como remetente ao destinatário;
    • Usuário: insira o endereço de e-mail completo da conta Zoho;
    • Senha: insira a senha de acesso do e-mail (ou a Senha de Aplicativo, se o TFA estiver ativo);
    • Porta: a porta é um endpoint de comunicação e tem como objetivo garantir que os e-mails sejam enviados e as informações sejam trocadas entre os servidores de e-mail. Insira a porta `587;
    • Requer autenticação: a autenticação é utilizada para enviar os e-mails por algum gerenciador, utilizando as credenciais de acesso à sua conta. Marque como sim neste parâmetro;
    • Tipo de segurança: o tipo de segurança deve corresponder à porta utilizada. Para a porta 587, marque a opção TLS;
    • Codificação UTF-8: a codificação UTF-8 é a codificação comum de todos os caracteres na web. É capaz de representar qualquer caractere especial, como letras acentuadas.
    • Forçar codificação: nesta seção, pode optar por qual tipo de codificação e formatação utilizar. É recomendado utilizar sempre a codificação UTF-8, pois é a formatação mais eficiente. Entre as opções disponíveis estão as codificações ISO-8859-1, UTF-8 ou Automático.
    • E-mail de destino para teste: e-mail de destino utilizado para testar a comunicação entre o servidor de e-mail e o sistema.
    • Limite de e-mails por hora: limite de envios do endereço de e-mail por hora.
    • Limite de e-mails por dia: limite de envios do endereço de e-mail por dia.
Limite de envio:

Considere o limite diário de envio de e-mails para distribuir adequadamente a quantidade de envios por hora, respeitando as restrições do provedor Zoho Mail.

  1. Após preencher os campos, acesse a aba Mensagem para prosseguir com as parametrizações. Preencha os campos:

    • Responsável de envio: insira o responsável de envio pela mensagem. É recomendado utilizar o nome da empresa ou departamento responsável;
    • Assunto: insira o assunto da mensagem de e-mail. Será correspondente ao título do e-mail para o destinatário;
    • Mensagem: insira o conteúdo da mensagem de e-mail de e-mail que será enviada ao cliente.

  2. Clique em Salvar para concluir a configuração do E-mail SMTP.

Finalização:

Após concluir o cadastro da conta de e-mail, clique em Enviar E-mail Teste para validar a comunicação com a plataforma. Ao realizar o envio, se bem-sucedido, o sistema exibirá a mensagem: 'E-mail enviado com sucesso para (e-mail de destino para teste)!'. Esta confirmação indica que a autenticação foi realizada com êxito, e você poderá utilizar o SMTP para efetuar os envios de e-mail.

Fluxo de trabalho ​

Considerações Finais ​

A configuração correta do SMTP Zoho é crucial para garantir a entrega eficiente de e-mails aos clientes. Certifique-se de testar as configurações antes de iniciar os envios em massa e ajustar os limites de envio conforme as políticas da Zoho. É importante monitorar regularmente a taxa de entrega dos e-mails e evitar práticas que possam resultar em blacklisting. O Zoho Mail possui limitações específicas para envios SMTP, portanto, é fundamental adequar o volume de envios às políticas estabelecidas pela plataforma para manter a conta em conformidade.

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