Rotina Aniversariante via Integração Omnichannel
Introdução
A funcionalidade de Mensagem Omnichannel é disponibilizada no sistema por meio da integração com a plataforma Opa! Suite, que centraliza a comunicação em diversos canais como e-mail, SMS, WhatsApp e redes sociais. Essa integração amplia as possibilidades de interação entre clientes e empresas, proporcionando um relacionamento mais dinâmico e uma experiência aprimorada para o cliente.
A Mensagem Omnichannel consiste, portanto, em uma mensagem proveniente desta plataforma de comunicação multicanal, decorrente da integração com o IXC (sistema de gestão para provedores de internet). Esta integração permite que as empresas gerenciem todas as suas comunicações de forma unificada e eficiente através do sistema IXC.
O envio automático de Mensagem Omnichannel para clientes aniversariantes é uma funcionalidade essencial para fortalecer o relacionamento com os clientes. Esta ferramenta permite enviar mensagens personalizadas de felicitações de forma automatizada através de um canal no WhatsApp, permitindo criar uma conexão mais próxima e amigável com a base de clientes. O sistema identifica automaticamente os aniversariantes do dia e envia as mensagens predefinidas, garantindo que cada cliente se sinta valorizado sem exigir intervenção manual diária de um operador.
Caminho: Parâmetros > Parâmetros gerais > aba CRM > seção Mensagens para clientes aniversariantes > campo Mensagem Mensagem Omnichannel
Requisitos de uso
Para utilizar a ferramenta de Rotina Aniversariante via Integração Omnichannel, é necessário atender às seguintes condições:
- Integração ativa e funcional de Integração Omnichannel - Opa! Suite;
- Cadastro de um template de Mensagem omnichannel já configurado no Opa! Suite.
Entrega de Valor
- Fortalece o relacionamento com os clientes;
- Aumenta a fidelização da base de clientes;
- Demonstra atenção e cuidado personalizado;
- Automatiza o processo de envio de felicitações.
Configuração do Mensagem Omnichannel para Clientes Aniversariantes
Passo 1: Criação da Mensagem
Inicialmente é necessário realizar o cadastro de uma Mensagem Omnichannel no sistema. Para isso, siga os passos abaixo:
Acesse o formulário de Mensagens Omnichannel através do caminho: Sistema > CRM > Mensagens > Mensagens Omnichannel;
Clique no botão Novo para cadastrar uma nova mensagem Omnichannel;
Preencha os campos:
- Tipo comunicação: defina o tipo de comunicação que será utilizada para o envio de mensagens selecionando a opção WhatsApp;
- Descrição: insira uma breve descrição para identificação da mensagem;
- Canal comunicação: clique sobre o botão Buscar canais e selecione o canal de comunicação da qual o template (previamente cadastrado no Opa! Suite) que será utilizado possui vinculo;
- Template: clique sobre o botão Buscar template para selecionar o template que será enviado;
- Texto do template: preenchido automaticamente após selecionar o template no campo Template;
- Variáveis template: em caso de uso de variáveis no template, clique no botão Variáveis e selecione a variável respectiva à informação que deseja ser preenchida em seu lugar.
Clique em Salvar para concluir o cadastro da mensagem;
Passo 2: Configuração Aba CRM - Formulário de Parâmetros gerais
É necessário configurar a mensagem como padrão para o envio automático de mensagens de Mensagem Omnichannel para clientes aniversariantes, para isso, siga os passos abaixo:
Configuração de envio para Pessoa Física
Acesse o formulário de Formulário Parâmetros Gerais através do caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais;
Acesse a aba CRM;
Configure os parâmetros de acordo com os campos apresentados na seção Mensagens para Pessoa Física - Aniversário do Cliente. Esta seção é destinada ao envio para clientes do tipo Pessoa Física. Preencha os campos:
Enviar mensagem de aniversário: campo de seleção com duas opções, sim ou não;
Sim: se marcado como sim, habilita os campos descritos abaixo, para a configuração de envio de felicitações de aniversário para clientes do tipo pessoa física;
Não: se marcado como não, o sistema não realiza nenhum envio para clientes do tipo pessoa física.
Enviar mensagem para: permite definir se o envio ocorrerá somente para clientes ativos ou se clientes inativos também serão considerados no envio das felicitações.
- Clientes ativos: ao habilitar esta opção, os envios serão realizados somente para clientes ativos.
- Clientes ativos e inativos: ao habilitar esta opção, os envios serão realizados para clientes ativos e inativos.
Mensagem omnichannel: clique na lupa e selecione a mensagem omnichannel configurada para o envio de mensagens para clientes aniversariantes;
Clique em Salvar para validar as modificações.
Para realizar este envio, o sistema considera o parâmetro Tipo pessoa no Formulário Cliente. Se o envio de mensagens de aniversário estiver configurado e no cadastro do cliente, o parâmetro Tipo pessoa estiver definido como Física, somente esta categoria de clientes receberá as mensagens parametrizadas.
Além disso, o campo Data de nascimento será considerado para realizar o envio na data de aniversário do cliente.
Configuração de envio para Pessoa Jurídica
Acesse o formulário de Formulário Parâmetros Gerais através do caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais;
Acesse a aba CRM;
Configure os parâmetros de acordo com os campos apresentados na seção Mensagens para Pessoa Jurídica - Aniversário da Empresa. Esta seção é destinada ao envio para clientes do tipo Pessoa Jurídica. Preencha os campos:
Enviar mensagem de aniversário: campo de seleção com duas opções, sim ou não;
Sim: se marcado como sim, habilita os campos descritos abaixo, para a configuração de envio de felicitações de aniversário para clientes do tipo pessoa jurídica;
Não: se marcado como não, o sistema não realiza nenhum envio para clientes do tipo pessoa jurídica.
Enviar mensagem para: permite definir se o envio ocorrerá somente para clientes ativos ou se clientes inativos também serão considerados no envio das felicitações.
- Clientes ativos: ao habilitar esta opção, os envios serão realizados somente para clientes ativos.
- Clientes ativos e inativos: ao habilitar esta opção, os envios serão realizados para clientes ativos e inativos.
Mensagem omnichannel: clique na lupa e selecione a mensagem omnichannel configurada para o envio de mensagens para clientes aniversariantes;
Clique em Salvar para validar as modificações.
Para realizar este envio, o sistema considera o parâmetro Tipo pessoa no Formulário Cliente. Se o envio de mensagens de aniversário estiver configurado e no cadastro do cliente, o parâmetro Tipo pessoa estiver definido como Física, somente esta categoria de clientes receberá as mensagens parametrizadas.
Além disso, o campo Data de fundação será considerado para realizar o envio na data de aniversário do cliente.
Passo 3: Configuração da Tarefa Enviar Omnichannel Clientes Aniversariantes
Após criar a mensagem, é necessário configurar a tarefa responsável pelo envio automático. Esta tarefa identifica os clientes aniversariantes e realiza o envio para a Fila de Mensagens Omnichannel.
Recomendável que a tarefa esteja configurada para executar diariamente, para identificar todos os clientes aniversariantes e enviar as mensagens assertivamente.
- Acesse o formulário de Agenda de tarefas através do caminho: Ferramentas > Ferramentas > Agenda de tarefas;
- Clique no botão Novo para cadastrar a tarefa;
- No campo Tarefa, selecione a opção Enviar OmniChannel Clientes Aniversariantes;
- Preencha o horário em que a tarefa executará a partir dos campos de Minuto e Hora. No campo Minuto, indique o minuto em que a tarefa executará, correlacionando ao campo de hora. No campo Hora, indique o horário em que a tarefa executará;
Para que uma tarefa execute as 7h30, insira o número 7 no campo Hora e o número 30 no campo Minuto.
- Na seção Dia do mês, insira no campo Valor o intervalo que desejar para que o sistema execute a tarefa em dias específicos. Marque a opção Todos para a tarefa executar todos os dias do mês (irá respeitar o intervalo de semana caso não deva executar todos os dias);
- Na seção Mês, insira no campo Valor o intervalo que desejar para que o sistema execute a tarefa em meses específicos. Marque a opção Todos para a tarefa executar todos os meses;
- Na seção Dia da semana, insira no campo Valor o intervalo que desejar, indicando que a tarefa irá executar em dias específicos. Exemplo: 1-5 (segunda à sexta-feira). Para que o sistema execute a tarefa todos os dias da semana, marque a opção Todos;
- Após preencher os campos, clique em Salvar para validar a criação da tarefa.
Após a configuração da tarefa, ela seguirá executando automaticamente e irá identificar os clientes que fazem aniversário no dia atual, baseado na data de nascimento definida em seu cadastro, direcionando e armazenando as mensagens na Fila de Mensagens Omnichannel.
Passo 4: Configuração da Tarefa - Envia Mensagens Omnichannel da Fila
Após a configuração dos templates, parâmetros e da tarefa de envio, as mensagens serão direcionadas à Fila de Mensagens Omnichannel quando a operação for executada. Para garantir que essas mensagens sejam entregues aos clientes, é necessário cadastrar a Tarefa - Envia Mensagens Omnichannel da Fila, que tem a função de identificar as mensagens na fila e encaminhá-las ao destinatário final. Para configurar essa tarefa, siga os passos descritos a seguir:
A tarefa Envia Mensagens Omnichannel da Fila deve ser executada após a tarefa Enviar Omnichannel Clientes Aniversariantes, uma vez que esta última é responsável por gerar as mensagens e enviá-las para a Fila de Mensagens Omnichannel.
- Acesse o formulário de Agenda de tarefas através do caminho: Ferramentas > Ferramentas > Agenda de tarefas;
- Clique no botão Novo para cadastrar a tarefa;
- No campo Tarefa, selecione a opção Envia Mensagens Omnichannel da Fila;
- Preencha o horário em que a tarefa executará a partir dos campos de Minuto e Hora. No campo Minuto, indique o minuto em que a tarefa executará, correlacionando ao campo de hora. No campo Hora, indique o horário em que a tarefa executará;
Para que uma tarefa execute as 7h30, insira o número 7 no campo Hora e o número 30 no campo Minuto.
- Na seção Dia do mês, insira no campo Valor o intervalo que desejar para que o sistema execute a tarefa em dias específicos. Marque a opção Todos para a tarefa executar todos os dias do mês (irá respeitar o intervalo de semana caso não deva executar todos os dias);
- Na seção Mês, insira no campo Valor o intervalo que desejar para que o sistema execute a tarefa em meses específicos. Marque a opção Todos para a tarefa executar todos os meses;
- Na seção Dia da semana, insira no campo Valor o intervalo que desejar, indicando que a tarefa irá executar em dias específicos. Exemplo: 1-5 (segunda à sexta-feira). Para que o sistema execute a tarefa todos os dias da semana, marque a opção Todos;
- Após preencher os campos, clique em Salvar para validar a criação da tarefa.
Funcionalidades Principais
- Personalização da mensagem: Permite incluir campos dinâmicos como nome do cliente, data de aniversário, etc.;
- Agendamento automático: A tarefa identifica automaticamente os aniversariantes do dia e realiza o envio sem necessidade de intervenção manual.
- Permite definição de cartela de clientes: O sistema permite distinguir envios para os tipos de cadastros de clientes ativos e inativos;
Fluxo de Trabalho
Considerações Finais
O envio automático de Mensagens Omnichannel para aniversariantes é uma funcionalidade essencial para fortalecer o relacionamento com os clientes. Com a configuração adequada da mensagem e da tarefa de envio, a empresa consegue oferecer uma atenção personalizada de maneira eficiente e automatizada, reforçando a satisfação e a fidelização dos clientes.