Contas a Pagar
Introdução
O formulário Contas a Pagar é uma ferramenta essencial no sistema para facilitar a gestão financeira. Ele possibilita a vinculação de despesas, pagamentos, auditorias e conferências.
Objetivos
- Melhorar a gestão financeira da empresa.
- Simplificar o controle de despesas.
- Automatizar processos de pagamento.
- Fortalecer o controle e a auditoria financeira.
Caminho: Menu Sistema > Pagar > Contas a pagar
Análise de Contexto
Estrutura do Menu
O menu Contas a Pagar está dividido em:
- Contas a Pagar: Para visualizar e gerenciar os registros de contas a pagar.
- Informações: Fornece detalhes adicionais sobre cada conta cadastrada no sistema.
Campos Disponíveis
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificação única do lançamento. |
| Favorecido/Fornecedor | Nome ou identificação do favorecido ou fornecedor que receberá o pagamento. |
| Data da emissão | Data da emissão da conta a pagar. |
| Data do vencimento | Data de vencimento da conta a pagar. |
| Valor | Valor total da conta a pagar. |
| Conta de pagamento | Conta bancária utilizada para realizar o pagamento. |
| Tipo de pagamento | Método de pagamento (Dinheiro, Boleto, Cheque, Cartão, Depósito, Débito em conta, Transferência, Pix). |
| Número do documento | Número do documento relacionado à conta. |
| Número da nota | Número da nota fiscal associada. |
| Conta contábil analítica | Conta contábil analítica da conta, que define também o Regime Contábil. |
| Filial | Filial à qual o lançamento está associado. |
| Regime contábil (Previsão) | Regime contábil do lançamento (Competência, Caixa, Manual) – definido automaticamente pelo Conta contábil analítica. |
| Tipo de despesa (Novo!) | (Novo!) - Insira neste campo a categoria que a despesa pertence. Isso facilitará o controle do seu Contas a Pagar e ajudará na organização financeira. Você pode escolher uma categoria existente ou criar uma nova. |
| Despesa veículo | Indica se a despesa está vinculada a um veículo (Sim/Não). |
| Observações | Campo para adicionar comentários ou anotações. |
| ID entrada compra | Identificação da entrada de compra, caso a conta a pagar tenha sido gerada a partir dela. |
| Status | Situação do lançamento (A pagar, Pago, Parcial, Cancelado). |
| Status auditoria | Situação da auditoria do lançamento (Aprovado, Reprovado, Corrigido, Não auditado). |
Seção Centro de Custos
A seção "Centro de custos" permite definir como será feita a distribuição, podendo ser por centro de custos ou por critério de rateio. Quando preenchida, essa configuração será aplicada automaticamente nas movimentações de entrada de compra.
A seção "Centro de custos" será exibida apenas quando o campo "Filial" estiver preenchido com uma filial que tenha o parâmetro "Centro de custos" habilitado em Menu Configurações > Empresa > Filiais > Aba Centro de custos.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Definir regra | Campo para definir a forma de distribuição do centro de custos. Opções disponíveis: Centro de custos e Critério de rateio. Observações: Ao selecionar a opção "Critério de rateio", a aba "Critério de rateio" será exibida automaticamente. |
| Categoria | Campo disponível para informar a Categoria que será vinculada à movimentação. Quando preenchido, será considerado apenas o centro de custos informado no campo "Centro de custos". Caso o campo seja deixado em branco, serão considerados todos os centros de custos. Observação: O campo será exibido apenas quando a opção "Centro de custos" estiver selecionada no campo "Definir critério". |
| Centros de custos | Campo para informar o centro de custo que será informado nas movimentações de Contas a pagar. Ao preencher, o sistema usará automaticamente essa informação nas movimentações do produto. Observação: O campo será exibido apenas quando a opção "Centro de custos" estiver selecionada no campo "Definir critério". |
| Critério de rateio | Campo para informar o critério de rateio que será informado nas movimentações de Contas a pagar. Ao preencher, o sistema usará automaticamente essa informação nas movimentações do produto. Observação: O campo será exibido apenas quando a opção "Critério de rateio" estiver selecionada no campo "Definir critério". |
Ao selecionar a opção "Critério de rateio" no campo "Definir gera", será disponibilizada a Aba Critério de rateio, onde será possível vincular os critérios desejados.
Funcionalidades Principais
Pagamento com a modobank
A integração com o modobank permite a realização de pagamentos automáticos e em massa, otimizando o gerenciamento financeiro.
Verifique mais informações sobre o pagamento em massa de Contas a Pagar no tópico Contas a Pagar - Pagamento de Múltiplas Contas.
Notificação para confirmação de pagamento
Após a liquidação de uma conta a pagar, é possível configurar o sistema para que envie automaticamente uma confirmação de pagamento ao fornecedor, por e-mail ou SMS — funcionalidade similar à disponível no módulo de Contas a Receber.
A ferramenta utiliza dois canais principais de comunicação:
Ao alterar o status de uma conta a pagar para Paga — seja manualmente ou por meio de pagamento automático — o sistema enviará uma notificação ao fornecedor através dos contatos informados na aba Contato do cadastro do fornecedor, nos campos Telefone celular e E-mail.
Confira os manuais de configuração de mensagens para confirmação de recebimento:
Auditoria
O sistema inclui um módulo de auditoria para verificação, aprovação e maior segurança no processo de contas a pagar.
Na auditoria dos registros de Contas a pagar, é exibido o campo de visualização do ID da conta da qual o título foi pago - Conta de pagamento.
Conceitos Fundamentais
Integração com a modobank
Com a integração coma modobank, os pagamentos podem ser realizados de maneira automática, agilizando os processos internos e reduzindo erros operacionais.
Auditoria nas Contas a Pagar
A funcionalidade de auditoria permite que os registros de contas a pagar sejam revisados e aprovados antes de serem pagos, garantindo maior controle.
Parâmetros Financeiro - Auditoria do Contas a Pagar
Na aba Parâmetros Financeiro, dentro de Contas a Pagar, é possível habilitar o parâmetro Auditar o Contas a Pagar.
- Quando habilitado, o pagamento só poderá ser realizado após a conta passar pela aprovação na auditoria — válido tanto para pagamentos manuais quanto para aqueles feitos por integrações.
- Quando desabilitado, os pagamentos poderão ser efetuados diretamente, sem a necessidade de aprovação prévia.
Para reforçar a segurança e manter um controle eficaz, recomenda-se que essa funcionalidade esteja sempre habilitada.
Fluxo de Processo - Auditoria
- Parâmetro Tipo de despesa no cadastro de Contas a Pagar
- Ao cadastrar uma Conta a Pagar, o campo permite incluir a categoria à qual a despesa pertence.
- O recurso auxilia no controle das Contas a Pagar e na organização financeira, possibilitando selecionar uma categoria existente ou criar uma nova.
- Botão Visualizar da aba Arquivos do formulário Contas a pagar
- O formulário disponibiliza o botão Visualizar arquivo anexado.
- A funcionalidade de download está integrada ao botão Visualizar > Visualizar arquivo anexado.
- O botão Visualizar arquivo anexado realiza a impressão do arquivo original.
- O botão Visualizar arquivo com comprovante realiza a impressão do arquivo original em conjunto com o comprovante de pagamento.
- Baixa de múltiplas contas a pagar em pagamentos manuais
- No fluxo de pagamento de múltiplas contas a pagar, o sistema processa o pagamento pelo valor total, sendo que o campo valor total pago é editável apenas em pagamentos unitários.
- Ao realizar o pagamento de múltiplas despesas, os botões Imprimir recibo e Imprimir modelo personalizado permanecem desabilitados, com a impressão disponível individualmente em cada despesa.
- Validação ao duplicar um Contas a Pagar
- O sistema impede a duplicação de um Contas a Pagar caso o registro esteja vinculado a uma Conta contábil analítica inativa.
- Ao utilizar o botão Duplicar nestas condições, é exibida uma mensagem de erro informando a restrição e solicitando a criação de um novo registro.
- Processamento de logs de pagamento via webhook do modobank
- O botão Processar fica disponível em qualquer status do log, permitindo o reprocessamento de pagamentos.
- As etapas de inserção do log e contabilização do pagamento são distintas, com os seguintes status:
- Sucesso: processamento concluído com baixa correta.
- Falhou: erro no processamento (ex.: conta contábil inválida).
- Pendente: processamento não iniciado.
- O campo id_apagar permite que o Contas a Pagar seja editado diretamente pelo Log de Pagamento, dispensando o acesso ao formulário de Contas a Pagar para ajustes manuais.
Considerações Finais
O menu Contas a Pagar é uma ferramenta robusta e com grande potencial para otimizar o gerenciamento das contas da empresa. Com funcionalidades que incluem automatização e auditorias, ele aprimora o controle financeiro e reduz riscos de erro. Utilize a auditoria e a integração coma modobank para obter maior eficiência e segurança nos processos de pagamento.