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Modelos de Documentos (Carta de Cobrança)

Introdução

O formulário de Modelos de Documentos no CRM é uma ferramenta essencial para a criação e gerenciamento de templates de documentos, especialmente cartas de cobrança, utilizados no sistema de CRM do sistema. Esta funcionalidade permite a padronização da comunicação com clientes em processos de cobrança.

Acesso ao Formulário

Caminho: Sistema > CRM > Cadastros > Modelos de documento

Entrega de Valor

  • Padroniza os modelos de documentos nas comunicações da empresa;
  • Auxilia a minimizar erros;
  • Promove maior formalização e profissionalismo no uso de documentos padrão.

Estrutura do Formulário

O formulário de Modelo de documentos está organizado em uma grid que contém os registros de todos os modelos de documentos já cadastrados, permitindo, através de botões de ação, criar, editar e deletar modelos. Portanto, nesta seção, os usuários podem cadastrar e gerenciar os modelos de documentos de Carta de cobrança utilizados no CRM.

Campos Principais

CampoDescrição
IDIdentificador único gerado automaticamente pelo sistema
DescriçãoNome ou descrição breve do modelo de documento
textoConteúdo do modelo, incluindo formatação HTML e variáveis

Como Cadastrar um Modelo de Documento

Para criar o modelo de documento no sistema, siga os passos a baixo:

  1. No menu Sistema, selecione a opção CRM;
  2. Em seguida clique na pasta Cadastros;
  3. Na pasta, escolha a opção Modelo de Documento;
  4. Em seguida, clique no botão Novo;
  5. Preencha os campos:
    • Descrição: insira uma breve descrição sobre o modelo de documento;
    • Texto: edite o conteúdo padrão ou indique o conteúdo do modelo de documento conforme necessário;
  6. Após preencher os campos, clique em Salvar para concluir o cadastro do sistema.

Casos de Uso

Configuração no CRM de Cobranças

A configuração do modelo de carta de cobrança no sistema tem como intuito a impressão e envio através de correios aos clientes que estão inadimplentes. Para automatizar este processo, siga as etapas a seguir:

Atenção:

Para realizar este procedimento, é imprescindível a configuração adequada

  1. Para configurar o envio automático das cartas, acesse menu Sistema e após, selecione a opção CRM;
  2. Clique na pasta Cobrança, e em após, clique na opção Parâmetros da cobrança;
  3. Selecione o parâmetro cadastrado e clique em Editar;
  4. Acesse a aba Cobrança Presencial e localize a seção Cartas de cobrança, na parte inferior da tela;
  5. Preencha os campos:
    • Modelo carta de cobrança: clique na lupa e selecione o modelo de carta de cobrança que será utilizado;
    • Servidor de e-mail para envio das cartas ao administrador financeiro: clique na lupa e selecione o E-mail SMTP responsável por realizar o envio da carta de cobrança para o responsável;
    • E-mail do Adm. para envio das cartas: insira o endereço de e-mail do colaborador responsável por receber e imprimir as cartas de cobrança.
  6. No parâmetro Anexar boleto a carta de cobrança, marque como sim para que o anexo do boleto seja enviado ao administrador ou marque como não para que ocorra somente o envio do documento de Carta de cobrança enviado para impressão;
  7. Após a execução da rotina de cobrança, conforme o sistema identificar clientes inadimplentes, irá enviar as cartas relacionadas aos clientes, ao administrador para que ocorra a impressão.

Funcionalidades Principais

  • Personalização da carta;
  • Permite o envio dos dados da cobrança para envio por correio físico;
  • Mantém um histórico das comunicações para fins de documentação e conformidade;

Editor de texto HTML

O campo ‘texto’ oferece um editor HTML integrado, permitindo:

  • Formatação rica do conteúdo;
  • Inserção de imagens e tabelas;
  • Personalização avançada do layout.

Variáveis Dinâmicas

O sistema suporta a inclusão de variáveis que são substituídas por informações específicas durante a geração do documento. Exemplos incluem:

  • #cliente_razão#
  • `#areceber_valor#
  • #areceber_data_vecimento

Fluxo de Trabalho

graph TD
    A[Início] --> B[Acessar Sistema]
    B --> C[Navegar: Sistema > CRM > Cadastros]
    C --> D[Selecionar modelo de documento]
    D --> E{Novo ou Editar?}
    E -->|Novo| F[Criar novo modelo]
    E -->|Editar| G[Editar modelo existente]
    F --> H[Salvar]
    G --> H
    H --> I[Acessar meu Sistema > CRM > Cobrança]
    I --> J[Selecionar parâmetros da cobrança]
    J --> K[Editar parâmetro cadastrado]
    K --> L[Configurar aba Cobrança Presencial]
    L --> M[Preencher Campos de Modelo carta de cobrança e E-mail]
    M --> N[Parametrizar anexo de boleto]
    N --> O[Salvar Configurações]
    O --> P[Fim]

Considerações Finais

A automação do processo de cobrança combinada com a intervenção humana em momentos críticos pode otimizar a recuperação de créditos e manter um relacionamento profissional com os clientes.

IMPORTANTE

A correta configuração dos modelos de documentos é crucial para manter uma comunicação eficaz e profissional com os clientes durante o processo de cobrança.

Etiquetas

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