Gerenciamento de Ordens de Serviço
Introdução
As Ordens de Serviço são ferramentas essenciais para gerenciar e acompanhar as solicitações de clientes, desde o atendimento inicial até a conclusão do serviço. Elas permitem organizar tarefas, atribuir responsabilidades e monitorar o progresso dos trabalhos, garantindo eficiência e qualidade no atendimento ao cliente.
Acesso ao Formulário
Caminho: Menu Sistema > Suporte > Ordem de Serviço
Benefícios
- Melhoria na organização e controle das solicitações de clientes
- Aumento da eficiência no atendimento e execução de serviços
- Facilidade no acompanhamento do status de cada solicitação
- Possibilidade de gerar relatórios e análises de desempenho
- Melhoria na comunicação entre equipes e clientes
Gerenciamento de Ordens de Serviço
- Acesse o menu Sistema;
- Clique em Suporte;
- Selecione Ordem de Serviço;
- Na grid O.S, você verá uma lista de todas as ordens de serviço;
Criando uma Nova Ordem de Serviço
Existem três formas principais de criar uma nova Ordem de serviço:
Diretamente na Grid de Ordem de serviço
- Na Grid de Ordem de serviço, clique no botão Novo;
- Preencha os campos necessários, como Assunto, Cliente, Filial e setor;
- Clique no botão Salvar.
A partir do Cadastro do Cliente
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Clientes;
- Acesse o cadastro do cliente desejado;
- Encontre a aba de O.S;
- Clique no botão Novo;
- Preencha as informações necessárias e clique no botão Salvar.
A partir do Cadastro do Contrato
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Contratos;
- Acesse o contrato desejado;
- Selecione a aba O.S;
- Clique no botão Novo;
- Preencha as informações necessárias e clique no botão Salvar.
Deletar a Ordem de Serviço
Para deletar uma ordem de serviço, é necessário primeiro remover as informações previamente inseridas na O.S, como mensagens, produtos e serviços. Para deletar a ordem de serviço, siga as etapas abaixo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Suporte > Ordem de Serviço;
- Identifique e selecione a ordem de serviço desejada;
- Clique em Editar;
- Navegue até a aba Mensagens/Interações;
- Selecione uma mensagem por vez e clique no botão Deletar;
- Em seguida, navegue pelas abas Produtos e Serviços, repetindo o procedimento anterior e deletando os produtos e serviços vinculados;
- Por fim, clique no botão Deletar na parte superior do formulário para concluir o processo e deletar a ordem de serviço.
Atualmente, possuímos uma forma mais automatizada para deletar todos os registros de produtos e serviços da O.S de uma única vez. Para realizá-la, siga as etapas abaixo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu Sistema > Suporte > Ordem de Serviço;
- Selecione a ordem de serviço e clique no botão Outras Funções, em seguida, selecione a opção Deletar Registros da O.S;
- Confirme a ação;
- Após isso, clique no botão Editar;
- Navegue até a aba Mensagens/Interações;
- Selecione uma mensagem por vez e clique no botão Deletar;
- Por fim, clique no botão Deletar na parte superior do formulário para concluir o processo e deletar a ordem de serviço.
Atenção
- Não é possível deletar o comodato da ordem de serviço devido ao vínculo com o contrato. Portanto, uma ordem de serviço que tenha comodato vinculado não poderá ser deletada.
- Após deletar os registros e a ordem de serviço, a ação não poderá ser revertida. Certifique-se de que deseja realmente realizar essa ação antes de prosseguir.
- Não é possível deletar uma ordem de serviço finalizada. Será necessário reabri-la antes de deletar a O.S.
Dica
Você também pode deletar a ordem de serviço diretamente no cadastro do cliente e do contrato.
Fluxo de trabalho
graph TD A[Início] --> B[Acesse o menu Sistema] B --> C[Clique em Suporte] C --> D[Selecione Ordem de Serviço] D --> E[Clique em Novo] E --> F[Preencha os campos obrigatórios] F --> N[Clique em Salvar] N --> O[Fim]
Considerações Finais
A gestão eficiente de Ordens de Serviço é fundamental para o bom funcionamento do suporte ao cliente. Ao seguir este passo a passo, você garante que todas as informações necessárias sejam registradas corretamente, facilitando o acompanhamento e a resolução das solicitações. Lembre-se de manter as OS atualizadas e de utilizar os recursos de priorização e atribuição de responsáveis para otimizar o fluxo de trabalho da equipe de suporte.
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