Configuração de Envio Automático por E-mail - Relatório de Contratos (Novo)
Introdução
O Relatórios de Contratos de Clientes permite aos usuários criar relatórios personalizados e detalhados sobre informações contratuais. Para otimizar o monitoramento, o sistema disponibiliza a funcionalidade de envio automático deste relatório por e-mail. Essa funcionalidade reduz a necessidade de intervenções manuais, garantindo a distribuição regular das informações aos responsáveis e promovendo uma gestão de contratos mais eficiente, precisa e constante.
- Este documento descreve o processo de configuração para o envio automático de e-mails no Relatórios de Contratos de Clientes. Esta funcionalidade permite que a empresa mantenha seus colaboradores e parceiros informados sobre o status e detalhes dos contratos de forma regular e eficiente.
Acesso ao Formulário
Caminho: Relatórios > Relatórios de contratos > Relatórios de contratos > Contratos
Requisitos de Uso
Para realizar o envio de e-mails no sistema, é necessário utilizar uma integração de E-mail SMTP. A integração de e-mail SMTP viabiliza os disparos através do sistema, permitindo o disparo de informações personalizadas.
Entrega de Valor
- Automatiza o envio de informações contratuais a um responsável designado, fornecendo dados relevantes do sistema;
- Assegura que os relatórios cheguem aos destinatários de forma rápida e eficientemente;
- Oferece flexibilidade para configurar o envio em horários e datas específicos conforme necessário;
- Garante que os relatórios sejam enviados somente aos destinatários autorizados;
- Ajuda a monitorar a eficácia das ordens de serviço mediante relatórios regulares;
- Reduz o tempo gasto na distribuição manual de relatórios;
- Aumenta a eficiência operacional e a tomada de decisões baseada em dados;
- Melhora o acompanhamento e gestão de contratos.
Estrutura da Funcionalidade
O formulário de Relatórios de Contratos de Clientes serve como base para esta funcionalidade, oferecendo uma estrutura com alternativas que possibilitam a personalização de relatórios. Após definir os filtros desejados para o conteúdo do relatório, o usuário pode proceder à configuração do envio automático por e-mail.
Este processo permite que o relatório personalizado seja distribuído regularmente, sem necessidade de intervenção manual recorrente. A automação do envio assegura que as informações atualizadas cheguem aos destinatários relevantes nos intervalos estabelecidos, otimizando o fluxo de informações e o acompanhamento dos contratos de clientes. A configuração do relatório oferece duas opções principais:
- Personalização completa usando as abas de seleção de dados;
- Utilização de modelos pré-definidos.
Personalização do Relatório
Cada aba disponibiliza opções para selecionar e combinar diferentes informações contratuais, permitindo gerar relatórios ajustados às suas necessidades a partir da inclusão dos dados relevantes para cada análise ou objetivo específico.
Abas disponíveis:
- Configurações;
- Contrato;
- Faturamento;
- Taxas de ativação;
- Status de acesso;
- Cancel./Negat./Desist.;
- Endereço;
- Outros filtros;
- Colunas adicionais.
Modelos de relatórios
O sistema também permite a inserção dos filtros a partir de modelos de relatórios previamente configurados, sendo eles:
- Contratos Ativados (90 Dias) - Mudança de Titularidade;
- Contatos Ativos (Mês passado);
- Contratos Cancelados (90 Dias) - Mudança de Titularidade;
- Contratos Cancelados (Mês passado);
- Contratos Isentos;
- Contratos que não geram financeiro automático.
Configuração do Envio Automático por E-mail
A configuração do relatório pode ser realizada a partir dos modelos prontos ou a partir da personalização dos dados disponíveis nas abas mencionadas. Após aplicar os filtros dos dados que deseja emitir no relatório, poderá configurar o envio automático por e-mail.
- Acesse o formulário de Relatórios de Contratos de Clientes através do caminho: Relatórios > Relatórios de contratos > Contratos;
- Aplique os filtros dos quais deseja obter as informações por e-mail;
- Acesse a aba E-mail;
- Clique em Novo;
- Preencha os campos:
- E-mails: insira o e-mail que deseja enviar o relatório. Este e-mai é respectivo ao destinatário que receberá o relatório. Para inserir mais de um e-mail, separe-os com ponto e vírgula;
- Modelo de envio: clique na lupa e selecione o modelo de e-mail previamente configurado, do qual será o conteúdo da mensagem a ser enviada juntamente do relatório anexo;
- Formato arquivo: marque qual a opção de arquivo que deseja que o relatório seja enviado, dentre as opções: PDF, CSV ou ambos;
- Tipo envio: indique a frequência de envio selecionando as opções Todo dia, Semanal, Mensal ou Mensal personalizado.
- Hora: indique a hora da qual o destinatário receberá a mensagem com o relatório.
Atenção - Tipo envio:
- Semanal: ao definir o Tipo envio como semanal, determine no campo Dia semana envio o dia em que o relatório será enviado no período de segunda-feira à domingo;
- Mensal: ao definir o Tipo envio como mensal, determine os dias do mês que deseja que o relatório seja enviado, no período de 1 à 31. Para inserir mais de um dia, separe os números com ponto e vírgula (;). Se for um intervalo contínuo, separe por hífen (-);
- Mensal personalizado: ao definir o Tipo envio como mensal personalizado, poderá indicar os dias e os meses dos quais deseja enviar o relatório. Preencha os campos:
- Defina os dias: insira um valor entre 1 à 31, indicando os dias do mês. Para inserir mais de um dia, separe os números com ponto e vírgula (;). Se for um intervalo contínuo, separe por hífen (-);
- Defina os meses: insira um mês com um valor entre 1 e 12, sendo 1 igual a janeiro e 12 igual a dezembro. Para inserir mais de um mês, separe os números por ponto e vírgula (;). Se for um intervalo contínuo, separe por hífen (-);
- Clique em Salvar para concluir o cadastro do e-mail e finalizar a configuração do envio automático do relatório de contrato por e-mail.
Finalização:
Após concluir o cadastro do relatório, o sistema enviará automaticamente os disparos conforme configurado o período e a frequência de envio.
Log de e-mail:
Os envios também podem ser monitorados a partir dos Log de E-mail, onde são registrados todos os envios de e-mail realizados pelo sistema. Caminho: Configurações > Logs > Log de E-mail.
Fluxos de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Acessar formulário de Relatórios de Contratos de Clientes] B --> C[Aplicar filtros desejados] C --> D[Acessar aba E-mail] D --> E[Clicar em Novo] E --> F[Preencher campos] F --> G{Tipo de envio?} G --> |Todo dia| H[Definir hora] G --> |Semanal| I[Definir dia da semana] G --> |Mensal| J[Definir dias do mês] G --> |Mensal personalizado| K[Definir dias e meses] H --> L[Salvar configuração] I --> L J --> L K --> L L --> M[Sistema efetua envio automático periódico] M --> N[Fim]
Considerações Finais
A configuração correta do envio automático de e-mails para relatórios de contratos é essencial para manter uma comunicação eficiente e atualizada sobre o status dos contratos da empresa. Certifique-se de revisar periodicamente as configurações e a lista de destinatários para garantir que as informações estejam chegando às pessoas corretas e no formato adequado.
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