Parametrização Régua de Cobrança
Introdução
A Régua de Cobrança é uma funcionalidade que automatiza e otimiza os processos de envio de cobranças, garantindo maior eficiência e controle no gerenciamento financeiro.
Acesso ao Formulário
Caminho: Menu Sistema → Receber → Régua de Cobrança
Requisitos de Uso
Para utilizar esta ferramenta, é necessário atender pelo menos um dos requisitos abaixo:
- Para o envio de mensagens de e-mail, é necessário possuir uma integração de E-mail SMTP;
- Para o envio de mensagens de SMS, é necessário possuir uma integração de Gateway SMS;
- Para o envio de mensagens omnichannel via WhatsApp, é necessário possuir uma integração com o Opa! Suite;
- Para incluir negativações e removê-las após o pagamento, é necessário possuir uma integração de análise de crédito.
- Para que clientes sejam incluídos no processo de cobrança, é necessário que os parâmetros de régua de cobrança estejam corretamente configurados (menu Configurações > Parâmetros > Parâmetros financeiro > Contas a receber > seção Régua de cobrança
- O parâmetro Ativar a régua de cobrança deve estar marcado como sim;
- O parâmetro Permitir envio de notificação para cliente inativo deve estar marcado conforme for mais adequado para a organização.
Aviso:
A configuração dos parâmetros é exclusiva para a Régua de cobrança. Assim que o parâmetro for ativado, a ferramenta de Rotina de Cobrança pelo CRM de Cobrança será desabilitada automaticamente e não pode ser reativada. Os envios em andamento seguirão sendo processados pelo CRM, enquanto os novos serão realizados exclusivamente pela nova régua.
Cadastro do Cliente
Para os envios serem efetivamente realizados, certifique-se de que os seguintes campos estejam configurados:
-
Na aba Outros, no cadastro do cliente, a seção Régua de Cobrança deve estar devidamente configurada:
- Considera na cobrança automatizada: se marcado como sim, o sistema considera este cliente no processo de cobrança caso ele se enquadre nas parametrizações da régua de cobrança. Se marcado como não, o sistema não realiza nenhuma ação de cobrança.
- Envia e-mails: permite definir se este cliente receberá e-mails de cobrança, independente da etapa de cobrança.
- Envia SMS: permite definir se este cliente receberá SMS de cobrança, independente da etapa de cobrança.
- Envia WhatsApp: permite definir se este cliente receberá mensagens via WhatsApp de cobrança, independente da etapa de cobrança.
- Envia notificação central do assinante: permite definir se este cliente receberá notificações push de cobrança, independente da etapa de cobrança.
-
Na aba Contato, no cadastro do cliente, os seguintes campos devem estar preenchidos:
- Telefone celular: o número de telefone do cliente deve estar corretamente preenchido neste campo para o recebimento de mensagens via Gateway SMS e Mensagens Omnichannel.
- E-mail principal: este campo deve estar corretamente preenchido para o recebimento de mensagens via E-mail.
- Seção Central do assinante: os campos de login e senha devem estar devidamente preenchidos para que o cliente tenha o acesso necessário ao App para realizar o login e então receber as notificações de push pelo dispositivo móvel.
Entrega de Valor
- Automação de processos de cobrança, reduzindo significativamente erros humanos e promovendo maior precisão dos dados e constância nas ações programadas;
- Redução de inadimplência e melhoria no fluxo de caixa, evitando esquecimentos das cobranças e auxiliando no pagamento em dia;
- Estabelece uma comunicação assertiva e constante, promovendo uma experiência mais positiva para o cliente;
- Permite monitorar o desempenho das cobranças, identificar gargalos e tomar decisões estratégias para a recuperação de créditos;
- Permite a integração com diferentes canais de comunicação, possibilitando enviar mensagens personalizadas para cada perfil de cliente, otimizando o relacionamento.
Estrutura do Formulário
O formulário de Régua de Cobrança permite uma parametrização flexível e personalizada para diferentes perfis de clientes, garantindo comunicação eficiente e melhorando a saúde financeira da empresa. Ao acessar o formulário, você visualiza uma grid com os principais campos de configuração:
- ID: Identificador único para cada registro;
- Filial do contas a receber: Selecione a filial que sera respeitada na parametrização, considerando a filial do contas a receber;
- Carteira de cobrança: Selecione a Carteira de cobrança que sera respeitada na parametrização, considerando a carteira do contas a receber;
- Tipo de cliente: Selecione o tipo de cliente que sera respeitada na parametrização, considerando a informação preenchida no cadastro do cliente;
- Tipo de pessoa: Selecione o tipo de pessoa fisica/juridica/estrangeiro que sera respeitada na parametrização, considerando a informação preenchida no cadastro do cliente;
- Filial da O.S.: Refere-se à filial responsável pela abertura da ordem de serviço;
- Última alteração: Data da última atualização de cada registro.
A régua de cobrança é configurada em cinco abas, que definem a frequência e os critérios de contato com o cliente:
- Geral; (Para realizar a parametrização)
- Antes do vencimento (Lembrete de pagamento);
- No vencimento (Comunicado de vencimento);
- Após vencimento (Aviso de cobrança, Informativo de pendência, Agendar pagamento, Carta de débito e Negativar clientes);
- Finalizar cobrança (Baixas, Cancelamento, Renegociação de contas a receber, Remover negativação).
Aba Geral
A aba Geral é constituída por campos que permitem determinar a cartela de clientes que receberá as mensagens de lembrete, comunicado de vencimento, avisos de cobrança, abertura de ordens de serviço e negativação. É composta por 4 seções:
- Envio de cobrança;
- Ordem de serviço;
- Notificações de confirmação dos envios de cobrança;
- Configuração de cobrança em finais de semana e feriado;
Seção Envio de Cobrança
Campos:
-
Filial do Contas a Receber: Filial dos envios de cobrança.
Observação
Deixada em branco, será enviado aleatoriamente em todas as filiais.
Aviso
Cada cobrança terá o seu envio de maneira individual, sem possibilidade de alterar essa função.
-
Carteira de Cobrança: Define a carteira específica para enviar as cobranças.
Observação a todos os status definidos nas configurações, bem como a todas as carteiras de cobrança, sejam elas ativas ou inativas.
Ao deixar este campo em branco, a configuração será aplicada
-
Tipo de Cliente: Campo onde pode ser especificado o tipo de cliente para o qual a régua de cobrança se aplica.
-
Cliente Tipo Pessoa: Seleção do tipo de cliente para o envio das cobranças. (Física/Jurídica/ Estrangeiro/Todas)
Seção Ordem de Serviço
Campos:
- Filial para Abertura: Opções para definir se a abertura será para:
- Cliente: Ao utilizar para considerar a filial do cliente, quando abrir uma OS será aplicado a filial preenchida no Cliente.
- Financeiro: Ao utilizar para considerar a filial do financeiro, quando abrir uma OS será aplicado a filial preenchida no Financeiro (contas a receber).
- Abrir OS Cobrança Após Finalização da Última: Marcando como ‘Sim’, abrirá uma nova OS de cobrança somente quando a última estiver finalizada. Marcando como ‘Não’, a OS será aberta independente se houver outras em aberto.
Seção Notificações de confirmação dos envios de cobrança
Campos:
- Servidor remetente dos envios de e-mails: Campo para definir o servidor que enviará os e-mails de cobrança.
- E-mail do(s) responsáveis da empresa: Campo destinado a inserir o(s) e-mail(s) dos responsáveis pela gestão de cobrança na empresa. Esses contatos receberão notificações sobre os envios.
Seção Configuração de Cobrança em Finais de Semana e Feriado
Campos:
-
Enviar cobranças nos finais de semana e feriado: Opção para definir se as cobranças devem ser enviadas em finais de semana e feriados.
Informação
Ao configurar o envio de cobranças para finais de semana e feriados como “sim”, todas as cobranças serão enviadas normalmente. Se optar por “não”, as cobranças antes do vencimento e no vencimento serão enviadas no dia útil anterior. Já as cobranças após o vencimento e as mensagens de finalização de cobrança serão enviadas no próximo dia útil.
Aba Antes do vencimento
A aba Antes do vencimento permite a configuração de diferentes tipos de contato antes do vencimento do boleto do cliente. Para realizar a configuração deste parâmetro, clique no botão Novo e preencha os campos:
Seção Lembrete de pagamento
- Dias antes do vencimento: Preencha quantos dias antes da data de vencimento o lembrete deve ser enviado.
Seção Tipo de envio
Seção que permite selecionar como o lembrete será enviado. As opções incluem:
- SMS: Campo para inserir a mensagem de SMS que será enviada.
- E-mail: Campo para inserir a mensagem de E-mail para envio de notificação.
- WhatsApp: Campo para inserir a mensagem omnichannel para envio de mensagens via WhatsApp.
- Notificação na central do assinante: Campo para inserir a mensagem de notificação push para envio através da central do assinante.
Aviso
Para enviar atraves do whatsApp é necessário possuir integração com o OPA! Suite, ele encaminhará as notificações para os clientes que possuírem número de WhatsApp cadastrado. OBS: Lembre-se de atualizar o número dos clientes.
- Anexar título no envio: Será anexado o PDF no envio de cobrança por e-mail se o parâmetro estiver marcado para considerar o anexo.
Importante
Este anexo não será atualizado, sempre o PDF existente sem atualizar os valores com juros/multa. Caso o cliente queira o boleto atualizado, deve realizar esse processo manualmente ou através de renegociação, a régua não realizará o envio atualizado.
Aba No vencimento
A aba No vencimento permite realizar a configuração do envio de um Comunicado de vencimento ao cliente. Estas mensagens são enviadas no dia do vencimento do cliente. É composta por duas seções principais: Etapa da cobrança e Tipo de envio, se esta opção estiver habilitada.
Seção Etapa da cobrança
- Comunicado de vencimento
- Sim: se o parâmetro estiver marcado como sim, o sistema irá habilitar a seção Tipo de envio, permitindo configurar as mensagens de SMS, E-mail, WhatsApp e notificação push para serem enviadas no dia do vencimento do cliente.
- Não: se o parâmetro estiver marcado como não, o sistema não realiza nenhum envio no dia do vencimento dos boletos dos clientes deste parâmetro.
Seção Tipo de envio
Permite realizar a parametrização de mensagem de SMS, mensagem de E-mail, mensagem omnichannel e notificação push para envio do comunicado de vencimento.
- SMS: Campo para inserir a mensagem de SMS que será enviada.
- E-mail: Campo para inserir a mensagem de E-mail para envio de notificação.
- WhatsApp: Campo para inserir a mensagem omnichannel para envio de mensagens via WhatsApp.
- Notificação na central do assinante: Campo para inserir a mensagem de notificação push para envio através da central do assinante.
- Anexar título no envio: Será anexado o PDF no envio de cobrança por e-mail se o parâmetro estiver marcado para considerar o anexo.
Aba Após o Vencimento
A aba Após o vencimento permite a parametrização do envio de cobrança após o vencimento do cliente. Nesta etapa, ações como Aviso de cobrança, Informativo de pendência, Agendar pagamento, Carta de débito e Negativar clientes podem ser configuradas. Mais de um contato pode ser estipulado nesta seção. Clique no botão Novo para estabelecer quais etapas serão configuradas e prossiga para as demais configurações:
Informação:
Esta configuração pode ocorrer em períodos diferentes, mas sempre após o vencimento.
Seção Etapa da Cobrança
A seção Etapa da cobrança permite a configuração das seguintes ações:
- Aviso de cobrança;
- Informativo de pendência;
- Agendar pagamento;
- Carta de débito;
- Negativar clientes.
Aviso de Cobrança, Informativo de Pendência ou Agendar pagamento
Ao selecionar na seção Etapa de Cobrança uma das opções Aviso de Cobrança, Informativo de Pendência e/ou Agendar pagamento, preencha os demais campos:
- Dia após o vencimento: indique a quantidade de dias após o vencimento do cliente em que esta ação será executada.
Tipo de Envio
- SMS: Campo para inserir a mensagem de SMS que será enviada.
- E-mail: Campo para inserir a mensagem de E-mail para envio de notificação.
- WhatsApp: Campo para inserir a mensagem omnichannel para envio de mensagens via WhatsApp.
- Notificação na central do assinante: Campo para inserir a mensagem de notificação push para envio através da central do assinante.
- Anexar título no envio: Será anexado o PDF no envio de cobrança por e-mail se o parâmetro estiver marcado para considerar o anexo.
Ordem de Serviço
- Abrir ordem de serviço:
- Sim: se marcado como sim, habilita o campo OS de cobrança para relacionar ao parâmetro;
- Não: se marcado como não, não vincula ordem de serviço ao parâmetro.
- OS de cobrança: campo habilitado quando o parâmetro anterior estiver marcado como sim. Clique na lupa e selecione uma Ordem de Serviço de Cobrança.
Informação:
Os campos descritos acima são válidos para as três opções citadas.
Carta de Débito
A carta de débito consiste no envio de um documento ao cliente para registrar formalmente a pendência financeira e solicitar o pagamento. Ao selecionar a Carta de Débito como Etapa da Cobrança, preencha os demais campos de configuração:
Carta de débito presencial
- Dia após o vencimento: insira a quantidade de dias após o vencimento da qual a ação será executada;
Carta de Débito
- Modelo de carta: clique na lupa e selecione o modelo de Carta de Cobrança cadastrado no sistema;
- Servidor remetente dos envios de e-mail: clique na lupa e selecione um Servidor de E-mail SMTP que esteja ativo e funcional no sistema;
- E-mail do(s) responsáveis da empresa: insira o endereço de e-mail do colaborador responsável por receber e realizar o encaminhamento das cartas de cobrança.
Importante
Este envio é interno do provedor e não pode ser enviado diretamente ao cliente, devido a questões de validade jurídica.
Negativar Clientes
A etapa Negativar clientes consiste na negativação de um título inadimplente, utilizando integrações de análise de crédito. Preencha os campos relacionados à esta configuração:
- Dia após o vencimento: indique a quantidade de dias após o vencimento do cliente em que esta ação será executada.
Tipo de Envio
- SMS: Campo para inserir a mensagem de SMS que será enviada.
- E-mail: Campo para inserir a mensagem de E-mail para envio de notificação.
- WhatsApp: Campo para inserir a mensagem omnichannel para envio de mensagens via WhatsApp.
- Notificação na central do assinante: Campo para inserir a mensagem de notificação push para envio através da central do assinante.
- Anexar título no envio: Será anexado o PDF no envio de cobrança por e-mail se o parâmetro estiver marcado para considerar o anexo.
Ordem de Serviço
- Abrir ordem de serviço:
- Sim: se marcado como sim, habilita o campo OS de cobrança para relacionar ao parâmetro;
- Não: se marcado como não, não vincula ordem de serviço ao parâmetro.
- OS de cobrança: campo habilitado quando o parâmetro anterior estiver marcado como sim. Clique na lupa e selecione uma Ordem de Serviço de Cobrança.
Aviso:
Caso a filial não possua integração com análise de crédito, a seção “Negativar clientes” não será executada.
Finalizar cobrança
A seção de Finalizar cobrança consiste na finalização do processo de cobrança de um título. Uma cobrança pode ser finalizada ao baixar, cancelar ou renegociar um boleto.
Selecione uma das etapas da cobrança para estabelecer as ações que serão realizadas para cada etapa:
- Recebimento de contas a receber;
- Cancelamento de contas a receber;
- Renegociação de contas a receber;
- Remover negativações (permite configurar a remoção de negativações que foram realizadas pela régua de cobrança);
Em seguida, preencha o tipo de envio:
- SMS: Campo para inserir a mensagem de SMS que será enviada.
- E-mail: Campo para inserir a mensagem de E-mail para envio de notificação.
- WhatsApp: Campo para inserir a mensagem omnichannel para envio de mensagens via WhatsApp.
- Notificação na central do assinante: Campo para inserir a mensagem de notificação push para envio através da central do assinante.
- Anexar título no envio: Será anexado o PDF no envio de cobrança por e-mail se o parâmetro estiver marcado para considerar o anexo.
Casos de Uso
Configuração de Parametrizações Avançadas:
- Permite configurar regras específicas para o envio de cobranças conforme critérios como tipo de cliente, filial ou carteira de cobrança.
Abertura de Ordens de Serviço Automáticas:
- Possibilita a criação automática de ordens de serviço sempre que uma cobrança for registrada, facilitando o gerenciamento operacional.
Monitoramento e Reenvio de Falhas:
- Permite acompanhar o histórico de cobranças, identificar falhas no envio ou na comunicação e reenviar cobranças de forma rápida e prática.
Criando Lotes de Cobranças:
- Todas as cobranças geradas em um determinado dia serão automaticamente agrupadas em lotes automaticamente para facilitar o monitoramento.
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Configuração] --> B[Ativação] B --> C[Execução Diária] C --> D[Monitoramento] D --> E[Ajustes]
Considerações Finais
A Régua de Cobrança é uma ferramenta essencial para automatizar e padronizar o processo de cobrança, reduzindo custos operacionais e aumentando a eficiência na recuperação de crédito.
Etiquetas
ReguaDeCobranca Cobranca Financeiro Automacao GestaoFinanceira