Compromissos (Agenda de Usuário)
Introdução
A funcionalidade de Compromissos no Sistema é uma ferramenta projetada para o gerenciamento eficaz de tarefas, reuniões e eventos corporativos. Ela permite aos usuários organizar suas agendas, atribuir responsabilidades e monitorar o progresso de várias atividades. Esta funcionalidade se integra ao Google Calendar e oferece notificações por e-mail e pop-up, otimizando a organização e o acompanhamento dos compromissos empresariais.
Google Calendar
O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.
Acesso ao Formulário:
Caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários > Compromissos
Entrega de Valor
- Permite a integração com a Agenda do Google (Google Calendar), otimizando a gestão de agendamento de ordens de serviço;
- Promove uma comunicação interna assertiva, oferecendo recursos de notificações ao técnico e minimizando esquecimentos;
- Permite uma melhor distribuição de tarefas e facilita a coordenação entre equipes devido ao compartilhamento da agenda.
Estrutura do Formulário
A estrutura do formulário de Compromissos está relacionada ao formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar). Ao acessar o formulário de Compromissos, o sistema apresenta uma grid com todos os registros de compromissos que foram cadastrados no sistema e que estão relacionados à agenda acessada, organizados em linhas e colunas, em formato de grid.
Campos Principais
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID do evendo no “Google Calendar” | Token gerado automaticamente ao cadastrar o compromisso comunicando com o Google Calendar. |
| Agenda | ID da agenda do colaborador relacionada ao compromisso cadastrada. |
| ID | Número identificador único do compromisso, gerado automaticamente pelo sistema. |
| Título | Nome ou descrição breve do compromisso. |
| Setor | Departamento ou setor relacionado ao compromisso. |
| Data hora início | Data e hora de início do compromisso. |
| Data hora final | Data e hora de término do compromisso. |
| Descrição | Descrição textual do compromisso, campo de preenchimento opcional. |
| Local | Localização do compromisso ou coordenadas geográficas do local. |
| E-mail dos participantes | Ao inserir o e-mail dos participantes, serão notificados por e-mail deste compromisso. |
| Status google | Status da sincronização ou integração com o Google Calendar (Normal, Alterado ou Excluído). |
| Última atualização | Data e hora da última atualização do compromisso. |
| Ao visualizar individualmente um compromisso que consta na grid, o sistema existe suas informações detalhadas. |
Casos de Uso
Agendamento de Compromisso
Um colaborador precisa agendar uma visita técnica para um cliente:
Alternativa 1:
- Ele acessa o formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar) através do caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
- Seleciona a Agenda de usuário do técnico responsável que realizará a visita;
- Clica em Novo;
- Preenche os detalhes do compromisso, incluindo cliente, tipo de serviço e colaborador responsável;
- Salva o compromisso, que agora aparece na agenda do colaborador designado.
Alternativa 2:
- O gerente acessa menu Configurações;
- Em seguida, clica em Suporte e, após, em Ordem de Serviço;
- Clica sobre o botão Novo e realiza a abertura de uma nova ordem de serviço.
- Na sequência, clica no botão Ações > Agendar/Reagendar para criar um agendamento;
- No agendamento, ele define a data inicial, final, uma mensagem e o colaborador responsável e clica em Salvar. Após clicar em Salvar, o agendamento da ordem de serviço é criado e ela constará na agenda do Google do colaborador responsável.
Atenção:
Ao utilizar a Agenda de Usuários, se faz obrigatório o vinculo correto do colaborador responsável na Ordem de Serviço para que ocorra a comunicação com o Google Calendar.
Além disso, é necessário se atentar ao cadastro correto da Agenda de Usuários (Google Calendar), pois precisa haver o vínculo do colaborador e ele precisa estar parametrizado para permitir a integração com o Google Calendar.
Funcionalidades Principais
- Visualização de compromissos por dia, semana ou mês;
- Criação e edição de eventos;
- Atribuição de compromissos a colaboradores específicos;
- Integração com ordens de serviço;
- Notificações e lembretes de compromissos;
- Integração com Google Calendar: A integração com o Google Calendar permite a sincronização dos compromissos, facilitando a gestão de eventos entre plataformas.
Fluxo de Criação de Compromisso
graph TD A[Acessar Agenda de Usuários] --> B[Selecionar Aba Compromissos] B --> C[Clicar em Novo] C --> D[Preencher Dados do Compromisso] D --> E[Configurar Notificações] E --> F[Salvar Compromisso] F --> G[Sincronizar com Google Calendar]
Considerações Finais
A funcionalidade de Compromissos é aliada à gestão do tempo e produtividade corporativa. Ao integrar-se com o Google Calendar e oferecer recursos de notificação personalizáveis, ela não apenas simplifica o agendamento e acompanhamento de tarefas, mas também promove uma melhor comunicação e colaboração entre os membros da equipe. Esta ferramenta é essencial para empresas que buscam otimizar seus processos internos, garantindo que compromissos importantes não sejam esquecidos e que as responsabilidades sejam claramente atribuídas e monitoradas. Em um ambiente de negócios cada vez mais dinâmico, ter um sistema robusto de gerenciamento de compromissos é fundamental para manter a competitividade e eficiência operacional.
- Certifique-se de preencher todos os campos obrigatórios ao criar um novo compromisso;
- A integração com o Google Calendar deve ser configurada previamente para funcionar corretamente;
Etiquetas
Integracoes IntegracaoAgendaDeUsuarios GoogleCalendar Compromissos