Enviar Mensagem de E-mail em Massa - Relatório de Contratos
Introdução
Definição:
Uma Mensagem de E-mail é um serviço de comunicação que permite o envio de mensagens eletrônica através da internet. O e-ail possibilita a troca de informações textuais,além de permitir o anexo de arquivos.
O envio em massa de Mensagens de E-mail é uma ferramenta projetada para a comunicação à um grande público. Esta função promove o envio de uma mensagem direcionada à uma cartela seleta de clientes, baseado nos filtros aplicados através do Formulário Relatório de Contratos. Ao aplicar os filtros no relatório, o processo de envio de Mensagens de E-mail se estende à diversos clientes, proporcionando maior agilidade ao realizar o envio de um comunicado, alerta ou campanha promocional. Além disso, aproveita as informações já disponíveis no sistema para otimizar a comunicação.
Acesso à funcionalidade
Caminho: Relatórios > Relatórios provedor > Relatórios contratos > Relatórios contratos
Requisitos de uso
- O envio de Mensagens de E-mail requer a integração de um E-mail SMTP ao sistema. Este componente é essencial para viabilizar o disparo efetivo das mensagens através de um servidor SMTP.
E-mail SMTP:
Um E-mail SMTP é um padrão técnico que padroniza o método de envio de e-mails, permitindo que servidores troquem dados a partir de um correio eletrônico de mensagens, ao utilizar um serviço de E-mail.
Entrega de valor
- Permite atingir um grande número de usuários simultaneamente;
- Estimula a interação do cliente com o aplicativo/serviço;
- Promove maior facilidade operacional ao enviar um comunicado em massa,
Estrutura da funcionalidade
A funcionalidade de envio de Mensagens de E-mail em massa consiste em:
- Cadastro de Mensagem de E-mail;
- Envio através do Formulário Relatório de Contratos;
Como enviar Mensagem de E-mail em massa
Passo 1: Cadastro de Mensagem de E-mail
Para realizar o disparo, é necessário realizar o cadastro do modelo de mensagem a ser enviada aos clientes. Siga os passos a seguir para realizar a configuração da mensagem:
- Acesse o formulário de Mensagens de E-mail através do caminho: Sistema > CRM > Mensagens > Mensagem e-mail;
- Clique no botão Novo;
- Preencha os campos:
- SMTP: clique na lupa e selecione um E-mail SMTP do qual ficará responsável por realizar o envio das mensagens;
- Descrição: insira uma descrição para facilitar a identificação de mensagens no sistema. Este campo não é visível ao cliente;
- Assunto: insira o assunto da mensagem correspondente ao título do e-mail que será enviado na mensagem;
- Conteúdo: insira o conteúdo da mensagem. Poderá utilizar o Editor HTML para realizar as alterações e ajustes de formatação necessários e também fazer o uso de variáveis.
- Clique em Salvar para validar o cadastro da mensagem de e-mail.
Após cadastrar a mensagem, ela permanecerá disponível no formulário de Mensagens de E-mail para possíveis ajustes e edição, caso necessário. Com a mensagem cadastrada, poderá utilizá-la para realizar os envios manuais e automáticos no sistema.
Passo 2: Envio da mensagem
A mensagem de Mensagem de E-mail pode ser enviada em massa a partir de filtros aplicados no Formulário Relatório de Contratos. Para realizar o envio em massa da mensagem de Mensagem de E-mail cadastrada, siga os passos abaixo:
- Acesse o formulário de Formulário Relatório de Contratos através do caminho: Relatórios > Relatórios provedor > Relatórios contratos > Relatório contratos;
- Na aba Filtros, combine os filtros necessários para aplicar a seleção de clientes que receberá as mensagens;
- Na aba Outros filtros, acrescente demais filtros conforme necessário, de acordo com os campos disponíveis;
- Na aba Envios CRM, no campo E-mail marketing, clique na lupa e selecione a Mensagem de E-mail cadastrada que será enviada à cartela de clientes filtrados;
- Após aplicar os filtros, clique sobre o botão Envios CRM, localizado na parte superior do formulário;
- Selecione a opção Enviar E-mail;
- Após realizar o envio, o sistema retornará uma listagem das mensagens de Mensagem de E-mail que foram enviadas, detalhando também as mensagens de retornaram falha.
Aplicação de filtros:
Exemplo de filtro aplicado: ao selecionar o status do contrato como Ativo e o status de acesso como Corte Manual, somente os clientes que se enquadram nestas condições receberão a mensagem.
Principais motivos de falha nas Mensagens de E-mail:
- Bloqueio do serviço contratado;
- Alteração das credenciais API para estabelecimento da comunicação entre os sistemas;
- Dados de integração incorretos;
- Envios feitos acima do limite do servidor de e-mail;
- Blacklists (listas de domínios ou IPs identificados como suspeitos ou indesejados e bloqueados, a fim de proteger usuários de ameaças).
Caso de uso
- Cenário: Envio de comunicado para clientes ativos que tiveram o acesso à internet cortado devido à inadimplência.
Descrição
Para realizar o envio da Mensagem de E-mail para os clientes inadimplentes com acesso cortado, siga o fluxo abaixo. Este processo envolve o cadastro inicial da mensagem de notificação e a seleção dos clientes específicos aplicando filtros no sistema.
- Inicie o processo acessando o formulário de Mensagens de E-mail para cadastrar o comunicado. Insira o conteúdo da mensagem direcionada a clientes com status de corte por inadimplência.
- Após cadastrar a mensagem, acesse o formulário de Formulário Relatório de Contratos para segmentar os clientes que receberão a mensagem;
- Aplique os filtros de segmentação. Na aba Filtros, aplique os seguintes filtros: - Status do contrato: selecione a opção Ativo para incluir apenas contratos ativos. - Status de Acesso: Marque Corte Manual/Automático para segmentar clientes com o acesso suspenso devido à inadimplência.
- Na aba Outros filtros, aplique os seguintes filtros:
- Cadastro Ativo: Na aba Outros Filtros, selecione Sim para garantir que apenas clientes com cadastro ativo sejam incluídos
- Na aba Envios CRM, insira amensagem:
- E-mail marketing: clique na lupa e selecione a mensagem cadastrada;
- Após selecionar a mensagem, clique em Envios CRM > Enviar E-mail para iniciar o envio aos clientes filtrados;
- Ao final do processo, o sistema exibirá um relatório com os clientes que receberam a notificação. Este relatório inclui o status de cada envio, indicando se foi bem-sucedido ou se houve falhas.
Este processo garante que a comunicação seja direcionada com precisão aos clientes que atendem às condições definidas, aumentando a efetividade do comunicado e evitando o envio para clientes fora do perfil indicado.
Funcionalidades principais
- Permite realizar um envio massivo de mensagens de Mensagem de E-mail à uma cartela seleta de clientes;
- Permite personalizar o envio de mensagens;
- Permite registrar o envio de Mensagens de E-mail e seus respectivos status de envio através dos formulários de Log de E-mail e Aba E-mails enviados - Cliente.
Fluxo de trabalho
flowchart TD A[Início] --> B[Acessar formulário de modelo de Mensagens de E-mail] B --> C[Realizar criação de uma Mensagem de E-mail] C --> D[Escolher tipo de envio em massa] D --> E1[Envio pelo relatório de contratos] E1 --> F1[Acessar o relatório de contratos] F1 --> F2[Selecionar a mensagem que será enviada] F2 --> F3[Aplicar os filtros] F3 --> G1[Enviar] G1--> J[Relatório de envio apresentado na tela] J --> K[Monitorar envios pelos Logs de E-mail]
Considerações finais
Esta abordagem permite uma comunicação mais eficiente e direcionada, melhorando a eficácia das mensagens enviadas e potencializando o engajamento dos clientes. Esta funcionalidade permite comunicar-se eficientemente com um grande número de clientes de forma rápida e direcionada.
Etiquetas
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