Configuração Agenda de Usuários com o Google Calendar
Introdução
Google Calendar
O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.
No sistema, a ferramenta de Agenda de Usuários é projetada para o gerenciamento de compromissos, eventos e atividades dos usuários integrado ao Google Agenda. Este módulo oferece uma solução completa para organização e acompanhamento de tarefas. A integração da agenda do usuário permite sincronizar eventos e compromissos entre o Google Calendar e o sistema, proporcionando uma gestão unificada de agendamentos.
Acesso ao Formulário
Caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários
Requisitos de Uso
Antes de iniciar a configuração, certifique-se de que você possui:
- Uma conta no Google com acesso ao Google Calendar;
Entrega de Valor
- Facilita o gerenciamento de compromissos dos usuários;
- Integra as funcionalidades do sistema com o Google Agenda;
- Proporciona uma visão clara e organizada das atividades programadas, promovendo uma comunicação interna mais fluida e assertiva;
- Centralização de todos os compromissos em um único local;
- Sincronização em tempo real ao enviar atualizações instantaneamente;
- Acessibilidade ao disponibilizar informações em múltiplos dispositivos.
Estrutura da Funcionalidade
O formulário de Agenda de Usuários é uma interface central para a configuração da Agenda e gerenciamento de compromissos no Sistema IXC Soft. Ele permite a criação, edição e visualização de agendas individuais para cada usuário do sistema, com a capacidade de sincronização bidirecional com o Google Agenda
A funcionalidade de Agenda de Usuário no sistema permite a integração e configuração individualizada das agendas do Google para cada colaborador. Este recurso centraliza o gerenciamento de múltiplas agendas em uma única plataforma, oferecendo uma visão unificada e eficiente das programações de toda a equipe. Essa abordagem facilita a coordenação de atividades, otimiza a gestão do tempo e melhora a comunicação interna, permitindo que cada colaborador mantenha sua agenda pessoal enquanto contribui para uma visão global da disponibilidade e compromissos da equipe.
Configuração da Integração da Agenda de Usuário
Passo 1: Permissões do Colaborador
A integração do sistema com o Google requer a definição de parâmetros específicos. Estes parâmetros devem garantir que os cadastros de usuário e colaborador do responsável pela agenda estejam devidamente configurados para que as operações e funcionalidades relacionadas à agenda operem corretamente. Para estabelecer estas definições, siga os passos a seguir:
- Acesse o formulário de Colaboradores através do caminho: Sistema > Folha de pagamento > Colaboradores;
- Selecione o registro do colaborador do qual terá a agenda integrada e clique em Editar;
- Acesse a aba Ordem de Serviço;
- Marque o parâmetro Integração com agenda como sim;
- Clique em Salvar para permitir a integração com o Google Agenda;
Importante:
Confira se os setores atribuídos a este colaborador estão devidamente parametrizados. Este colaborador deve estar atrelado ao setor que for definido posteriormente nas Ordens de Serviço e agendamento de compromissos.
- Em seguida, acesse o formulário de Usuários através do caminho: Configurações > Usuários > Usuários;
- Selecione o usuário do responsável pela agenda e clique em Editar;
- No campo Colaborador/Responsável, inclua o Cadastro de Colaborador do colaborador correspondente;
- Clique em Salvar para concluir a liberação das permissões.
Passo 2: Configurações no Google Calendar
Nesta etapa, é necessário configurar as permissões de acesso para que o sistema possa interagir com a agenda do responsável. Isso envolve:
- Definir as configurações de compartilhamento da agenda.
- Estabelecer as permissões específicas que o sistema necessita para comunicar o cadastro de compromissos e eventos;
- Garantir que estas configurações permitam uma comunicação efetiva entre o sistema e o Google.
Para realizar este procedimento, siga os passos a seguir:
Para cadastrar uma nova agenda:
- Acesse sua agenda do Google através do link https://calendar.google.com;
- No menu lateral esquerdo, localize a seção Outras agendas. Clique no ícone de +, ao lado de “Outras agendas”;
- Clique na opção Criar nova agenda e configure-a com nome e descrição.
- Prossiga com as demais configurações conforme descrito abaixo.
-
Com a agenda criada, localize-a na seção Minhas agendas. Selecione-a e clique nos três pontos para realizar a parametrização de permissões;
-
Selecione a opção Configurações e compartilhamento;
-
Será exibido o menu de Configurações da agenda. Localize a seção Compartilhar com pessoas ou grupos específicos, clique em Adicionar participantes e grupos;
-
Será apresentado o guia Compartilhar com pessoas específicas e seus respectivos campos. Preencha os campos: - No campo Adicionar e-mail ou nome, insira o token: 998050297086-kg564ikfchbjgklsq6k00cnf14iah909@developer.gserviceaccount.com; - No campo Permissões, clique no botão de seleção Fazer alterações e gerenciar compartilhamento;
-
Clique em Enviar para salvar as alterações;
-
Em seguida, na mesma página localize a seção Integrar agenda. No campo ID da agenda, copie o token ou e-mail disponibilizado e armazene este dado. Esta informação será utilizada para estabelecer a comunicação entre o IXC e o Google Calendar.
Dica:
O ID da agenda pode ser armazenado em um bloco de notas para ser utilizado posteriormente.
Passo 3: Configuração da Agenda de Usuários
- Acesse o formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar) através do caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
- Clique no botão Novo para registrar uma nova agenda;
- Na aba Dados agenda, preencha os campos:
- Usuário: clique na lupa e selecione o usuário do colaborador responsável pela agenda;
- Nome da agenda: insira uma breve descrição sobre a agenda para a identificação;
- Token google (id agenda): insira o ID da agenda coletado anteriormente no Google Calendar (Minha agenda > Configurações e compartilhamento > Integrar agenda > ID da agenda);
- Permitir conflito de horário: se estiver marcado como não, o sistema validará se já existe um compromisso marcado para o horário do novo compromisso e impedirá o conflito de horário. Se marcado como sim, o sistema permitirá dois compromissos marcados para o mesmo horário.
Lembre-se:
O ID da agenda deve ser obtido nas configurações da agenda do Google.
- Após preencher os campos necessários, clique em Salvar para finalizar o cadastro da integração.
Após finalizar o cadastro da integração, os Aba (Compromissos) na Agenda de usuários e as ordens de serviço associadas ao Colaborador/Responsável serão automaticamente sincronizados com a Agenda do Google. Esta sincronização garante que todos os compromissos e ordens de serviço apareçam tanto no sistema interno quanto no Google Calendar do colaborador, assegurando consistência e atualização em tempo real entre as plataformas. Essa integração otimiza o gerenciamento de tarefas e melhora a eficiência no acompanhamento de atividades em ambos os ambientes.
Casos de Uso
Visualizar a Google Agenda
O sistema oferece múltiplas opções para visualização de compromissos e ordens de serviço agendadas. Além das abas Aba (Compromissos) na Agenda de usuários e Aba (Agendamentos) na Agenda de Usuários, é possível acessar diretamente a agenda Google do colaborador através do sistema. Para utilizar esta funcionalidade, siga os passos abaixo
- Acesse o formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar) através do caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
- Selecione a agenda de usuário da qual deseja visualizar;
- Clique em Visualizar. O sistema exibirá o calendário do Google Calendar do colaborador em questão, incluindo os dias e horários dos quais existem tarefas/eventos agendados.
Configuração de Acesso Compartilhado à Agenda Google para Equipes
O compartilhamento de uma agenda comum entre equipes é uma prática adotada para o trabalho colaborativo de equipes, fomentando a comunicação clara e assertiva da organização. Para que todos os colaboradores tenham acesso à mesma agenda, mas com diferentes atribuições, é necessário:
- Configurar uma única agenda para todos os colaboradores;
- Permitir o acesso no parâmetro Disponibilizar ao público, através do caminho Minhas agendas > Configurações e compartilhamento > Autorizações de acesso a eventos > habilitar Disponibilizar ao público;
- No sistema IXC, é necessário estabelecer o cadastro de uma Agenda de Usuários (Google Calendar) para cada colaborador, entretanto, inserindo o mesmo ID da agenda para cada registro.
Guia instrutivo:
Para verificar o processo de configuração de agenda de usuários para equipes, siga o manual: Configuração de Acesso Compartilhado à Agenda Google para Equipes
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Configurar permissão do colaborador para integração com Google Calendar] B --> C[Vincular colaborador ao usuário do sistema] C --> D[Liberar acesso do IXC ao Google Calendar] D --> E[Cadastrar agenda de usuário com credenciais no IXC] E --> F{Ação realizada} F -->|Abertura de OS| G[Abrir OS] F -->|Cadastro de compromisso| H[Cadastrar compromisso] G --> I[Sincronizar com Google Calendar] H --> I I --> J[Colaborador notificado sobre andamento de tarefas e eventos] J --> K[Monitoramento de compromissos] K --> F
Considerações Finais
O módulo de Agenda de Usuários é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de atividades e compromissos no Sistema IXC Soft. Sua integração com o Google Agenda amplia a acessibilidade e eficiência no controle de agendamentos.
Etiquetas
Integracoes IntegracaoGoogleAgenda GoogleCalendar