Assinatura Digital pela Ordem de Serviço
Introdução
A assinatura digital pela Ordem de Serviço é uma funcionalidade essencial para garantir a autenticidade e integridade dos documentos gerados no sistema. Ela está relacionada com a integração do IXC Assina, sendo utilizada para enviar o link de assinatura digital pelos processos da ordem de serviço.
O que é assinatura digital no contexto de uso do IXC Assina?
A assinatura digital utilizando a integração IXC Assina é uma modalidade prática e digital de assinatura de documentos. O IXC Assina viabiliza o envio de um link de assinatura digital e permite que o cliente assine o documento de forma totalmente online, com segurança e validade jurídica.
Requisitos de uso
- Integração com o IXC Assina previamente configurada.
Benefícios
- Redução do uso de papel, contribuindo para a sustentabilidade;
- Aumento da segurança e autenticidade dos documentos;
- Facilidade de armazenamento e recuperação de documentos assinados;
- Validade jurídica;
- Aumento da segurança e confiabilidade das assinaturas;
- Melhoria na experiência do cliente;
- Maior facilidade e rapidez para fechar vendas;
Passo a Passo
Integração
Com a integração previamente configurada no sistema, determine o tipo de envio do link de assinatura digital para o cliente. Para configurar o envio pela ordem de serviço na integração, siga estes passos:
- Acesse o formulário de Integrações de Assinatura Digital pelo caminho: Menu configurações > Integrações > Integrações assinatura digital;
- Selecione e edite a integração desejada;
- Navegue até a aba Configurações;
- Selecione a opção Ordem de serviço no campo Método para envio do link de assinatura digital;
- Clique em Salvar para definir a O.S. como método de envio do link.
Assunto
Após configurado a integração é necessário criar o assunto que será utilizado para o envio. Siga as etapas abaixo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Suporte > pasta Cadastros > Assuntos;
- Clique no botão Novo;
- Preencha o campo obrigatório Assunto e navegue até a aba Parâmetros O.S;
- Preencha o campo obrigatório Modelo de impressão;
- Navegue até a seção Preferências gerais O.S;
- Marque a opção Sim no campo Integração assinatura digital;
- Clique em Salvar.
Atenção
O campo Integração assinatura digital só pode ser definido na criação de um novo assunto e não pode ser alterado após salvar.
Configurações ordem de serviço
Agora será necessário configurar os parâmetros para abertura da O.S. Siga as etapas abaixo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu Configurações > Processos > Configurações de Ordem de Serviço.
- Clique no botão Novo.
- Preencha os campos obrigatórios:
- Descrição
- Prioridade
- Setor
- No campo Assunto busque e selecione o assunto criado anteriormente para integração da assinatura digital;
- Configure a aba Filtros para Abertura conforme desejado e clique em Salvar.
Processos
Agora, criaremos a tarefa no processo e inserir a configuração criada anteriormente. Siga estas etapas:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Processos > Processos;
- Selecione e edite o processo desejado;
- Navegue até a aba Tarefas;
- Verifique em qual sequência desejada será utilizada o envio do link para o cliente, se necessário ajuste as demais tarefas;
- Clique no botão Novo;
- Preencha os campos obrigatórios:
- Setor
- Descrição
- Sequência
- Configure a aba Avançado conforme desejado e clique em Salvar;
- Navegue até a aba Interações e clique em Novo;
- No campo Ordem de serviço busque e selecione a configuração criada anteriormente;
- Clique em Salvar.
Se for necessário criar um novo processo, leia a documentação: Processos de ordem de serviço.
Funcionamento
O funcionamento consiste em abrir um Atendimento e vincular o processo desejado, seguindo o fluxo de tarefas conforme configurado. Será aberta uma ordem de serviço e enviado um link para o cliente realizar a assinatura. Após a assinatura, a ordem de serviço será finalizada automaticamente e o status de acesso do contrato será atualizado. É possível configurar a ativação do contrato pelo processo, automatizando ainda mais as ações do sistema. Para mais detalhes, leia a documentação: Ativação do contrato pela ordem de serviço.
Fluxo de trabalho
graph TD A[Contratação IXC Assina] --> B[Configuração da Integração] B --> C[Criação do Assunto] C --> D[Criação da Configuração de O.S.] D --> E[Criação da Tarefa]
Considerações Finais
A configuração da assinatura digital pela Ordem de Serviço é um processo importante para modernizar e otimizar o fluxo de trabalho da empresa. Ao seguir o passo a passo detalhado e compreender o fluxograma, os usuários poderão implementar essa funcionalidade eficientemente, garantindo maior segurança e agilidade nos processos relacionados às ordens de serviço. É fundamental manter as configurações atualizadas e treinar a equipe para utilizar corretamente essa ferramenta, maximizando seus benefícios.
Etiquetas
AssinaturaDigital OrdemDeServico Configuracao Seguranca AssinaturaDoContrato ProcessosAutomatizados