Aba Agenda - Prospecção
Introdução
A aba Agenda, localizada no formulário de Cadastro de Prospecção permite gerenciar e organizar eventos relacionados ao cadastro de Prospecções de forma eficiente, com a possibilidade de integração com o [Google Calendar](Google Calendar), oferecendo recursos de notificação por e-mail e pop-up. Esta funcionalidade permite uma organização eficiente das atividades diárias, facilitando o acompanhamento de tarefas e retornos necessários.
Google Calendar
O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.
Acesso ao Formulário:
Caminho: Sistema > CRM > Prospecções > Agenda
Entrega de valor
O formulário de Agenda (Compromissos) é uma ferramenta essencial para o gerenciamento eficiente de agendas e atividades no Sistema. Sua utilização traz diversos benefícios que impactam positivamente a produtividade e organização da empresa, entre eles:
- Centralização de informações de agendamentos por Prospecção;
- Melhoria no acompanhamento de interações com Prospecções;
- Notificações e registro de compromissos.
- Permite a integração com a Agenda do Google (Google Calendar), otimizando a gestão de agendamento de ordens de serviço;
- Promove uma comunicação interna assertiva, ao promover recursos de notificações ao técnico, minimizando esquecimentos;
- Permite uma melhor distribuição de tarefas e facilita a coordenação entre equipes devido ao compartilhamento da agenda.
Estrutura do Formulário
Ao acessar a aba Agenda no cadastro de Prospecção, o sistema apresenta uma grid com todos os registros de compromissos que foram cadastrados relacionados à Prospecção em questão.
Campos Principais
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Vincular agendamento com a agenda do usuário | Permite a comunicação com o Google Calendar do responsável vinculado no compromisso, notificando-o no App e sendo registrado na Agenda |
| ID | ID do compromisso |
| Cliente/Prospecção | Identifica o Cliente ou Prospecção relacionado ao compromisso |
| Responsável | Colaborador responsável pelo compromisso |
| Tipo de Agendamento | Categoriza o tipo de compromisso |
| Texto padrão | Define um texto padrão para o tipo de compromisso selecionado |
| Assunto | Define o assunto do compromisso |
| Descrição | Detalhes e notas sobre o compromisso |
| Início | Define a data e hora de início do compromisso |
| Fim | Estabelece a data e hora de término do compromisso |
| Status | Indica o estado atual do compromisso (ex: agendado, concluído) |
| (Integração com Google Agenda) ID do evento no Google Calendar | Registra o ID do evento na agenda do Google, determinando a comunicação com a plataforma |
| Local | Endereço do compromisso |
| E-mail dos participantes | E-mail dos participantes do compromisso |
| Status Google (Normal, alterado ou excluído) | Define o status do compromisso na agenda do Google |
Casos de Uso
Cadastro de Compromissos com Integração ao Google Calendar - Cliente
- O sistema permite o registro direto de compromissos no cadastro do Prospecção, vinculando-os automaticamente ao Prospecção e aos responsáveis pelo evento. Quando configurado, o sistema também sincroniza esses compromissos com o Google Calendar.
Guia instrutivo:
Acesse o material de como realizar o cadastro de um compromisso integrando com o Google Calendar: Cadastro de Compromissos com Integração ao Google Calendar - Cliente.
Funcionalidades Principais
- Visualização de compromissos por dia, semana ou mês;
- Criação e edição de eventos;
- Atribuição de compromissos a colaboradores específicos;
- Integração com ordens de serviço;
- Notificações e lembretes de compromissos;
- Integração com Google Calendar: A integração com o Google Calendar permite a sincronização dos compromissos, facilitando a gestão de eventos entre plataformas.
Integração com Google Calendar
- A sincronização com o Google Calendar permite uma visão unificada dos compromissos em ambas as plataformas, tanto no IXC Soft como no Google Calendar.
Sistema de notificações
- Envio automático de lembretes via e-mail para garantir que nenhum compromisso seja esquecido.
Reagendamento simplificado
- Possibilidade de finalizar um compromisso e criar um novo agendamento mantendo os dados originais.
Vinculação com usuário
- Opção de associar o compromisso diretamente à agenda do usuário responsável.
Gerenciamento de status
- Acompanhamento do ciclo de vida do compromisso, desde sua criação até a finalização.
Atenção:
Ao utilizar a Agenda de Usuários, se faz obrigatório o vinculo correto do colaborador responsável na Ordem de Serviço para que ocorra a comunicação com o Google Calendar.
Além disso, é necessário se atentar ao cadastro correto da Agenda de Usuários (Google Calendar), pois precisa haver o vínculo do colaborador e ele precisa estar parametrizado para permitir a integração com o Google Calendar.
Atenção:
A finalização de um compromisso no sistema não altera seu status no Google Calendar. Esta ação é destinada apenas ao controle de status interno no IXC, não afetando o evento correspondente na plataforma Google.
Fluxo de Criação de Compromisso
graph TD Z[Acessar cadastro do Prospecção] --> Y[Acessar aba Agenda] Y --> A[Criar compromisso] A --> B{Vincular à agenda?} B -->|Sim| C[Sincronizar com Google Calendar] B -->|Não| D[Salvar localmente] C --> E[Configurar notificações] D --> E E --> F[Acompanhar status] F --> G{Finalizado?} G -->|Sim| H[Registra no sistema] G -->|Não| I[Reagendar se necessário] I --> A
Considerações Finais
A aba Agenda no sistema IXC é uma ferramenta desenvolvida para centralizar o gerenciamento de atividades, promovendo eficiência e organização. Sua integração com outros módulos e com o Google Calendar oferece uma solução completa para o acompanhamento de tarefas e compromissos.
- Certifique-se de preencher todos os campos obrigatórios ao criar um novo compromisso.
- A integração com o Google Calendar deve ser configurada previamente para funcionar corretamente.
- As notificações por e-mail dependem das configurações de e-mail do sistema.
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