Arquivos do Processo

Introdução

A aba Arquivos No Processo permite gerenciar os documentos e arquivos associados a um processo específico no sistema. Esta funcionalidade é essencial para manter uma organização eficiente e centralizada de todos os documentos relevantes para cada processo.

Acesso à aba Arquivos

Caminho: Menu configurações > Processos > Processos > aba Arquivos

Benefícios

• Centralização de documentos relacionados ao processo
• Fácil acesso e recuperação de informações importantes
• Melhoria na organização e rastreabilidade de documentos
• Suporte à conformidade e auditorias

Estrutura da Aba Arquivos

O formulário de Arquivos está estruturado em uma grid, que reúne as informações de todos os registros de arquivos vinculados ao processo. Esta grid está organizada em linhas e colunas e cada registro individual corresponde ao mesmo formulário que armazena os detalhes dos arquivos, permitindo operações como adicionar novo arquivo, editar, excluir, visualizar e baixar arquivos.

Campos Principais

Campo	Descrição
ID	Identificação única do arquivo no sistema
ID processo	Identificação do processo ao qual o arquivo está vinculado
Descrição	Descrição detalhada do arquivo
Tipo de documentação	Tipo de documentação, podendo ser um arquivo ou um link.
Anexar arquivo	Campo para anexar o arquivo a ser vinculado ao processo
Data envio	Data de envio do arquivo
Operador	Nome do operador responsável pelo envio do arquivo

Funcionalidades Principais

• Carregar arquivos para anexar ao processo
• Excluir arquivo
• Duplicar arquivo
• Visualizar arquivos existentes no processo

Exemplo de Uso

Anexar Documentação de Suporte

• Cenário: Necessidade de adicionar documentos que fundamentam uma etapa do processo
• Processo:
  1. Acesse o formulário através do seguinte caminho: Menu configurações > Processos > Processos > Edita o processo desejado > aba Arquivos;
  2. Clique em Novo;
  3. No campo Tipo de documentação, escolha a opção Arquivo;
  4. Clique no botão Arquivo no campo Anexar arquivo;
  5. Selecione o arquivo desejado;
  6. Clique em Salvar.

Revisão de Documentos do Processo

• Cenário: Uma auditoria interna requer a revisão de toda a documentação associada a um processo.
• Processo:
  1. Acesse o formulário através do seguinte caminho: Menu Configurações > Processos > Processos > Editar o processo desejado > aba Arquivos;
  2. Utilize as opções Visualizar Arquivo ou Baixar Arquivo para acessar os arquivos existentes;
  3. Caso seja necessário remover um arquivo, utilize o botão Deletar. Para adicionar um novo arquivo, utilize o botão Novo;
  4. Atualize ou substitua documentos conforme necessário.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    A[Acessar Processo] --> B[Abrir aba Arquivos]
    B --> C{Ação desejada}
    C --> |Adicionar| D[Botão Novo]
    C --> |Baixar arquivo| E[Botão Baixar arquivo]
    C --> |Exclusão| F[Botão Deletar]
    D --> G[Atualizar Listagem]
    E --> G
    F --> G
    G --> H[Fim]

Considerações Finais

A aba Arquivos no Processo é uma ferramenta fundamental para manter a organização e a integridade documental de cada processo no sistema. Ao utilizar corretamente esta funcionalidade, os usuários podem garantir que todos os documentos relevantes estejam prontamente disponíveis e adequadamente arquivados, facilitando o acesso à informação e suportando a eficiência operacional da empresa.

Etiquetas

Processos GerenciamentoDocumentos Arquivos ArquivosDoProcesso Fluxograma

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