Processo de Compras
Introdução
O processo de compras é uma função vital para qualquer empresa, ao envolver a aquisição de bens e serviços necessários para o funcionamento da organização. Uma gestão eficiente deste processo pode resultar em economia de custos, melhoria na qualidade dos produtos adquiridos e otimização do fluxo de trabalho. O módulo de Processo de Compras no sistema permite um controle detalhado e automatizado de todas as etapas envolvidas, desde a requisição até a entrega dos itens.
Acesso ao Formulário
Caminho: Menu sistema > Entradas
Benefícios
- Centralização das informações de compras
- Aumento da transparência no processo de aquisição
- Redução de erros e retrabalho
- Melhor controle de custos e orçamentos
- Agilidade na tomada de decisões
- Rastreabilidade completa do processo de compra
- Integração com outros módulos do sistema, como estoque e financeiro
Passo a Passo
Realizaremos o processo completo, desde a requisição até a compra
Requisição de compra
Criando a requisição de compra
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Entradas > Requisição de compra;
- Clique no botão Novo;
- Preencha os campos obrigatórios:
- Filial
- Descrição geral
- Colaborador solicitante
- Clique em Salvar;
- Navegue até a aba Produtos e clique em Novo;
- Informe o produto e a quantidade desejada e clique em Salvar;
- Insira mais produtos, se necessário.
Liberando a requisição
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Entradas > Requisição de compra;
- Selecione a requisição desejada e clique no botão Liberar requisição.
Liberação automática da requisição de compra
É possível parametrizar para que a requisição já fique com a situação de liberada no momento da criação. Para essa configuração siga o passo a passo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais;
- Navegue até a aba Entradas;
- Verifique a seção Requisição;
- No campo Liberar requisição de compra altere para não;
- Clique em Salvar.
Cancelando a requisição
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Entradas > Requisição de compra;
- Selecione a requisição desejada e clique no botão Cancelar requisição;
- Confirme a ação;
- Preencha o campo Descrição e clique em Salvar.
Pedido de compra
Após a criação da requisição, criaremos o pedido e o vincularemos à requisição. Siga o passo a passo abaixo:
Criando o pedido de compra
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Entradas > Pedido de compra;
- Clique no botão Novo;
- Preencha os campos obrigatórios:
- Data da criação
- Fornecedor
- Condição de pagamento
- Caso necessário, preencha os demais campos e clique em Salvar;
- Navegue até a aba Requisição de compra e clique no botão Novo;
- No campo Requisição de compra busque e selecione a requisição que será vinculada ao pedido;
- Clique em Salvar;
- Navegue até a aba Produtos e verifique as informações complementares, como o valor unitário e salve.
Após vincular a requisição de compra, ela passará a ter o status de Fechado.
Liberando o pedido de compra
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Entradas > Pedido de compra;
- Selecione o pedido desejado e clique no botão Liberar pedido.
Liberação automática do pedido de compra
É possível parametrizar para que o pedido já fique com a situação de liberado no momento da criação. Para essa configuração siga o passo a passo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais;
- Navegue até a aba Entradas;
- Verifique a seção pedido;
- No campo Liberar pedido altere para não;
- Clique em Salvar.
Cancelando o pedido de compra
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Entradas > Pedido de compra;
- Selecione o pedido desejado e clique no botão Cancelar pedido;
- Confirme a ação;
- Preencha o campo Motivo do cancelamento e clique em Salvar.
Entrada Manual
Para concluir todo o processo e realizar a entrada dos produtos no sistema, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Entradas > Compra;
- Clique em Nova entrada manual;
- Preencha os campos obrigatórios:
- Tipo de documento
- Fornecedor
- Condição de pagamento
- Filial
- Data emissão
- Data entrada
- Frete por conta
- Clique em Salvar e navegue até a aba Pedido de compra;
- Clique no botão Novo;
- No campo Pedido de compra, busque e selecione o pedido de compra criado anteriormente;
- Clique no botão Salvar;
- Navegue até a aba Produtos e verifique as informações;
- Concluídas as etapas anteriores e verificado que está tudo correto, finalize a entrada clicando no botão Finalizar Entrada;
- Caso seja necessário gerar financeiro, conforme o tipo de documento inserido, clique no botão Salvar e Gerar Financeiro;
- Após isso clique no botão Validar e Finalizar.
Apenas os pedidos de compra vinculados ao mesmo fornecedor da entrada e que estejam com o status de liberação como Liberado serão listados.
Após vincular o pedido de compra, ele passará a ter o status de Fechado.
Avisos Importantes
- Se a entrada for feita por XML ou DF-E, o sistema não importará os itens para a aba de produtos, realizando apenas o vínculo.
- Na entrada XML, o pedido de compra só pode ser vinculado na wizard do xml.
- Para vincular o pedido de compra na entrada DF-E, é necessário que ele contenha os mesmos produtos informados na aba Produtos da entrada.
Fluxo de trabalho
graph TD A[Início] --> B[Criar requisição de compra] B --> C[Criar pedido de compra] C --> D[Vincular requisição] D --> E[Criar entrada] E --> F[Vincular pedido de compra] F --> G[Finalizar entrada] G --> Fim
Considerações Finais
O Processo de Compras é uma ferramenta essencial para garantir eficiência e controle nas aquisições da empresa. Ao seguir o passo a passo detalhado e utilizar todas as funcionalidades disponíveis no sistema, é possível obter uma visão completa de todo o ciclo de compras, desde a requisição inicial até a entrada dos produtos. É importante manter todos os dados atualizados e utilizar as opções de aprovação para garantir a conformidade com as políticas internas da empresa.
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