Auditoria de Registros no Sistema

Introdução

A auditoria de registros no sistema é uma ferramenta essencial que permite monitorar alterações realizadas pelos usuários. Essa funcionalidade registra ações executadas, datas, horários, usuários envolvidos e o tipo de modificação (inserção ou edição). A auditoria é imprescindível para garantir a rastreabilidade, a integridade dos dados e a segurança do ambiente, tornando-se útil para identificar inconsistências, irregularidades e mudanças não autorizadas.

Acesso ao Formulário

Caminho: Escolha um registro no sistema e clique no ícone de relógio com sentido anti-horário.

Entrega de Valor

• Segurança de Dados: Proporciona proteção ao registrar todas as atividades realizadas no sistema, ajudando a evitar alterações indevidas.
• Transparência Operacional: Garante a rastreabilidade das ações, aumentando a confiança nos processos e nos registros do sistema.
• Detecção de Irregularidades: Permite identificar comportamentos fora do padrão ou alterações que precisam de revisão, agilizando a tomada de decisão.
• Apoio para Auditorias Externas: Fornece informações detalhadas que podem ser utilizadas para comprovar conformidade com normas e políticas organizacionais.
• Histórico de Atividades: Mantém um registro cronológico das interações no sistema, que pode ser usado para consultas futuras ou relatórios estratégicos.

Estrutura do Formulário

O formulário de auditoria é gerado em formato PDF como somente leitura, com possibilidade de download. Ele contém informações detalhadas como:

• Nome do usuário que visualizou a auditoria
• E-mail de acesso
• Endereço e telefone da filial associada
• Data do relatório
• Tabela no banco de dados à qual pertence o registro auditado
  Além disso, cada relatório apresenta os seguintes campos-chave:

Campo	Descrição
Forma	Indica se a alteração foi realizada por um usuário ou pelo sistema.
Usuário	Nome do usuário responsável pela alteração.
Operação	Ação realizada, como “Inserir” ou “Editar”.
Data	Data e horário em que a alteração ocorreu.

Casos de Uso

Identificando mudanças em um contrato com status incorreto

1. Acesse o contrato do cliente:

   • Na aba de cliente, clique no ícone de auditoria.

2. Verifique a auditoria do contrato:

   • Na primeira página do PDF, localize a data de inserção do contrato no sistema e o status inicial.
   • Em seguida, analise as páginas posteriores para verificar se o contrato foi assinado pelo cliente ou ativado manualmente por um usuário.

Como identificar a forma de ativação do contrato?

• Pelo usuário:
  • O nome do usuário será exibido.
  • A operação será Editou.
  • Dados como data de ativação e status de acesso estarão registrados.
  • O Request (Requisição) será: /aplicativo/cliente_contrato/action/action.php?actionbotaoAjax_19532.
• Pelo cliente:
  • Sistema será informado como usuário.
  • A operação será “Editou”.
  • O Request (Requisição) será: /central_assinante_web/, indicando assinatura feita via central.

3. Cheque a data de renovação:

   • Caso a assinatura tenha sido realizada pelo cliente, verifique se no mesmo registro consta o campo Data de Renovação.
   • Se aparecer, significa que a data foi preenchida previamente, antes da assinatura, gerando essa inconsistência.

4. Analise mudanças no status:

   • Se o status alterado para Aguardando assinatura e, em seguida, retornou para Ativo, o sistema entende como uma renovação.

5. Corrija o problema:

   • Caso o contrato ainda não tenha completado o período de fidelidade, ajuste a Data de Renovação manualmente e salve as alterações.

A Data de Renovação deve ser preenchida somente quando o contrato já passou do período de fidelidade e está efetivamente sendo renovado. Para indicar o prazo de renovação futura, utilize o campo Data de Expiração do Contrato, na aba Taxas de Ativação.

Auditoria em Contas a Receber

1. Acesse: Menu Sistema > Receber > Contas a Receber.
2. Clique no ícone de auditoria do registro e visualize as informações detalhadas.

Funcionalidades Principais

• Identificação de Alterações: Detalha as modificações realizadas, indicando o responsável e o impacto.
• Acompanhamento em Tempo Real: Permite verificar eventos no sistema à medida que acontecem.
• Correção de Erros: Facilita a identificação de inconsistências para ajustes rápidos.
• Histórico Completo: Gera um log com informações completas sobre ações realizadas no sistema.
• Consultas Simplificadas: Disponibiliza os dados em formato PDF para análise e documentação.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    A[Início: Identificar o Problema] --> B[Acessar Registro do Sistema]
    B --> C[Clique no Ícone de Auditoria]
    C --> D[Baixe o PDF Auditoria]
    D --> E[Analise o Registro de Alterações]
    E --> F{Problema Identificado?}
    F -->|Sim| G[Corrija o Registro ou Campo Impactado]
    F -->|Não| H[Verifique Alterações em Campos Adicionais]
    G --> I[Fim: Registro Reajustado]
    H --> E

Considerações Finais

A auditoria de registros é uma ferramenta indispensável para manter a transparência, segurança e rastreabilidade no sistema. Por meio dela, é possível detectar inconsistências, rastrear ações de usuários e corrigir problemas de maneira eficiente. Utilizando as funcionalidades descritas, sua empresa pode assegurar o cumprimento de normas internas e externas, além de otimizar os processos administrativos.

As páginas da auditoria não exibem apenas os dados que foram editados, mas sim uma visão completa de como os dados da página ficaram após cada alteração. Para identificar o campo que sofreu modificação, é necessário comparar a última página da auditoria com as anteriores, analisando as mudanças ocorridas.

Etiquetas

Auditoria SegurancaDeDados GestaoDeRegistros

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