Configuração de Acesso Compartilhado à Agenda Google para Equipes
Introdução
O compartilhamento de uma agenda comum entre equipes é uma prática adotada para o trabalho colaborativo de equipes, fomentando a comunicação clara e assertiva da organização. Para que todos os colaboradores tenham acesso à mesma agenda, mas com diferentes atribuições. O sistema permite realizar este procedimento a partir do uso da Agenda de Usuários (Google Calendar) associada à integração com o Google Calendar.
Google Calendar
O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.
Acesso à Configuração:
Caminho: Sistema > Suporte > Agenda de Usuários
- Este documento visa instruir sobre como permitir que diferentes colaboradores visualizem e compartilhem a mesma agenda do Google, utilizando a funcionalidade de Agenda de Usuários (Google Calendar) no sistema. O guia fornecerá passos detalhados para configurar e otimizar o compartilhamento de agendas entre membros da equipe.
Requisitos de Uso
Antes de iniciar a configuração, certifique-se de que você possui:
- Uma conta no Google com acesso ao Google Calendar;
Entrega de Valor
- Facilita o gerenciamento de compromissos dos usuários;
- Integra as funcionalidades do sistema com o Google Agenda;
- Proporciona uma visão clara e organizada das atividades programadas, promovendo uma comunicação interna mais fluida e assertiva;
- Centralização de todos os compromissos de todos os colaboradores em um único local;
- Sincronização em tempo real ao enviar atualizações instantaneamente;
Estrutura da Funcionalidade
A funcionalidade de compartilhamento de agenda é centralizada no formulário de Agenda de Usuários, que serve como interface principal para a configuração de agendas e gerenciamento de compromissos no Sistema IXC Soft. Esta ferramenta permite a criação, edição e visualização de agendas individuais para cada usuário do sistema, oferecendo sincronização bidirecional com o Google Agenda. Isso garante que as informações estejam sempre atualizadas em ambas as plataformas, otimizando a coordenação e o planejamento de atividades da equipe.
Configuração de Acesso Compartilhado à Agenda Google para Equipes
O acesso compartilhado à agenda do Google consiste principalmente nas configurações:
- Configurar uma única agenda (Google Calendar) para todos os colaboradores;
- Permitir o acesso de diferentes e-mails no parâmetro Disponibilizar ao público, através do caminho Minhas agendas > Configurações e compartilhamento > Autorizações de acesso a eventos > habilitar Disponibilizar ao público, no Google Calendar;
- No sistema IXC, é necessário estabelecer o cadastro de uma Agenda de Usuários (Google Calendar) para cada colaborador, entretanto, inserindo o mesmo ID da agenda para cada registro
Para realizar estas configurações, siga os passos a seguir:
Passo 1: Permissões do Colaborador
A integração do sistema com o Google requer a definição de parâmetros específicos. Estes parâmetros devem garantir que os cadastros de usuário e colaborador do responsável estejam devidamente configurados para que as operações e funcionalidades relacionadas à agenda operem corretamente. Para estabelecer estas definições, siga os passos a seguir:
- Acesse o formulário de Colaboradores através do caminho: Sistema > Folha de pagamento > Colaboradores;
- Selecione o registro do colaborador do qual terá a agenda integrada e clique em Editar;
- Acesse a aba Ordem de Serviço;
- Marque o parâmetro Integração com agenda como sim;
- Clique em Salvar para permitir a integração com o Google Agenda;
Importante:
Confira se os setores atribuídos a este colaborador estão devidamente parametrizados. Este colaborador deve estar atrelado ao setor que for definido posteriormente nas Ordens de Serviço e agendamento de compromissos.
- Em seguida, acesse o formulário de Usuários através do caminho: Configurações > Usuários > Usuários;
- Selecione o usuário do responsável pela agenda e clique em Editar;
- No campo Colaborador/Responsável, inclua o Cadastro de Colaborador do colaborador correspondente;
- Clique em Salvar para concluir a liberação das permissões.
Passo 2: Configurações no Google Calendar
Nesta etapa, é necessário configurar as permissões de acesso para que o sistema possa interagir com a agenda do responsável. Isso envolve:
- Definir as configurações de compartilhamento da agenda.
- Estabelecer as permissões específicas que o sistema necessita para comunicar o cadastro de compromissos e eventos;
- Garantir que estas configurações permitam uma comunicação efetiva entre o sistema e o Google.
Para realizar este procedimento, siga os passos a seguir:
- Com a agenda criada, localize-a na seção Minhas agendas. Selecione-a e clique nos três pontos para realizar a parametrização de permissões;
- Selecione a opção Configurações e compartilhamento;
- Será exibido o menu de Configurações da agenda. Localize a seção Compartilhar com pessoas ou grupos específicos, clique em Adicionar participantes e grupos;
- Será apresentado o guia Compartilhar com pessoas específicas e seus respectivos campos. Preencha os campos: - No campo Adicionar e-mail ou nome, insira o token: 998050297086-kg564ikfchbjgklsq6k00cnf14iah909@developer.gserviceaccount.com; - No campo Permissões, clique no botão de seleção e selecione obrigatoriamente a opção Fazer alterações e gerenciar compartilhamento;
Atenção:
No campo Permissões, ao selecionar as permissões como:
- Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes);
- Mais detalhes de todos os eventos
O sistema não irá estabelecer a comunicação com o Google Calendar. Portanto, determine permissões que possibilitem o sistema realizar alterações e/ou gerenciar compartilhamento.
Dica:
Além da configuração do token de identificação do sistema, também poderá incluir neste parâmetro o e-mail dos participantes. Para isso, clique em Adicionar participantes e grupos > insira o e-mail do responsável > defina a permissão de acesso > Enviar.
- Clique em Enviar para salvar as alterações;
- Em seguida, na mesma página localize a seção Integrar agenda. No campo ID da agenda, copie o token ou e-mail disponibilizado e armazene este dado. Esta informação será utilizada para estabelecer a comunicação entre o IXC e o Google Calendar.
Passo 3: Configuração da Agenda de Usuários
Nesta etapa, é necessário cadastrar uma agenda individual para cada colaborador inserindo o mesmo ID de agenda obtido no passo anterior. Siga o processo descrito a seguir, repetindo-o para cada colaborador que precisa ter acesso a esta agenda. Este procedimento garantirá que todos os membros da equipe tenham suas próprias agendas configuradas corretamente no sistema.
- Acesse o formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar) através do caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
- Clique no botão Novo para registrar uma nova agenda;
- Na aba Dados agenda, preencha os campos:
- Usuário: clique na lupa e selecione o usuário do colaborador responsável pela agenda;
- Nome da agenda: insira uma breve descrição sobre a agenda para a identificação;
- Token google (id agenda): insira o ID da agenda coletado anteriormente no Google Calendar (Minha agenda > Configurações e compartilhamento > Integrar agenda > ID da agenda);
- Permitir conflito de horário: se estiver marcado como não, o sistema validará se já existe um compromisso marcado para o horário do novo compromisso e impedirá o conflito de horário. Se marcado como sim, o sistema permitirá dois compromissos marcados para o mesmo horário.
- Após preencher os campos necessários, clique em Salvar para finalizar o cadastro da integração.
Lembre-se:
Repita o processo de configuração para cada usuário, garantindo que todos os membros da equipe tenham acesso a agenda compartilhada.
Após finalizar o cadastro da integração, os Aba (Compromissos) na Agenda de usuários e as ordens de serviço associadas ao Colaborador/Responsável serão automaticamente sincronizados com a Agenda do Google. Esta sincronização garante que todos os compromissos e ordens de serviço apareçam tanto no sistema interno quanto no Google Calendar do colaborador, assegurando consistência e atualização em tempo real entre as plataformas. Essa integração otimiza o gerenciamento de tarefas e melhora a eficiência no acompanhamento de atividades em ambos os ambientes.
Compartilhamento:
As Ordens de Serviço (O.S.) e Compromissos registrados no sistema são automaticamente sincronizados com a agenda compartilhada. Cada colaborador tem sua própria Agenda de Usuários (Google Calendar) no sistema, mas todos acessam a mesma agenda compartilhada. Assim, todas as atividades registradas ficam visíveis para todos os colaboradores com acesso.
Casos de Uso
Visualizar a Google Agenda
O sistema oferece múltiplas opções para visualização de compromissos e ordens de serviço agendadas. Além das abas Aba (Compromissos) na Agenda de usuários e Aba (Agendamentos) na Agenda de Usuários, é possível acessar diretamente a agenda Google do colaborador através do sistema. Para utilizar esta funcionalidade, siga os passos abaixo
- Acesse o formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar) através do caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
- Selecione a agenda de usuário da qual deseja visualizar;
- Clique em Visualizar. O sistema exibirá o calendário do Google Calendar do colaborador em questão, incluindo os dias e horários dos quais existem tarefas/eventos agendados.
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Configurar permissão do colaborador para integração com Google Calendar] B --> C[Vincular colaborador ao usuário do sistema] C --> D[Liberar acesso do IXC ao Google Calendar] D --> E[Cadastrar agenda de usuário com credenciais no IXC] E --> F{Ação realizada} F -->|Abertura de OS| G[Abrir OS] F -->|Cadastro de compromisso| H[Cadastrar compromisso] G --> I[Sincronizar com Google Calendar] H --> I I --> J[Colaborador notificado sobre andamento de tarefas e eventos] J --> K[Monitoramento de compromissos] K --> F
Considerações Finais
A implementação de uma agenda compartilhada através do Google Calendar oferece uma solução eficaz para a coordenação de equipes no ambiente corporativo. Este sistema integrado permite que todos os colaboradores visualizem e gerenciem Ordens de Serviço e Compromissos em uma plataforma unificada, mantendo ao mesmo tempo suas agendas individuais. A sincronização automática entre o sistema interno e o Google Calendar garante que as informações estejam sempre atualizadas e acessíveis a todos os membros autorizados. Esta abordagem não só melhora a transparência e a comunicação dentro da equipe, mas também otimiza a gestão de tempo e recursos, resultando em uma operação mais eficiente e coordenada.
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