Cadastro de Processos de Ordem de Serviço
Introdução
O cadastro de Processos de ordem de serviço permite automatizar e organizar o fluxo de ações internas da empresa relacionadas ao atendimento ao cliente. Com essa funcionalidade, é possível determinar uma sequência de eventos que precisam ser executados em uma ordem específica, proporcionando maior controle sobre as etapas de um atendimento.
Acesso ao formulário
Caminho: Menu configurações > Processos > Processos
Benefícios
- Organização eficiente do fluxo de trabalho
- Padronização dos procedimentos de atendimento
- Maior controle e visibilidade das etapas de atendimento
- Automação de tarefas repetitivas
- Melhoria na qualidade e consistência do atendimento ao cliente
Estrutura do Formulário
Abas:
- Processo: Esta aba permite visualizar e editar os detalhes básicos do processo.
- Tarefas: Nesta aba, é possível gerenciar todas as tarefas associadas ao processo.
- Arquivos: Esta aba permite gerenciar arquivos vinculados ao processo.
Integrações com outros módulos:
- Cadastro de Atendimentos
- Gerenciamento de setores
- Departamentos de Atendimento
- Cadastro de Ordem de Serviço
- Configurações ordem de Serviço
Campos Obrigatórios
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificação única do processo no sistema |
| Ativo | Indica se o processo está ativo |
| Descrição | Descrição detalhada do processo |
| Departamento do atendimento | Departamento responsável pelo processo |
Exemplo de Uso
Criação de Processo para Instalação de Internet
- Acesse o formulário através do caminho: Menu configurações > Processos > Processos;
- Clique em Novo;
- Na aba Processo, preencha:
- Descrição: Instalação de internet em novos clientes
- Departamento do atendimento: Departamento comercial
- Clique em Salvar
- Na aba Tarefa, adicione:
- Tarefa sequência 1: Conferência dos documentos
- Tarefa sequência 2: Instalação
- Tarefa sequência 3: Auditoria técnica
- Tarefa sequência 4: Pós-venda
- Adicione as interações em cada sequência; Em cada tarefa será aberta uma nova ordem de serviço conforme definido nas interações da tarefa.
Fluxograma
No formulário de processo, agora você encontrará o botão Visualizar Fluxograma. Essa funcionalidade permite que você gerencie suas automações com mais clareza, exibindo um fluxograma visual baseado nos dados informados nas tarefas e interações.
Funcionamento:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Processos > Processos;
- Selecione o processo desejado;
- Clique no botão Visualizar Fluxograma. Ao editar o processo, o botão visualizar fluxograma também está disponível no formulário.
Na impressão do fluxo, as informações serão exibidas conforme a configuração do processo, seguindo a sequência e as etapas das tarefas estabelecidas.
Botão de Legenda
- Explica o significado de cada símbolo no fluxograma.
- Detalha o que cada elemento representa no fluxo.
O botão Visualizar fluxograma não está disponível na versão mobile. Para visualizar o fluxograma, acesse a versão web.
Obrigatoriedade do preenchimento do processo no atendimento
É possível tornar obrigatória a inserção do processo no atendimento. Esta parametrização é configurada a partir do assunto, permitindo padronizar os assuntos que deverão exigir um processo. Para realizar a configuração, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Suporte > Cadastros > Assuntos;
- Na aba Assunto, navegue até a seção configurações para atendimentos;
- No campo Obrigar processo no atendimento marque a opção Sim;
- Também é possível vincular automaticamente um processo específico ao atendimento. Para isso, informe o processo desejado no campo Adicionar automaticamente o processo:.
Para tornar a inserção de assunto obrigatória no atendimento e garantir maior eficácia, siga estes passos:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais > aba Suporte;
- Navegue até a seção Parâmetros gerais de atendimento;
- No campo Assunto do atendimento obrigatório marque a opção Sim.
Seguindo essas etapas, você garantirá um atendimento mais organizado e padronizado.
Funcionalidades Principais
- Automação da abertura de ordem de serviço
- Padronização do processo interno conforme a regra de negócio
- Duplicar o processo
- Envio de E-mail e SMS conforme configurado da sequência
- Ativação do contrato após a conclusão da ordem de serviço
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Criar Processo] --> B[Configurar tarefas] B --> C[Vincular a Atendimento] C --> D[Salvar Atendimento] D --> E[Finalização da O.S] E --> L{Finaliza o Processo?} L -->|Não| F[Abertura da próxima O.S] F --> G[Iniciar Próxima Etapa] G --> E L -->|Sim| H[Finalizar Processo]
- Crie um novo processo através do caminho: Menu configurações > Processos > Processos;
- Botão Novo;
- Configure as etapas necessárias;
- Vincule o processo a um atendimento;
- Execute a primeira ordem de serviço;
- Ao finalizar, o sistema iniciará automaticamente a próxima ordem de serviço;
- Repita os passos até concluir todas as etapas do processo.
Reabertura de ordem de serviço de processo
Quando uma ordem de serviço gerada a partir de um processo for reaberta, o sistema passa a obedecer às seguintes regras:
- Se a próxima O.S programada estiver com status Finalizada, tenha sido excluída ou, em tarefas com decisão, caso seja escolhida uma nova tarefa, ao finalizar a ordem de serviço reaberta o sistema disparará novamente essa próxima O.S.
- Se a próxima O.S estiver em qualquer outro status diferente de Finalizada não será aberta nenhuma nova ordem de serviço. {{/estavel-xx-xx-xx}}
Considerações Finais
O cadastro de processos de ordem de serviço é uma ferramenta poderosa para otimizar o fluxo de trabalho interno da empresa. Ao definir claramente as etapas e automatizar a criação de ordens de serviço subsequentes, garante-se maior eficiência e padronização no atendimento ao cliente. É importante revisar e atualizar regularmente os processos para garantir que eles continuem atendendo às necessidades da empresa e dos clientes.
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