Compromissos (CRM)
Introdução
A funcionalidade de Compromissos no Sistema, relacionada ao CRM, é uma ferramenta projetada para o gerenciamento eficaz de tarefas, reuniões e eventos corporativos atribuídos à Leads e Negociações. Ela permite aos usuários organizar suas agendas, atribuir responsabilidades e monitorar o progresso de várias atividades. Esta funcionalidade se integra ao Google Calendar e oferece notificações por e-mail e pop-up, otimizando a organização e o acompanhamento dos compromissos empresariais.
Google Calendar
O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.
Acesso ao Formulário
Caminho: Sistema > CRM > Agenda > Compromissos
Entrega de Valor
O formulário de Compromissos, integrado ao CRM, é uma ferramenta essencial para o gerenciamento eficiente de agendas e atividades no Sistema. Esta funcionalidade permite o agendamento de retornos e compromissos para os colaboradores, oferecendo uma solução centralizada para a organização do tempo e tarefas. Principais características e benefícios:
- Integração com Google Calendar: Possibilita a sincronização automática dos compromissos agendados no CRM com a agenda pessoal do colaborador.
- Sistema de notificações: Alerta o responsável sobre compromissos agendados, garantindo que nenhuma tarefa importante seja esquecida.
- Visualização em grid: Ao acessar as configurações de Agenda no CRM, os usuários podem ver todos os compromissos cadastrados em uma interface organizada e de fácil navegação.
- Centralização de informações: Reúne todos os dados relevantes sobre compromissos em um único local, facilitando o acesso e gerenciamento.
- Melhoria na comunicação interna: Promove uma melhor coordenação entre equipes e departamentos.
- Registro detalhado: Mantém um histórico completo de todos os compromissos, auxiliando no acompanhamento e análise de atividades.
Estrutura do Formulário
O formulário de Compromissos está estruturado em uma grid, que reúne as informações de todos os registros de compromissos já cadastrados no sistema. Esta grid está organizada em linhas e colunas e cada registro individual corresponde ao mesmo formulário que armazena os detalhes das chamadas.
Campos do Formulário
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Vincular agendamento com a agenda do usuário | Permite a comunicação com o Google Calendar do responsável vinculado no compromisso, notificando-o no App e sendo registrado na Agenda. |
| ID | ID do compromisso, gerado automaticamente pelo sistema. |
| Cliente ou Prospecção | Identifica o Cliente ou Prospecção relacionado ao compromisso. |
| Lead | Identifica o Lead relacionado ao compromisso. |
| Responsável | Colaborador responsável pelo compromisso. |
| Tipo de Agendamento | Categoriza o tipo de compromisso. |
| Texto padrão | Define um texto padrão para o tipo de compromisso selecionado. Campo de preenchimento opcional. |
| Assunto | Define o assunto do compromisso |
| Descrição | Detalhes e notas sobre o compromisso. |
| Início | Define a data e hora de início do compromisso. |
| Fim | Estabelece a data e hora de término do compromisso. |
| Status | Indica o estado atual do compromisso (Aberto ou Finalizado). |
| ID do evento no “Google Calendar” | Registra o ID do evento na agenda do Google, determinando a comunicação com a plataforma. |
| Local | Endereço do compromisso. Pode ser inserido por extenso (Ex. Rua Nome, 10 - Bairro - Cidade, UF) ou através de coordenadas geográficas. |
| E-mail dos participantes | E-mail dos participantes do compromisso, dos quais serão notificados sobre o convite à participar do compromisso. |
| Status Google (Normal, alterado ou excluído) | Define o status do compromisso na agenda do Google. |
Atenção:
Ao utilizar o parâmetro Vincular agendamento com a agenda do usuário, é necessário que o Responsável (Cadastro de Colaborador) tenha a Agenda de Usuários (Google Calendar) previamente configurada, para assim estabelecer a comunicação com a plataforma adequadamente.
Funcionalidades Principais
Integração com Google Calendar
- Permite a sincronização com o Google Calendar, favorecendo uma visão unificada dos compromissos em ambas as plataformas envolvidas.
Sistema de notificações
- Envio automático de lembretes via e-mail para garantir que nenhum compromisso seja esquecido.
Reagendamento simplificado
- Possibilidade de finalizar um compromisso e criar um novo agendamento mantendo os dados originais.
Vinculação com usuário
- Opção de associar o compromisso diretamente à agenda do usuário responsável.
Gerenciamento de status
- Acompanhamento do ciclo de vida do compromisso, desde sua criação até a finalização.
Relacionamento com Leads e Negociações
O formulário também pode ser acessado pelos seguintes caminhos alternativos:
- Cadastro de Leads: menu Sistema > CRM > Leads > aba Agendamentos;
- Negociação: menu Sistema > CRM > Negociações > Agendamentos.
Fluxo de utilização
graph TD A[Criar compromisso] --> B{Vincular à agenda?} B -->|Sim| C[Sincronizar com Google Calendar] B -->|Não| D[Salvar localmente] C --> E[Configurar notificações] D --> E E --> F[Acompanhar status] F --> G{Finalizado?} G -->|Sim| H[Registra no sistema] G -->|Não| I[Reagendar se necessário] I --> A
Considerações Finais
A agenda de Compromissos do sistema uma ferramenta robusta que centraliza o gerenciamento de atividades, promovendo eficiência e organização. Sua integração com outros módulos e com o Google Calendar oferece uma solução completa para o acompanhamento de tarefas e compromissos.
Etiquetas
Integracoes IntegracaoGoogleAgenda GoogleCalendar Compromissos CRM