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Tarefa - Atualizar Cobranças

Introdução

A tarefa Atualizar Cobranças é uma funcionalidade fundamental para o gerenciamento de contratos que estejam com o financeiro próximo ao vencimento e/ou com pagamentos em atraso através do uso da ferramenta Rotina de Cobrança (CRM de Cobrança).

Esta tarefa ativa os Parâmetros de Cobrança, verificando e aplicando as configurações definidas para envio de lembretes de pagamento, avisos de cobrança, abertura de ordens de serviço, negativações e suas baixas. Estas ações são executadas conforme necessário durante o ciclo de cobrança do cliente.

Acesso à Funcionalidade

Caminho: Ferramentas > Ferramentas > Agenda de tarefas > Tarefa de Atualizar Cobranças

Entrega de Valor

  • Automatiza o processo de cobrança de clientes inadimplentes;
  • Garante a execução consistente das regras de cobrança configuradas;
  • Reduz o trabalho manual e a possibilidade de erros humanos;
  • Melhora a eficiência na gestão de inadimplências.
  • Promove a elaboração de um relatório completo conforme a vida útil de cobranças de clientes devedores.

Estrutura do Formulário

O formulário de Agenda de Tarefas está organizado em uma única aba, que permite o cadastramento da tarefa de Atualizar Cobranças e configuração da sua execução periódica.

Funcionalidades Principais

Ao executar em conjunto com as definições dos parâmetros de cobrança, a tarefa de Atualizar Cobranças:

  • Identifica clientes próximos ao vencimento e envia os lembretes de pagamento, evitando o esquecimento do pagamento e promovendo maior fluxo de caixa;
  • Identifica clientes em atraso de pagamento e inicia o processo de cobrança, incluindo os clientes nas etapas de cobrança e atualizando suas etapas conforme avança a quantidade de dias inadimplente;
  • Promove a negativação automática e baixa de negativações a partir do uso de Integrações de Análise de Crédito no sistema;
  • Promove a abertura e finalização de ordens de serviço de forma automática.

Configuração da Tarefa

Funcionamento da Tarefa

A tarefa tem seu funcionamento baseado nas configurações dos Parâmetros de Cobrança, portanto, faz-se necessário definir as configurações de régua de cobrança no módulo do CRM de cobrança.

A configuração dos Parâmetros de Cobrança consiste na configuração de mensagens de Mensagens de E-mail, Mensagens SMS, Mensagens Omnichannel (Opa! Suite), e notificações push para serem enviadas próximo ao vencimento do boleto do cliente e/ou após o vencimento. Configura-se uma régua de cobrança estabelecendo a quantidade de vezes em que ocorrerá o contato com o cliente, quando ocorrerá, de que forma, qual a abordagem será efetuada e quais os processos internos aplicados para conter a inadimplência, como o uso de abertura de Ordem de Serviço de Cobrança. Após o vencimento, podem ser estabelecidas as aberturas de ordens de serviço para que os responsáveis da organização atuem na cobrança. Além disso, pode-se determinar a Negativação Automática e baixa de negativações que já foram efetuadas pela régua de cobrança anteriormente.

Quando executada, a tarefa de atualizar cobranças identifica as parametrizações definidas, verifica a situação financeira dos clientes e os classifica conforme o número de dias estabelecido antes e após o vencimento, ativando as ações configuradas para cada etapa.

Requisitos de uso:

Atenção:

Ao executar pela primeira vez, a tarefa de Atualizar Cobranças identifica todos os clientes com financeiro em atraso e inclui na cobrança, podendo gerar cobranças para boletos antigos.

Configuração

Para realizar a configuração da tarefa, siga os passos abaixo:

Recomendação:

É altamente recomendado que a tarefa de Atualizar Cobranças esteja configurada para executar em horário comercial.

  1. Acesse o formulário de Agenda de tarefas através do caminho: Ferramentas > Ferramentas > Agenda de tarefas;
  2. Clique no botão Novo para cadastrar a tarefa;
  3. No campo Tarefa, selecione a opção Atualizar Cobranças;
  4. Preencha o horário em que a tarefa executará a partir dos campos de Minuto e Hora. No campo Minuto, indique o minuto em que a tarefa executará, correlacionando ao campo de hora. No campo Hora, indique o horário em que a tarefa executará;

Exemplo: 

Para que uma tarefa execute as 7h30, insira o número 7 no campo Hora e o número 30 no campo Minuto.

  1. Na seção Dia do mês, insira no campo Valor o intervalo que desejar para que o sistema execute a tarefa em dias específicos. Marque a opção Todos para a tarefa executar todos os dias do mês (irá respeitar o intervalo de semana caso não deva executar todos os dias);
  2. Na seção Mês, insira no campo Valor o intervalo que desejar para que o sistema execute a tarefa em meses específicos. Marque a opção Todos para a tarefa executar todos os meses;
  3. Na seção Dia da semana, insira no campo Valor o intervalo que desejar, indicando que a tarefa irá executar em dias específicos. Exemplo: 1-5 (segunda à sexta-feira). Para que o sistema execute a tarefa todos os dias da semana, marque a opção Todos;
  4. Após preencher os campos, clique em Salvar para validar a criação da tarefa.

Fluxo de Trabalho

flowchart TD
    A[Realize a configuração dos Parâmetros de Cobrança] --> B[Configure a tarefa para ativação dos Parâmetros de Cobrança]
    B --> C[Acesse o menu Ferramentas]
    C --> D[Vá para Agenda de Tarefas]
    D --> E[Clique no botão Novo]
    E --> F[Selecione a tarefa “Atualizar cobranças”]
    F --> G[Configure o horário e a frequência de execução]
    G --> H[Salve a tarefa]

Considerações Finais

A tarefa Atualizar Cobranças é uma ferramenta essencial para manter o controle sobre as cobranças e inadimplências. É crucial configurá-la corretamente e em um horário que não conflite com outras tarefas agendadas. Recomenda-se monitorar regularmente os resultados da execução para garantir que as ações de cobrança estejam alinhadas com as políticas da empresa.

Etiquetas

Cliente Contrato Cobranca AtualizarCobrancas AgendaDeTarefas

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