Notificação de Confirmação de Recebimento por E-mail
Introdução
As notificações de confirmação de recebimento de pagamentos são um recurso essencial no sistema. Seu principal propósito é informar aos clientes que seus pagamentos foram recebidos e processados com sucesso. Adotar este tipo de medida promove diversos benefícios, entre eles, reduz consultas de clientes sobre o status do pagamento e melhora a experiência do cliente e sua confiança na empresa.
Acesso à Funcionalidade
Caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros Financeiro > Modelo E-mail Confirmação de Recebimento
Requisitos de Uso
Para realizar o envio de Mensagens de E-mail, é essencial ter uma integração de E-mail SMTP configurada e ativa no sistema. Esta integração prévia é necessária para viabilizar o envio de mensagens E-mail.
Entrega de valor
- Automatização do envio de mensagens de confirmação de recebimento do pagamento;
- Aumenta a confiança do cliente ao demonstrar transparência nas transações;
- Registro documentado ao enviar as mensagens de e-mail, como um comprovante escrito da transação.
Estrutura da Funcionalidade
A funcionalidade de envio de notificação de confirmação de pagamento por e-mail está estruturada nas seguintes configurações:
- Configuração de Mensagens de E-mail;
- Parametrização da mensagem nos Parâmetros Financeiro.
A ferramenta de de notificação de confirmação de recebimento é uma funcionalidade essencial que permite a configuração personalizada de comunicações automáticas para os clientes. O objetivo principal é informar o cliente de forma imediata e eficiente assim que o pagamento de um boleto é identificado e processado pelo sistema. Este processo automatizado oferece diversos benefícios, entre eles a transparência ao manter o cliente informado sobre o status de seu pagamento, o registro de comunicação fornecendo um histórico claro de confirmações de pagamento enviadas e redução de consultas ao minimizar o contato de clientes solicitando a verificação do pagamento.
Como Configurar o Envio por E-mail
Para realizar a configuração do envio da notificação de confirmação de recebimento por e-mail, siga os passos a seguir:
Passo 1: Cadastro de Mensagem de E-mail
Para realizar o cadastro de uma mensagem de e-mail, siga os passos a seguir:
- Acesse o formulário de Mensagens de E-mail através do caminho: Sistema > CRM > Mensagens > Mensagem e-mail;
- Clique no botão Novo;
- Preencha os campos:
- SMTP: clique na lupa e selecione um E-mail SMTP do qual ficará responsável por realizar o envio das mensagens;
- Descrição: insira uma descrição para facilitar a identificação de mensagens no sistema. Este campo não é visível ao cliente;
- Assunto: insira o assunto da mensagem correspondente ao título do e-mail que será enviado na mensagem;
- Conteúdo: insira o conteúdo da mensagem. Poderá utilizar o Editor HTML para realizar as alterações e ajustes de formatação necessários e também fazer o uso de variáveis.
- Clique em Salvar para validar o cadastro da mensagem de e-mail.
Após cadastrar a mensagem, ela permanecerá disponível no formulário de Mensagens de E-mail para possíveis ajustes e edição, caso necessário. Com a mensagem cadastrada, poderá utilizá-la para realizar os envios manuais e automáticos no sistema.
Passo 2: Parametrização da Mensagem
É necessário realizar a parametrização de uma mensagem de SMS padrão para envios de confirmação de pagamento. Considerando a mensagem de E-mail cadastrada anteriormente, siga os passos a seguir:
- Acesse o formulário de Parâmetros Financeiro através do caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros financeiro;
- No campo Modelo e-mail confirmação de recebimento, clique na lupa e selecione a mensagem previamente cadastrada e vincule ao campo correspondente;
- Clique em Salvar para validar as modificações.
Finalização:
Após concluir as configurações, assim que o sistema identificar a baixa de um boleto, o envio é realizado automaticamente ao endereço de e-mail cadastrado no campo E-mail principal, localizado no Formulário Cliente.
Importante:
Ao utilizar Integração com gateways de pagamento e Integração com APIs Bancárias, o sistema somente enviará a mensagem de confirmação de pagamento quando a tarefa de consulta de pagamentos correspondente à integração executar, alterando o status do pagamento do boleto de À receber paga Recebido.
Considerações Finais
A implementação de notificações de confirmação de recebimento por e-mail é uma ferramenta essencial que combina eficiência operacional com excelência no atendimento ao cliente. Ao proporcionar transparência, segurança e um registro acessível das transações, esta funcionalidade não apenas reduz a carga sobre o suporte, mas também fortalece a confiança do cliente. Em um mercado cada vez mais digital, adotar esta prática é uma estratégia essencial para empresas que buscam se destacar, melhorar a satisfação do cliente e impulsionar o crescimento do negócio. A configuração correta do e-mail de confirmação de recebimento é crucial para manter os clientes informados e satisfeitos. Certifique-se de testar regularmente o envio de e-mails e atualizar o conteúdo da mensagem conforme necessário.
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