Envio de E-mail ao Ativar Contrato

Introdução

O envio automático de e-mail ao ativar um contrato é uma funcionalidade do sistema que permite notificar clientes sobre a ativação de seus serviços. Esta documentação detalha como configurar e utilizar essa função, melhorando a comunicação com os clientes e automatizando processos internos.

Acesso à Configuração

Caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros Gerais > Contratos > seção Ativar

Requisitos de Uso

Para utilizar este recurso, é necessário atender as seguintes condições:

• Possuir uma conta de E-mail SMTP previamente configurada no sistema;
• Para o envio ser efetivado, o cliente deve possuir um endereço de e-mail válido preenchido no campo E-mail principal, na Aba Contato - Cliente.

Entrega de Valor

• Comunicação instantânea e eficiente: O cliente é notificado imediatamente sobre a ativação do contrato, garantindo agilidade e transparência no processo;
• Redução de dúvidas e chamados: A notificação automática diminui a necessidade de contatos relacionados ao status do contrato, liberando a equipe de suporte para outras demandas;
• Aprimoramento da experiência do cliente: Mensagens personalizadas e oportunas reforçam a percepção de profissionalismo e cuidado, melhorando a satisfação e confiança do cliente;
• Eficiência operacional: A automatização elimina tarefas manuais repetitivas, otimizando o tempo da equipe e reduzindo riscos de erros humanos.

Configuração do Envio de E-mail ao Ativar Contrato

Passo 1: Configurar Conta de E-mail SMTP

A configuração de uma conta de SMTP permite o envio de mensagens no sistema através de métodos manuais e automáticos. Para realizar a configuração de uma conta SMTP no sistema, siga os passos a seguir:

Atenção:

Consulte seu provedor de e-mail para obter as credenciais de autenticação corretas. As informações de configuração podem variar de acordo com o serviço específico contratado.

1. Acesse o formulário de E-mail SMTP através do caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP;
2. Clique no botão Novo para registrar o cadastro;
3. Preencha os campos:
   • Servidor de saída (SMTP): o servidor de saída é responsável pelo processamento e encaminhamento de mensagens do remetente para o destinatário. Insira o servidor de saída do endereço de e-mail utilizado, repassado pelo provedor de e-mail. Alguns exemplos de servidor de saída são: smtp.gmail.com ao utilizar o provedor Gmail, smtp.mail.yahoo.com ao utilizar o provedor Yahoo;
   • E-mail de envio: campo de preenchimento opcional. A partir deste campo, é possível inserir o endereço de e-mail que constará como remetente ao destinatário;
   • Usuário: insira o endereço de e-mail ou o usuário que será utilizado para realizar a autenticação;
   • Senha: insira a senha de acesso do endereço de e-mail/usuário utilizado para realizar a autenticação;
   • Porta: insira a porta que será utilizada para estabelecer a comunicação na integração. Poderá utilizar as portas 465 (SSL) ou 587 (TLS);
   • Requer autenticação: para efetuar a autenticação do e-mail SMTP no sistema, selecione a opção sim;
   • Tipo de segurança: o tipo de segurança deve corresponder à porta utilizada. Caso utilize a porta 465, marque a opção de segurança SSL. Caso utilize a porta 587, marque a opção TLS;
   • Codificação UTF-8: codificação comum de caracteres na web. Marque a opção sim para que a codificação destes caracteres seja ativado, mantendo a configuração correta do conteúdo da mensagem;
   • Forçar codificação: selecione o tipo de codificação de sua preferência. É recomendável utilizar a codificação UTF-8, pois é a formatação mais eficiente. Selecione uma das opções disponíveis, entre elas: ISO-8859-1, UTF-8 ou Automático (se automático, a identificação de codificação é feita automaticamente pelo sistema).
   • E-mail de destino para teste: e-mail de destino para realizar o envio de teste;
   • Limite de e-mails por hora: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por hora da sua conta e insira o valor neste campo;
   • Limite de e-mails por dia: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por dia da sua conta e insira o valor neste campo.

Limite de envio:

Considere o limite diário de envio de e-mails para distribuir adequadamente a quantidade de envios por hora, respeitando as restrições do provedor de e-mails.

4. Acesse a aba Mensagem para realizar a configuração da mensagem padrão da conta de SMTP integrada. Preencha os campos:
   • Responsável de envio: insira o responsável de envio pela mensagem. É recomendado utilizar o nome da empresa ou departamento responsável;
   • Assunto: insira o assunto da mensagem de e-mail. Será correspondente ao título do e-mail para o destinatário;
   • Mensagem: insira o conteúdo da mensagem de e-mail de e-mail que será enviada ao cliente.
5. Clique em Salvar para concluir a configuração do E-mail SMTP.

Finalização:

Após concluir o cadastro da conta de e-mail, clique em Enviar E-mail Teste para validar a comunicação com a plataforma. Ao realizar o envio, se bem-sucedido, o sistema exibirá a mensagem: ‘E-mail enviado com sucesso para (e-mail de destino para teste)!‘. Esta confirmação indica que a autenticação foi realizada com êxito, e você poderá utilizar o SMTP para efetuar os envios de e-mail.

Passo 2: Criar Modelo de E-mail

O modelo de e-mail será a mensagem enviada ao cliente na ativação do contrato. Portanto, para realizar o cadastro de uma mensagem de e-mail, siga os passos a seguir:

1. Acesse o formulário de Mensagens de E-mail através do caminho: Sistema > CRM > Mensagens > Mensagem e-mail;
2. Clique no botão Novo;
3. Preencha os campos:
   • SMTP: clique na lupa e selecione um E-mail SMTP do qual ficará responsável por realizar o envio das mensagens;
   • Descrição: insira uma descrição para facilitar a identificação de mensagens no sistema. Este campo não é visível ao cliente;
   • Assunto: insira o assunto da mensagem correspondente ao título do e-mail que será enviado na mensagem;
   • Conteúdo: insira o conteúdo da mensagem. Poderá utilizar o Editor HTML para realizar as alterações e ajustes de formatação necessários e também fazer o uso de variáveis.
4. Clique em Salvar para validar o cadastro da mensagem de e-mail.

Após cadastrar a mensagem, ela permanecerá disponível no formulário de Mensagens de E-mail para possíveis ajustes e edição, caso necessário. Com a mensagem cadastrada, poderá utilizá-la para a parametrização de envio automático de ativação de contrato.

Passo 3: Parametrização de Envio

A parametrização de envio será efetuada através dos Formulário Parâmetros Gerais, na seção de ativação de contrato, onde o sistema permite realizar a configuração de envio de mensagens a partir da ativação do contrato. Para realizar esta configuração, siga os passos a seguir:

1. Acesse o formulário de Formulário Parâmetros Gerais através do caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais;
2. Acesse a Aba Contratos - Formulário de Parâmetros Gerais e navegue até a seção denominada Ativar;
3. Nesta seção, preencha os campos:
   • E-mail de ativação do contrato: clique na lupa e selecione a mensagem de e-mail configurada para envio de ativação do contrato;
   • Enviar anexo ativação contrato: se marcado como sim, o sistema enviará a mensagem de ativação com o documento de contrato em anexo. Se marcado como não, o sistema não enviará o documento, somente a mensagem.
4. Clique em Salvar para concluir as modificações e finalizar a parametrização da funcionalidade.

Finalização:

Após a finalização da configuração, sempre que um contrato for criado no sistema e tiver seu status alterado para Ativo, a mensagem de e-mail será enviada para o endereço de e-mail que estiver inserido no campo E-mail principal na Aba Contato - Cliente.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    B[Configurar Conta de E-mail SMTP] --> C[Enviar E-mail de Teste]
    C --> D{Teste bem-sucedido?}
    D -- Sim --> E[Criar Modelo de E-mail]
    D -- Não --> F[Revisar Configuração SMTP]
    E --> G[Parametrizar Envio de E-mail]
    G --> H[Cadastro do Contrato]
    H --> I[Ativação do Contrato]
    I --> J[E-mail Enviado]

Considerações Finais

O envio automático de e-mails durante a ativação de contratos é uma ferramenta eficiente para aprimorar a comunicação com os clientes e otimizar os processos internos. Para garantir sua eficácia, mantenha as configurações de e-mail sempre atualizadas e revise periodicamente o conteúdo dos modelos. Assim, você assegura que as informações enviadas sejam precisas, relevantes e alinhadas às necessidades do cliente.

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