Envio de Boletos por E-mail pelo Financeiro do Cliente
Introdução
O Financeiro do Cliente é uma ferramenta essencial que integra a gestão do cadastro com o controle financeiro, possibilitando a emissão e envio de cobranças. Uma das principais funcionalidades é o envio de boletos via SMS, utilizando os dados de contato armazenados no sistema. Ao utilizar essa funcionalidade, a empresa assegura uma comunicação rápida e eficiente com seus clientes, garantindo que as cobranças sejam entregues de forma precisa e pontual.
Acesso à Funcionalidade
Caminhos:
Sistema > Cadastros > Clientes > Financeiro > Imprimir boletos > Enviar E-mail
Sistema > Cadastros > Contratos > Financeiro > Imprimir boletos > Enviar E-mail
Requisitos de Uso
Para realizar o envio de Mensagens de E-mail, é essencial ter uma integração de E-mail SMTP configurada e ativa no sistema. Esta integração prévia é necessária para viabilizar o envio de mensagens E-mail.
Entrega de Valor
- Permite o envio individual de notificações financeiras;
- Permite o envio de dados de cobrança do tipo Pix;
- Permite o envio para determinada cartela de clientes, baseado nos filtros aplicados no relatório;
- Otimiza tempo gasto com tarefas administrativas;
- Melhora a comunicação com clientes e a gestão de recebíveis.
- Centraliza as informações financeiras do cliente;
Estrutura da Funcionalidade
A funcionalidade de envio de boletos por E-mail está disponível na aba Financeiro, que pode ser encontrada tanto no formulário de Contrato do Cliente quanto no Formulário Cliente. Nesta aba, estão organizados todos os boletos relacionados ao contrato ou cadastro do cliente, contendo informações financeiras relevantes e a opção Imprimir boletos. Esta opção não apenas permite a impressão física dos boletos, mas também oferece a funcionalidade de enviá-los por E-mail.
Como Realizar o Envio de Boletos por E-mail
O envio de boletos por E-mail de forma através do financeiro do cliente consiste nas etapas:
- Configuração de uma conta de E-mail SMTP no sistema e sua respectiva mensagem;
- Parametrização de um servidor de E-mail padrão nos Parâmetros Financeiro;
- Aplicação dos filtros e envio através do financeiro do cliente.
Passo 1: Configuração do SMTP e Mensagem de E-mail
Configure uma conta de e-mail SMTP e sua respectiva mensagem a ser enviada ao cliente conforme os passos a seguir:
- Acesse o formulário de E-mail SMTP através do caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP;
- Clique no botão Novo para registrar o cadastro;
- Preencha os campos:
- Servidor de saída (SMTP): o servidor de saída é responsável pelo processamento e encaminhamento de mensagens do remetente para o destinatário. Insira o servidor de saída do endereço de e-mail utilizado, repassado pelo provedor de e-mail. Alguns exemplos de servidor de saída são: smtp.gmail.com ao utilizar o provedor Gmail, smtp.mail.yahoo.com ao utilizar o provedor Yahoo;
- E-mail de envio: campo de preenchimento opcional. A partir deste campo, é possível inserir o endereço de e-mail que constará como remetente ao destinatário;
- Usuário: insira o endereço de e-mail ou o usuário que será utilizado para realizar a autenticação;
- Senha: insira a senha de acesso do endereço de e-mail/usuário utilizado para realizar a autenticação;
- Porta: insira a porta que será utilizada para estabelecer a comunicação na integração. Poderá utilizar as portas 465 (SSL) ou 587 (TLS);
- Requer autenticação: para efetuar a autenticação do e-mail SMTP no sistema, selecione a opção sim;
- Tipo de segurança: o tipo de segurança deve corresponder à porta utilizada. Caso utilize a porta 465, marque a opção de segurança SSL. Caso utilize a porta 587, marque a opção TLS;
- Codificação UTF-8: codificação comum de caracteres na web. Marque a opção sim para que a codificação destes caracteres seja ativado, mantendo a configuração correta do conteúdo da mensagem;
- Forçar codificação: selecione o tipo de codificação de sua preferência. É recomendável utilizar a codificação UTF-8, pois é a formatação mais eficiente. Selecione uma das opções disponíveis, entre elas: ISO-8859-1, UTF-8 ou Automático (se automático, a identificação de codificação é feita automaticamente pelo sistema).
- E-mail de destino para teste: e-mail de destino para realizar o envio de teste;
- Limite de e-mails por hora: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por hora da sua conta e insira o valor neste campo;
- Limite de e-mails por dia: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por dia da sua conta e insira o valor neste campo.
Limite de envio:
Considere o limite diário de envio de e-mails para distribuir adequadamente a quantidade de envios por hora, respeitando as restrições do provedor de e-mails.
- Acesse a aba Mensagem para realizar a configuração da mensagem padrão da conta de SMTP integrada. Preencha os campos:
- Responsável de envio: insira o responsável de envio pela mensagem. É recomendado utilizar o nome da empresa ou departamento responsável;
- Assunto: insira o assunto da mensagem de e-mail. Será correspondente ao título do e-mail para o destinatário;
- Mensagem: insira o conteúdo da mensagem de e-mail de e-mail que será enviada ao cliente.
- Clique em Salvar para concluir a configuração do E-mail SMTP.
Atenção:
Recomenda-se configurar uma mensagem neutra, pois esta será utilizada como padrão para todos os envios manuais de cunho financeiro. A mensagem deve ser apropriada tanto para comunicações antes quanto após o vencimento, garantindo sua versatilidade em diferentes situações.
Dica:
Consulte o manual informativo sobre as variáveis que podem ser utilizadas no envio de SMS através do relatório de Emissão de Boletos: Variáveis de E-mail - Emissão de Boletos.
Ao utilizar carteira de cobrança que gera boleto do tipo Pix, confira se o seu Gateway SMS suporta a quantidade de caracteres adequada para realizar o envio de dados extensos, como o código pix. Confira mais informações sobre as variáveis em: Variáveis de E-mail para Envio Manual de Cobranças Pix
Passo 2: Parametrização da Mensagem para Envio Manual de Boletos
É necessário realizar a parametrização de um servidor de E-mail padrão para envios através do financeiro do cliente. Considerando a mensagem de E-mail cadastrada anteriormente, siga os passos a seguir:
- Acesse o formulário de Parâmetros Financeiro através do caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros financeiro;
- No campo Servidor de e-mail boletos e faturas, clique na lupa e selecione a o E-mail SMTP previamente cadastrado e vincule ao campo correspondente;
- Clique em Salvar para validar as modificações.
Passo 3: Envio pelo Financeiro do Cliente
Uma vez que o E-mail SMTP esteja devidamente configurado e parametrizado, o sistema estará pronto para realizar envios utilizando as informações fornecidas. Siga os passos a seguir para realizar o envio das mensagens:
Atenção:
Neste tipo de envio o sistema realizará o disparo
Cobranças Pix:
Para realizar o envio e cobranças Pix, o sistema irá considerar a mensagem padrão de SMS para envio de boletos, localizado em Configurações > Parâmetros > Parâmetros financeiro > Servidor de e-mail pix, portanto, para efetuar o envio deste tipo de cobrança, acesse os materiais:
- Acesse o Formulário Cliente ou através do caminho: Sistema > Cadastros > Clientes ou então acesse o Contrato do Cliente através do caminho: Sistema > Cadastros > Contratos;
- Selecione o cadastro/contrato do cliente do qual deseja realizar o envio das mensagens e clique em Editar;
- No cadastro do cliente, acesse a aba Financeiro;
- Identifique um boleto do qual deseja realizar o envio, selecione-o e clique em Imprimir boletos;
- Marque os filtros que se aplicam ao tipo de envio que deseja realizar:
- Todos em aberto do cliente: ao marcar este campo, todos os boletos em aberto relacionados ao cadastro do cliente serão enviados, desde que sejam da mesma carteira de cobrança do boleto selecionado; - Todos em aberto do contrato: ao marcar este campo, todos os boletos em aberto relacionados ao contrato do cliente serão enviados, desde que sejam da mesma carteira de cobrança do boleto selecionado; - Enviar por e-mail: marque a opção somente boleto;
- Clique em Enviar E-mail para realizar o envio.
Dica:
Após realizar o envio, monitore os envios realizados registrados em Log E-mail.
Fluxos de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Configurar o E-mail SMTP] B --> C[Criar mensagem para o E-mail] C --> D[Parametrizar mensagem de E-mail nos Parâmetros Financeiro] D --> E[Acessar Cadastro/Contrato do Cliente] E --> F[Aplicar filtros] F --> G[Enviar boletos por E-mail] G --> H[E-mail são enviados e registrados no Log de E-mail] H --> I[Fim]
Considerações Finais
O envio de boletos pelo financeiro do cliente é uma solução prática e eficiente para o gerenciamento de cobranças, garantindo uma comunicação ágil e precisa. Manter as informações de contato dos clientes atualizadas é essencial para o sucesso desse processo, assegurando que os boletos sejam entregues corretamente e no tempo certo. Com essa ferramenta, a empresa otimiza suas operações financeiras, melhora a experiência do cliente e fortalece o controle sobre o fluxo de caixa.
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