Envio de E-mail para Relatórios de Ordem de Serviço (Novo)
Introdução
O formulário da aba E-mail no Sistema permite aos usuários configurar o envio programado de relatórios por e-mail para um destinatário designado. Esta funcionalidade automatiza o processo de distribuição de informações fiscais importantes, garantindo que os relatórios sejam entregues de forma eficiente e consistente, permitindo a análise detalhada de processos internos e o acompanhamento do andamento dos contratos.. Esta funcionalidade facilita a comunicação e a entrega de informações relevantes sobre as ordens de serviço.
Acesso ao Formulário
Caminho: Menu relatórios > Relatórios de ordem de serviço (Novo) > Ordem de Serviço > aba E-mail
Requisitos de Uso
Para utilizar esta ferramenta, é necessário atender as seguintes condições:
- Para realizar o envio de e-mails no sistema, é necessário utilizar uma integração de E-mail SMTP. A integração de e-mail SMTP viabiliza os disparos através do sistema, permitindo o disparo de informações personalizadas.
- Possuir um modelo de e-mail previamente configurado para o envio do relatório por e-mail.
Saiba mais:
Guia instrutivo sobre integrações de e-mail SMTP: E-mail SMTP; Guia instrutivo sobre configuração de modelo de mensagem de e-mail: Cadastro de Mensagem de E-mail.
Entrega de Valor
- Automatiza o envio de informações de ordens de serviço a um responsável designado, fornecendo dados relevantes do sistema, como detalhes de status, horário de agendamento, colaborador, e outras informações importantes;
- Assegura que os relatórios cheguem aos destinatários de forma rápida e eficientemente;
- Oferece flexibilidade para configurar o envio em horários e datas específicos conforme necessário;
- Garante que os relatórios sejam enviados somente aos destinatários autorizados;
- Ajuda a monitorar a eficácia das ordens de serviço mediante relatórios regulares.
Estrutura do Relatório
O formulário da aba E-mails está estruturado em uma grid, que reúne as informações de todos os registros de e-mails cadastrados. Esta grid está organizada em linhas e colunas, e cada registro individual corresponde ao mesmo formulário que armazena os detalhes dos e-mails que serão enviados.
Campos
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificador único do envio |
| ID relatório | Identificador do relatório associado ao envio |
| E-mails | Endereço(s) de e-mail para envio do relatório |
| Mensagens de e-mail | Mensagem de e-mail que será utilizada para o envio |
| Formato Arquivo | Formato do arquivo que será anexado no envio |
| Tipo envio | Período definido para o envio automático |
| Hora | Horário programado para o envio automático |
Casos de Uso
Envio de Relatório Personalizado
O sistema permite a personalização de relatórios, garantindo que contenham apenas os dados relevantes para o tipo de análise desejada. Após definir os critérios do relatório, siga as etapas abaixo para configurar o envio automático por e-mail:
- Acesse menu Relatórios > Relatórios de contas a receber > Contas a receber (novo);
- Em seguida, clique em Novo para criar um novo relatório ou então em Editar para ajustar um relatório já existente;
- Altere os filtros e estabeleça as informações necessárias conforme necessário;
- Acesse a aba E-mail para configurar o envio de mensagens de e-mail;
- Clique no botão Novo e preencha os campos:
- E-mails: insira o endereço de e-mail do colaborador responsável por receber os envios de e-mails deste relatório personalizado;
- Modelo de envio: clique na lupa e selecione a mensagem de e-mail da qual deseja que seja enviada junto ao anexo;
- Formato arquivo: selecione o tipo de formado que o arquivo do relatório deve ser enviado, se PDF, CSV ou ambos;
- Tipo envio: estabeleça a periodicidade de envio do relatório;
- Hora: estabeleça o horário em que este relatório será emitido.
- Clique em Salvar para validar as modificações;
- Caso necessário, realize o envio manual através do botão “Enviar e-mail”.
Pronto!
Após a conclusão, o sistema enviará automaticamente o relatório no formato e horário definidos, conforme a periodicidade selecionada.
Funcionalidades Principais
Envio Programado
O sistema permite programar o envio automático de relatórios em intervalos definidos pelo usuário. Esta função é útil para manter as partes interessadas regularmente informadas sobre o status das ordens de serviço.
Seleção de Modelos de E-mail
Os usuários podem escolher entre diferentes modelos de e-mail para personalizar o envio. Esta opção permite adaptar o servidor de saída e a mensagem do e-mail conforme as necessidades específicas de cada relatório ou destinatário.
Integrações com outros módulos
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Acessar o Formulário] --> B[Selecionar Modelo de E-mail] B --> C[Definir Destinatários] C --> D[Configurar Frequência de Envio] D --> E[Selecionar Conteúdo do Relatório] E --> F[Salvar Configurações] F --> G[Testar Envio] G --> H{Envio Bem-sucedido?} H -->|Sim| I[Ativar Envio Automático] H -->|Não| J[Revisar Configurações] J --> B
Considerações Finais
O formulário de envio de e-mail para relatórios de ordem de serviço é uma ferramenta poderosa para manter todas as partes interessadas informadas sobre o status e o progresso das ordens de serviço. Ao utilizar esta funcionalidade, as empresas podem melhorar a comunicação interna e externa, aumentar a eficiência operacional e garantir que todas as informações relevantes sejam compartilhadas de maneira oportuna e consistente.
Etiquetas
RelatoriosDeOS EnvioDeEmail OrdemDeServico EmailSMTP