Formulário Geração de Notas Fiscais em Lote
Introdução
O formulário de “Geração de Notas Fiscais em Lote” é uma ferramenta projetada para automatizar e simplificar o processo de emissão de notas fiscais em grande escala. Esta funcionalidade permite aos usuários gerar múltiplas notas fiscais simultaneamente, baseando-se em critérios específicos como dados financeiros ou dos contratos.
Acesso ao Formulário
Caminho: Menu Configurações > Rotinas fiscais > Geração de notas em lote
Benefícios
- Otimização: O sistema facilita o processo de geração de notas, reduzindo intervenções manuais.
- Flexibilidade: Diversos filtros e opções permitem uma geração personalizada de notas.
- Validação: Mecanismos de validação garantem a integridade e conformidade das notas geradas.
- Integração: O processo se integra com outros módulos do sistema, como financeiro e contábil.
Estrutura do Formulário
O formulário Geração em Lote está estruturado em uma Grid, que possibilita o gerenciamento dos lotes de notas fiscais criados, além de permitir criar novos lotes.
Aba Informações
A aba Informações tem como finalidade permitir o preenchimento das informações iniciais do lote, assim como a visualização de informações importantes referentes ao lote final.
Campos Disponíveis
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificação única do filtro no sistema. (Não editável) |
| Descrição do filtro | Descrição de identificação Exemplo: Notas Fiscais de Janeiro 2025 |
| Status | Campo destinado à visualização do status atual do lote no sistema. (Não editável) Possíveis status: - Não Gerado: Status inicial. O lote ainda não foi gerado. - Gerado: Status final. O lote foi gerado com sucesso. - Cancelado: Aplicado quando o lote foi cancelado. - Excluído: Aplicado quando o lote foi excluído. - Parcial: Indica que existem notas pendentes de geração ou notas em aberto. (Consulte a aba “Saídas”) - Em processamento: Indica que o lote está em processo de geração de notas fiscais; a emissão ainda não foi concluída. |
| Notas geradas | Campo de visualização referente a quantidade total de notas geradas pelo lote. (Não editável) Observação: O valor é atualizado automaticamente assim que a emissão do lote é concluída. |
| Valor total gerado | Campo de visualização referente a soma dos valores de todas as notas fiscais geradas no lote. (Não editável) Observação: O valor é atualizado automaticamente assim que a emissão do lote é concluída. |
| Erros (última execução) | Campo de visualização referente ao número de erros ocorridos na última execução. (Não editável) Observação: O valor é atualizado automaticamente assim que a emissão do lote é concluída. |
| Início da rotina | Campo de visualização referente a data e hora em que o lote iniciou a emissão. (Não editável) Observação: O valor é atualizado automaticamente assim que a emissão do lote é concluída. |
| Final da rotina | Campo de visualização referente a data e hora em que o lote finalizou a emissão. (Não editável) Observação: O valor é atualizado automaticamente assim que a emissão do lote é concluída. |
| Tempo médio por Nota (segundos) | Tempo médio gasto para a emissão das notas fiscais. Campo de visualização referente a data e hora em que o lote iniciou a emissão. (Não editável) Observação: O valor é atualizado automaticamente assim que a emissão do lote é concluída. |
Aba Opções
A aba Opções é destinada à definição dos critérios a serem considerados na emissão do lote, incluindo informações como base de geração, modelo da nota fiscal a ser emitida, entre outros.
Campos Disponíveis
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Base para geração | Define se as notas serão geradas com base nas informações do contrato ou do financeiro dos clientes. |
| Base geração por tipo de documento | Define se a emissão considerará o tipo de documento vinculado ao contrato do cliente na aba “Faturamento” (Documento Opcional do Contrato) ou o tipo de documento vinculado ao produto do contrato (Documento do produto do Produto). |
| Modelos de NF | Define o modelo de nota fiscal que será emitida e valida se o modelo informado está compatível com o tipo de documento aplicado no contrato ou no produto. |
| Data emissão NF gerada | Define a data que será registrada no campo Data de Emissão da nota fiscal. |
| Tipo documento opcional | Define qual campo será consultado para o Tipo de Documento Opcional configurado no contrato dos clientes. Opções disponíveis: 1, 2, 3 ou 4. |
| Condição de pagamento | Define a condição de pagamento que será aplicada no financeiro gerado junto com a Notas Fiscais. |
Aba Filtros
A aba Filtros permite limitar a emissão das notas fiscais utilizando os filtros disponíveis. Quando algum campo estiver preenchido, apenas os registros que possuírem a informação definida serão considerados e incluídos na emissão do lote.
Campos Disponíveis
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Filial | Permite definir uma filial específica para a emissão da nota fiscal. (Campo opcional) Observação: Se preenchido, serão considerados apenas os clientes vinculados à filial informada. |
| Carteira de cobrança | Permite definir uma carteira de cobrança específica para a emissão do lote. (Campo opcional) Observação: Se marcado, irá trazer apenas clientes vinculado carteira de cobrança associada. |
| Tipo de cliente | Permite filtrar os clientes a ser considerados com base no campo tipo de cliente definido no cadastro do cliente. (Campo opcional) Observação: Se marcado, irá gerar notas fiscais apenas para os clientes vinculado a esse tipo. |
| Tipo pessoa | Permite filtrar os clientes a ser considerados com base no tipo de pessoa definido no cadastro do cliente. Opções disponíveis: - Todos: Considera todos os clientes, independentemente do tipo de pessoa definido no cadastro. - Estrangeiro: Considera apenas os clientes cujo tipo de pessoa está definido como “Estrangeiro”. - Jurídica: Considera apenas os clientes cujo tipo de pessoa está definido como “Jurídica”. - Física: Considera apenas os clientes cujo tipo de pessoa está definido como “Fiscal”. |
| Gerar NF clientes bloqueados | Define se serão geradas notas fiscais para contratos com status bloqueado. (Campo opcional) Opções disponíveis: - Sim: Considera contratos de clientes com status bloqueado na emissão. - Não: Não gera notas fiscais para contratos de clientes com status bloqueado. |
| Modelo de NF | Define o modelo de nota fiscal a ser considerado, com base no modelo informado no tipo de documento vinculado ao contrato ou ao produto do contrato. (Campo opcional) |
| Contrato inicial | Define o ID do contrato que será considerado como o primeiro na consulta para emissão das notas fiscais. (Campo opcional) Observação: Quando preenchido, os contratos com ID anteriores ao informado serão desconsiderados. |
| Contrato final | Define o ID do contrato que será considerado como o último na consulta para emissão das notas fiscais. (Campo opcional) Observação: Quando preenchido, os contratos com ID após ao informado serão desconsiderados. |
| Mês/Ano referência | Define a data que será utilizada como referência para a emissão das notas fiscais. Observação: Este campo só é ativado quando, na aba Opções, o campo Base para Geração estiver configurado como Financeiro. |
| Data inicial do contrato | Define a data de ativação do contrato a ser considerada na geração das notas fiscais. (Campo opcional) Observação: Se marcado, o lote incluirá os contratos com data de ativação igual ou posterior à data informada. |
Aba Base no financeiro
Aba Financeiro permite definir filtros com base nos dados dos financeiro dos clientes. Os filtros disponíveis são aplicados como delimitadores.
Observação
Esta aba será habilitada somente quando, na aba “Opções”, o campo Base para geração estiver configurado como Financeiro.
Campos Disponíveis
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Buscar produtos por | Define se a emissão das notas fiscais considerará os produtos vinculado ao Financeiro ou do Contrato dos clientes. |
| Status | Define qual status dos financeiros deve ser considerado na emissão. Opções disponíveis: - Recebidos: Considera apenas os financeiros com status recebido. - Em aberto: Considera apenas os financeiros com status em aberto. - Ambos: Considera todos os financeiros, independentemente do status do financeiro. |
| Forma recebimento | Define a forma de recebimento a ser considerada na emissão. Opções disponíveis: - Ambos: Considera todos os financeiros, independentemente da forma de recebimento. - Caixa: Considera apenas recebimentos realizados no caixa. - Banco: Considera apenas recebimentos por meio de Pix, Gateway, débito em conta ou cartão de crédito. |
| Gerar NF para pré-contrato | Define se devem ser geradas notas fiscais para contratos com status “Pré-contrato”. Opções disponíveis: - Sim: Gera notas fiscais para contratos com status “Pré-contrato”. - Não: Não gera notas fiscais para contratos com status “Pré-contrato”. |
| Gerar para Contratos cancelados | Define se devem ser geradas notas fiscais para os financeiros de contratos cancelados (Inativos). Opções disponíveis: - Sim: Considera os financeiros de contratos cancelados (Inativos) para a geração de notas fiscais. - Não: Não considera os financeiros de contratos cancelados (Inativos) para a geração de notas fiscais. |
| Data de geração | O campo atua como delimitador dos financeiros a serem considerados na emissão, permitindo definir qual data será utilizada como filtro. Opções disponíveis: - Vencimento: Considera a data de vencimento dos financeiros, utilizando como referência os campos “Vencimento Inicial” e “Vencimento Final”. - Recebimento: Considera a data de recebimento dos financeiros, utilizando como referência os campos “Recebimento Inicial” e “Recebimento Final”. |
| Vencimento inicial | Define a data de vencimento que será utilizada como referência para iniciar a consulta dos financeiros. Os financeiros com data de vencimento anterior à informada não serão considerados. Observação: O campo será exibido apenas quando o filtro Data de geração estiver configurado como Vencimento. |
| Vencimento final | Define a data de vencimento que será utilizada como referência para finalizar a consulta dos financeiros. Os financeiros com data de vencimento após à informada não serão considerados. Observação: O campo será exibido apenas quando o filtro Data de geração estiver configurado como Vencimento. |
| Recebimento Inicial | Define a data de recebimento que será utilizada como referência para iniciar a consulta dos financeiros. Os financeiros com data de recebimento anterior à informada não serão considerados. Observação: O campo será exibido apenas quando o filtro Data de geração estiver configurado como Recebimento. |
| Recebimento Final | Define a data de recebimento que será utilizada como referência para finalizar a consulta dos financeiros. Os financeiros com data de recebimento após à informada não serão considerados. Observação: O campo será exibido apenas quando o filtro Data de geração estiver configurado como Recebimento. |
Aba Saídas
A aba “Saídas” permite gerenciar as notas fiscais geradas por meio do lote. Ela é estruturada em uma grid de visualização, que possibilita: visualizar, editar, deletar, alterar informações da venda, imprimir, finalizar manualmente a venda e cancelar a nota fiscal.
Aba Log
A aba “Log” funciona como um histórico que registra todos os erros e divergências ocorridos durante a emissão do lote de notas fiscais. Seu objetivo é auxiliar na identificação e correção de problemas relacionados às notas emitidas no lote.
Importante
As notas fiscais que apresentarem erros durante a emissão permanecerão em aberto, sendo necessário corrigi-las e finalizá-las manualmente.
Funcionalidades Principais
Botões de Ações Disponíveis
- Clonar Filtro: Cria um novo lote utilizando os mesmos filtros aplicados no lote selecionado.
- Simular Geração: Permite pré-visualizar as informações que serão geradas pelo lote, incluindo quantidade de notas, valor total, clientes e produtos, possibilitando identificar e corrigir erros antes da emissão final.
- Listar Filtros: Exibe um resumo das informações com base nos filtros aplicados. .
- Excluir Notas Fiscais: Permite remover notas fiscais dos modelos 21/22 e SVA do sistema.
- Cancelar Notas em Massa: Realiza o cancelamento em lote das notas fiscais já emitidas.
Conceitos Importantes
Base geração por tipo de documento
Ao habilitar a opção “Base geração por tipo de documento”, o sistema passa a considerar exclusivamente o vínculo do tipo de documento ao produto, independentemente do modelo de nota e geração utilizada (base financeiro, base contrato, convencional ou agrupamento de faturas).
Observação
Sempre que o tipo de documento estiver vinculado ao produto, a nota fiscal será gerada, independentemente do tipo do produto.
Filtro: Gerar Nota Para Recebimentos Fora do Período
O filtro Gerar nota para recebimentos fora do período é uma funcionalidade essencial no processo de geração de notas fiscais em lote. Este recurso permite um controle mais preciso sobre quais recebimentos serão incluídos na geração de notas, mesmo quando estão fora do período padrão de faturamento.
Observação
Só serão geradas notas para status ‘Recebido’. A geração será com base nos vencimentos e não na data de recebimento.
Observação
Quando for gerar períodos retroativos, o campo Data de vencimento inicial para períodos retroativos deve ser preenchido com a data inicial para o sistema verificar se existem boletos recebidos que não foram gerados notas anteriormente.
- Exemplo: se nos campos Vencimento inicial e final, estiver preenchido com as datas 01/03/2024 e 31/03/2024, no campo Data de vencimento inicial para períodos retroativos, poderá ser preenchido com a data 01/01/2024, e neste caso, o sistema buscará se existem boletos que não foram gerados entre 01/01/2024 até 29/02/2024 (um dia antes da data de vencimento inicial).
Filtro: Base para Geração
Geração base do Contrato:
- Gera notas fiscais de acordo com os produtos que estão na aba de produtos do contrato do cliente;
- O sistema busca as informações diretamente nos produtos cadastrados no contrato;
- A nota é gerada de acordo com o valor dos produtos do contrato;
- Tem menos opções de filtros comparado à geração base do financeiro.
Geração base do Financeiro:
- Gera notas fiscais de acordo com os vencimentos e recebimentos dos financeiros;
- Baseia-se nos registros financeiros existentes, como boletos gerados;
- Permite mais opções de filtros comparado à geração base do contrato;
- Requer que o financeiro já esteja gerado e contenha os produtos corretos para emitir a nota fiscal adequadamente;
- Se houver discrepância entre os produtos no contrato e no financeiro, pode ser necessário ajustar ou regenerar o financeiro para emitir a nota corretamente.
Observação:
É importante notar que, ao gerar com base no financeiro, é necessário que os produtos no financeiro correspondam aos que se deseja incluir na nota fiscal. Se houver alterações no contrato após a geração do financeiro, pode ser necessário atualizar o financeiro antes de emitir as notas fiscais por esse método.
Filtro: Buscar produtos por
O filtro Buscar produtos por será exibido apenas quando a base de geração do lote, definida na aba Opções, estiver configurada como Documento por produto do contrato.
- Buscar produtos do contrato: Se marcado, o sistema buscar produtos do contrato, a nota fiscal será gerada vinculada ao financeiro, utilizando o tipo de documento associado ao produto do contrato.
Atenção
Independentemente dos produtos vinculados ao financeiro, ao selecionar a opção para buscar o tipo de documento do produto/plano do contrato, essa configuração será aplicada. Dessa forma, o financeiro não terá interferência, seja em situações como: boletos proporcionais ou renegociados.
- Buscar produtos do financeiro: Se marcado, o sistema buscar produtos do financeiro, a nota fiscal será gerada vinculada ao financeiro, utilizando o tipo de documento associado ao produto do financeiro.
Dica
O filtro “Buscar produtos por” possui critérios e considerações importantes que impactam diretamente os resultados da busca. Para entender melhor seu funcionamento, acesse o link: Geração de Nota Fiscal por Tipo de Documento por Produto
Conceito Status do Lote
- Não gerado: Indica o status inicial do lote no momento de sua criação.
- Gerado: Aparece quando a emissão do lote é concluída e todas as notas fiscais são geradas com sucesso pela rotina.
- Cancelado: Apresentado no para quando as notas do lote forem canceladas.
- Lote excluído: Apresentado quando as notas fiscais do lote foram excluídas;
- Parcial: Apresentado quando as notas não foram geradas por completo;
- Em processamento: Apresentado enquanto a rotina ainda está em andamento ou há notas fiscais pendentes de conclusão;
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Acessar Formulário] B --> C[Configurar Filtros] C --> D[Simular Geração] D --> E{Resultados OK?} E -->|Sim| F[Gerar Notas] E -->|Não| G[Ajustar Filtros] G --> D F --> H[Fim]
Considerações Finais
O formulário de Geração de Notas Fiscais em Lote é uma ferramenta poderosa que otimiza e simplifica o processo de faturamento. Sua utilização adequada pode resultar em significativa economia de tempo e redução de erros, melhorando a eficiência operacional da empresa.
Etiquetas
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