Formulário Geração de Notas Fiscais em Lote
Introdução
O formulário de “Geração de Notas Fiscais em Lote” é uma ferramenta projetada para automatizar e simplificar o processo de emissão de notas fiscais em grande escala. Esta funcionalidade permite aos usuários gerar múltiplas notas fiscais simultaneamente, baseando-se em critérios específicos como dados financeiros ou dos contratos.
Acesso ao Formulário
Caminho: Menu Configurações > Rotinas fiscais > Geração de notas em lote
Benefícios
- Otimização: O sistema facilita o processo de geração de notas, reduzindo intervenções manuais.
- Flexibilidade: Diversos filtros e opções permitem uma geração personalizada de notas.
- Validação: Mecanismos de validação garantem a integridade e conformidade das notas geradas.
- Integração: O processo se integra com outros módulos do sistema, como financeiro e contábil.
Estrutura do Formulário
O formulário Geração em Lote está estruturado em uma Grid, que possibilita o gerenciamento dos lotes de notas fiscais criados, além de permitir criar novos lotes. Ao criar um Novo registro, será apresentado um menu com seis aba, sendo elas:
- Informações: Exibe as informações gerais do registro ou documento selecionado;
- Opções: Permite a configuração específica dos filtros para a geração das notas;
- Filtros: A aba Filtros permite definir critérios específicos para a geração de notas fiscais em lote no sistema.
- Base financeira: Permite filtrar informações na geração de notas com base nos dados financeiros. Observação: Esta aba será habilitada somente quando, na aba Opções, o campo Base para geração estiver configurado como Financeiro.
- Saídas: Exibe as notas emitidas no lote, incluindo informações importantes como status, data de emissão, numeração, entre outras;
- Log: Registra os erros e os motivos pelos quais as notas não foram emitidas.
Campos Disponíveis
Aba Informações
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificação única do filtro no sistema. |
| Descrição do filtro | Descrição de identificação (Exemplo: Notas Fiscais de Janeiro 2025) |
| Status | Estado atual do filtro (Opções: Não Gerado, Gerado, Cancelado, Excluído, Parcial, Em processamento). |
| Notas geradas | Quantidade total de notas geradas até o momento. |
| Valor total gerado | Soma total dos valores das notas geradas. |
| Erros (última execução) | Quantidade de erros ocorridos na última execução do filtro. |
| Início da rotina | Data e hora de início da execução da rotina. |
| Final da rotina | Data e hora de término da execução da rotina. |
| Tempo médio por Nota (segundos) | Tempo médio gasto para a geração de cada nota, em segundos. |
Aba Opções
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Base para geração | Indica a base que será utilizada para a geração das notas fiscais (Opções: Contrato ou Financeiro). |
| Base geração por tipo de documento | Define o método de emissão das notas fiscais. A opção Documento Opcional do Contrato seguirá a configuração feita na aba “Faturamento” do contrato do cliente. Já a opção Documento do produto do Produto considerará o tipo de documento vinculado aos produtos do contrato. |
| Modelos de NF | Define o tipos de Nota Fiscal a serem gerados (Opções: Notas SCM (21/22), Notas de Comércio (55/65), Notas de Serviço (13), SVA, Notas NFCom (62). |
| Data emissão NF gerada | Data em que a nota fiscal será emitida e informada na nota fiscal. |
| Tipo documento opcional | Tipo do documento opcional configurado no contrato dos clientes (Opções: 1, 2, 3 ou 4). |
| Condição de pagamento | Condição de pagamento que será aplicada no financeiro gerado junto com a Notas Fiscais. |
Aba Filtros
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Filial | Se marcado, irá trazer apenas clientes vinculado a filial informada. |
| Carteira de cobrança | Se marcado, irá trazer apenas clientes vinculado carteira de cobrança associada. |
| Tipo de cliente | Se marcado, irá gerar notas fiscais apenas para os clientes vinculado a esse tipo. |
| Tipo pessoa | Se marcado, irá trazer apenas clientes com a classificação escolhida (Opções: Todos Estrangeiro, Jurídica ou Física). |
| Gerar nota proporcional avulso | Define se notas proporcionais avulsas serão geradas. Observação: Este campo será ativado somente quando, na aba Opções, o campo Base para geração estiver configurado como Financeiro. |
| Gerar NF clientes bloqueados | Define se serão geradas notas fiscais para clientes bloqueados. |
| Gerar NF boletos recebimento parcial | Define se serão geradas notas fiscais para boletos com recebimento parcial. (Observação: A geração e a simulação da NF é feitas a partir de um boleto com recebimento parcial serão geradas com o valor total do boleto) |
| Modelo de NF | Tipo de modelo de Nota Fiscal a ser emitido. |
| Contrato inicial | Número do contrato inicial ao qual o filtro será aplicado. (Observação: ID do contrato) |
| Contrato final | Número do contrato final ao qual o filtro será aplicado. (Observação: ID do contrato) |
| Mês/Ano referência | Mês e ano de referência para a geração de notas fiscais. Observação: Este campo será ativado somente quando, na aba Opções, o campo Base para geração estiver configurado como Financeiro. |
| Data inicial do contrato | Data inicial do contrato considerado para a geração das notas fiscais. Observação: Se marcado, o lote incluirá os contratos com data de ativação igual ou posterior à data informada. |
Aba Base no financeiro
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Buscar produtos por | Critério para buscar os produtos a serem considerados na geração da nota fiscal. (Opções: Produtos do contrato, Produtos do financeiro.) |
| Status | Status dos lançamentos financeiros que serão considerados. (Opções: Recebidos, Em aberto ou ambos). |
| Forma recebimento | Tipo de forma de recebimento que será considerada. (Observação: A forma de recebimento Caixa se refere a qualquer tipo de valor recebido, a forma Banco se refere a Pix, Gateway, Débito em conta ou Cartão de crédito.) |
| Gerar NF para pré-contrato | Indica se notas fiscais devem ser geradas para pré-contratos. |
| Data de geração | Critério de data para geração das notas fiscais. |
| Vencimento inicial | Data de início do período de vencimento a ser considerado. (Observação: O campo será exibido apenas quando o filtro Data de geração estiver configurado como Vencimento. ) |
| Vencimento final | Data final do período de vencimento a ser considerado. (Observação: O campo será exibido apenas quando o filtro Data de geração estiver configurado como Vencimento. ) |
| Recebimento Inicial | Data de início do período de recebimento a ser considerado. (Observação: O campo será exibido apenas quando o filtro Data de geração estiver configurado como Recebimento. ) |
| Recebimento Final | Data final do período de recebimento a ser considerado. (Observação: O campo será exibido apenas quando o filtro Data de geração estiver configurado como Recebimento. ) |
| Gerar nota para recebimentos fora do período | Se marcado, só serão geradas notas para status ‘Recebido’. A geração será com base nos vencimentos e não na data de recebimento. |
Funcionalidades Principais
Ao acessar o formulário de geração de notas em lote, será exibido um menu com os registros dos lotes já gerados anteriormente. Na parte superior, serão apresentadas quatro opções com as seguintes funcionalidades.
- Editar: Permite a edição de um registro existente. Observação: O sistema só irá permitir editar dados dos lotes que estiver o status “Não Gerado”.
- Deletar: Remove um registro do sistema. Observação: O sistema só irá permitir deletar dados dos lotes que estiver o status “Não Gerado”.
- Clonar filtro: Cria uma cópia do registro selecionado.
- Simular Geração: Opção para simular a geração das notas, permitindo identificar e corrigir erros antes da geração final.
- Listar Filtros: Opção para listar as notas que serão geradas com base nos filtros aplicados.
- Excluir notas fiscais: Permite Excluir notas fiscais do modelo 21/22 e SVA.
- Cancelar notas em massa: Permite realizar o cancelamento em massa das Notas Fiscais emitidas em lote.
Conceitos Importantes
Base geração por tipo de documento
Ao habilitar a opção “Base geração por tipo de documento”, o sistema passa a considerar exclusivamente o vínculo do tipo de documento ao produto, independentemente do modelo de nota e geração utilizada (base financeiro, base contrato, convencional ou agrupamento de faturas).
Observação
Sempre que o tipo de documento estiver vinculado ao produto, a nota fiscal será gerada, independentemente do tipo do produto.
Filtro: Gerar Nota Para Recebimentos Fora do Período
O filtro Gerar nota para recebimentos fora do período é uma funcionalidade essencial no processo de geração de notas fiscais em lote. Este recurso permite um controle mais preciso sobre quais recebimentos serão incluídos na geração de notas, mesmo quando estão fora do período padrão de faturamento.
Observação
Só serão geradas notas para status ‘Recebido’. A geração será com base nos vencimentos e não na data de recebimento.
Observação
Quando for gerar períodos retroativos, o campo Data de vencimento inicial para períodos retroativos deve ser preenchido com a data inicial para o sistema verificar se existem boletos recebidos que não foram gerados notas anteriormente.
- Exemplo: se nos campos Vencimento inicial e final, estiver preenchido com as datas 01/03/2024 e 31/03/2024, no campo Data de vencimento inicial para períodos retroativos, poderá ser preenchido com a data 01/01/2024, e neste caso, o sistema buscará se existem boletos que não foram gerados entre 01/01/2024 até 29/02/2024 (um dia antes da data de vencimento inicial).
Filtro: Base para Geração
Geração base do Contrato:
- Gera notas fiscais de acordo com os produtos que estão na aba de produtos do contrato do cliente;
- O sistema busca as informações diretamente nos produtos cadastrados no contrato;
- A nota é gerada de acordo com o valor dos produtos do contrato;
- Tem menos opções de filtros comparado à geração base do financeiro.
Geração base do Financeiro:
- Gera notas fiscais de acordo com os vencimentos e recebimentos dos financeiros;
- Baseia-se nos registros financeiros existentes, como boletos gerados;
- Permite mais opções de filtros comparado à geração base do contrato;
- Requer que o financeiro já esteja gerado e contenha os produtos corretos para emitir a nota fiscal adequadamente;
- Se houver discrepância entre os produtos no contrato e no financeiro, pode ser necessário ajustar ou regenerar o financeiro para emitir a nota corretamente.
Observação:
É importante notar que, ao gerar com base no financeiro, é necessário que os produtos no financeiro correspondam aos que se deseja incluir na nota fiscal. Se houver alterações no contrato após a geração do financeiro, pode ser necessário atualizar o financeiro antes de emitir as notas fiscais por esse método.
Filtro: Buscar produtos por
O filtro Buscar produtos por será exibido apenas quando a base de geração do lote, definida na aba Opções, estiver configurada como Documento por produto do contrato.
- Buscar produtos do contrato: Se marcado, o sistema buscar produtos do contrato, a nota fiscal será gerada vinculada ao financeiro, utilizando o tipo de documento associado ao produto do contrato.
Atenção
Independentemente dos produtos vinculados ao financeiro, ao selecionar a opção para buscar o tipo de documento do produto/plano do contrato, essa configuração será aplicada. Dessa forma, o financeiro não terá interferência, seja em situações como: boletos proporcionais ou renegociados.
- Buscar produtos do financeiro: Se marcado, o sistema buscar produtos do financeiro, a nota fiscal será gerada vinculada ao financeiro, utilizando o tipo de documento associado ao produto do financeiro.
Dica
O filtro “Buscar produtos por” possui critérios e considerações importantes que impactam diretamente os resultados da busca. Para entender melhor seu funcionamento, acesse o link: Geração de Nota Fiscal por Tipo de Documento por Produto
Conceito Status do Lote
- Não gerado: Indica o status inicial do lote no momento de sua criação.
- Gerado: Aparece quando a emissão do lote é concluída e todas as notas fiscais são geradas com sucesso pela rotina.
- Cancelado: Apresentado no para quando as notas do lote forem canceladas.
- Lote excluído: Apresentado quando as notas fiscais do lote foram excluídas;
- Parcial: Apresentado quando as notas não foram geradas por completo;
- Em processamento: Apresentado enquanto a rotina ainda está em andamento ou há notas fiscais pendentes de conclusão;
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Acessar Formulário] B --> C[Configurar Filtros] C --> D[Simular Geração] D --> E{Resultados OK?} E -->|Sim| F[Gerar Notas] E -->|Não| G[Ajustar Filtros] G --> D F --> H[Fim]
Considerações Finais
O formulário de Geração de Notas Fiscais em Lote é uma ferramenta poderosa que otimiza e simplifica o processo de faturamento. Sua utilização adequada pode resultar em significativa economia de tempo e redução de erros, melhorando a eficiência operacional da empresa.
Etiquetas
Faturamento AutomacaoFiscal NFSe ProcessosFinanceiros NotasFiscais Fiscal
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