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E-mail SMTP Webmail

Introdução

Definição - E-mail SMTP:

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) é um protocolo padrão de comunicação usado para o envio de e-mails pela internet. Ele é responsável por definir como as mensagens de correio eletrônico são transmitidas entre servidores de e-mail e dispositivos de envio (como clientes de e-mail ou sistemas automatizados). Este protocolo é essencial para o funcionamento do sistema de e-mails, possibilitando que mensagens sejam enviadas de um remetente para um destinatário de forma confiável e eficiente.

O E-mail SMTP Webmail é uma configuração essencial para integrar contas de e-mail baseadas em Webmail ao Sistema IXC Provedor. Esta integração permite que o sistema envie e-mails automatizados, como faturas, notificações e comunicados, utilizando contas de webmail comuns.

O formulário de configuração SMTP Webmail no Sistema oferece uma interface intuitiva projetada para facilitar o cadastro e a gestão das informações necessárias para estabelecer uma conexão segura com os servidores Webmail. Essa funcionalidade garante praticidade, segurança e eficiência na comunicação eletrônica corporativa.

Acesso ao Formulário

Caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP

Requisitos de Uso

Para utilizar este recurso, é necessário atender as seguintes condições:

  • Ter acesso à conta do endereço de e-mail ou à conta administrativa Webmail.

Entrega de valor

  • Habilitar o envio de e-mail pelo sistema IXC Soft;
  • Configurar e integrar contas de e-mail que serão utilizadas pelo sistema para enviar mensagens de e-mail aos clientes;
  • Possibilidade de automação de envios a partir da configuração da integração do servidor SMTP;
  • Envio de faturas, comunicados e notificações relevantes, direcionadamente ou em massa;
  • Centralizar o gerenciamento das contas de e-mail utilizadas para comunicações do sistema e promover um contato mais efetivo com o cliente.

Estrutura do Formulário

A funcionalidade de integração do E-mail SMTP Webmail, no sistema consiste no uso de credenciais (usuário e senha) de acesso da plataforma. Essa configuração permite a autenticação da conta SMTP no sistema, viabilizando as requisições de envio ao servidor de e-mail. Uma vez integrada, a conta pode ser utilizada para diversos tipos de comunicação automatizada, como cobranças, comunicados aos técnicos, confirmações de rotinas, envio de boletos, entre outras funcionalidades.

Exemplos de envios:

  1. Alertas de manutenção de rede
  2. Envio de faturas
  3. Notificações de pendências financeiras
  4. Comunicados de abertura de Ordens de Serviço (OS) para técnicos
  5. Outras informações relevantes para clientes e colaboradores do provedor

Configuração do E-mail SMTP - Webmail

A configuração do E-mail SMTP no Webmail envolve os dados de acesso e as informações fornecidas pela plataforma para integrar o protocolo SMTP ao sistema. Para realizar essa configuração, siga as etapas abaixo:

Passo 1: Acesso ao Webmail

Nesta etapa, serão coletados os dados necessários para realizar o cadastro da integração no sistema.

  1. Acesse o sistema Webmail e, no menu lateral esquerdo, clique na opção “Webmail Home”;
  2. Em seguida, localize a opção “Other Webmail Features” (Outros Recursos do Webmail) e clique em “Configure Mail Client” (Configurar Cliente de E-mail). A plataforma exibirá uma página com as informações necessárias para autenticação do seu e-mail;
  3. Na seção “Mail Client Manual Settings” (Configurações Manuais do Cliente de E-mail), serão exibidos os dados de configuração e autenticação da conta, incluindo:
    • Nome do usuário (endereço de e-mail);
    • Senha: senha de acesso ao e-mail;
    • Servidor de saída;

Passo 2: Cadastro no Sistema

Após coletar os dados da integração no sistema, siga os passos abaixo para cadastrar a conta SMTP:

  1. Acesse o formulário de E-mail SMTP através do caminho: Configurações > Integrações > E-mail SMTP;
  2. Clique no botão Novo para registrar o cadastro;
  3. Preencha os campos:
    • Servidor de saída (SMTP): o servidor de saída é responsável pelo processamento e encaminhamento de mensagens do remetente para o destinatário. Insira o servidor de saída do endereço de e-mail utilizado, repassado pelo provedor de e-mail. Para o Webmail, o servidor de saída está na seguinte estrutura: mail.[seudomínio].com.br;
    • E-mail de envio: campo de preenchimento opcional. A partir deste campo, é possível inserir o endereço de e-mail que constará como remetente ao destinatário;
    • Usuário: insira o endereço de e-mail ou o usuário que será utilizado para realizar a autenticação;
    • Senha: insira a senha de acesso do endereço de e-mail/usuário utilizado para realizar a autenticação;
    • Porta: insira a porta que será utilizada para estabelecer a comunicação na integração. Poderá utilizar as portas 465 (SSL) ou 587 (TLS);
    • Requer autenticação: para efetuar a autenticação do e-mail SMTP no sistema, selecione a opção sim;
    • Tipo de segurança: o tipo de segurança deve corresponder à porta utilizada. Caso utilize a porta 465, marque a opção de segurança SSL. Caso utilize a porta 587, marque a opção TLS;
    • Codificação UTF-8: codificação comum de caracteres na web. Marque a opção sim para que a codificação destes caracteres seja ativado, mantendo a configuração correta do conteúdo da mensagem;
    • Forçar codificação: selecione o tipo de codificação de sua preferência. É recomendável utilizar a codificação UTF-8, pois é a formatação mais eficiente. Selecione uma das opções disponíveis, entre elas: ISO-8859-1, UTF-8 ou Automático (se automático, a identificação de codificação é feita automaticamente pelo sistema).
    • E-mail de destino para teste: e-mail de destino para realizar o envio de teste;
    • Limite de e-mails por hora: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por hora da sua conta e insira o valor neste campo;
    • Limite de e-mails por dia: verifique em seu provedor de e-mail qual o limite de envios por dia da sua conta e insira o valor neste campo.

Limite de envio:

Considere o limite diário de envio de e-mails para distribuir adequadamente a quantidade de envios por hora, respeitando as restrições do provedor de e-mails.

  1. Acesse a aba Mensagem para realizar a configuração da mensagem padrão da conta de SMTP integrada. Preencha os campos:
    • Responsável de envio: insira o responsável de envio pela mensagem. É recomendado utilizar o nome da empresa ou departamento responsável;
    • Assunto: insira o assunto da mensagem de e-mail. Será correspondente ao título do e-mail para o destinatário;
    • Mensagem: insira o conteúdo da mensagem de e-mail de e-mail que será enviada ao cliente.
  2. Clique em Salvar para concluir a configuração do E-mail SMTP.

Finalização:

Após concluir o cadastro da conta de e-mail, clique em Enviar E-mail Teste para validar a comunicação com a plataforma. Ao realizar o envio, se bem-sucedido, o sistema exibirá a mensagem: ‘E-mail enviado com sucesso para (e-mail de destino para teste)!‘. Esta confirmação indica que a autenticação foi realizada com êxito, e você poderá utilizar o SMTP para efetuar os envios de e-mail.

Fluxo de trabalho

graph TD
    A[Acessar Formulário SMTP] --> B[Preencher Campos Obrigatórios]
    B --> C[Configurar Modelo de Mensagem]
    C --> D[Definir Limites de Envio]
    D --> E[Enviar E-mail Teste]
    E --> F{Teste Bem-sucedido?}
    F -->|Sim| G[Configuração Concluída]
    F -->|Não| H[Revisar Configurações]
    H --> B

Considerações Finais

A configuração correta do SMTP Webmail é crucial para garantir a entrega eficiente de e-mails aos clientes. Certifique-se de testar as configurações e ajustar os limites de envio conforme necessário para evitar problemas de entrega ou blacklisting.

Etiquetas

Integracoes IntegracoesEmailSMTP IntegracaoLocaWeb Webmail]

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