Cadastro de Ordem de Serviço
Introdução
A Ordem de Serviço é um documento que formaliza o serviço a ser prestado para um cliente e serve como ponto de partida para a organização do trabalho. O cadastro de OS permite registrar, gerenciar e acompanhar os serviços prestados pela empresa. Este formulário é essencial para o controle e execução eficiente das atividades de suporte e atendimento ao cliente.
Acesso ao formulário
Caminho: Menu sistema > Suporte > Ordens de serviços
Benefícios
- Organização e formalização dos serviços a serem executados
- Controle e acompanhamento das atividades técnicas
- Registro detalhado de produtos, serviços e comodatos utilizados
- Integração com faturamento e estoque
- Possibilidade de agendamento e gerenciamento de prazos (SLA)
Estrutura do Formulário
Abas:
Ordem de serviço do tipo Cliente:
- Principal: Campos básicos e gerais da ordem de serviço
- Endereço: Informações sobre o endereço relacionado à ordem de serviço
- Datas e Horário: Detalhes sobre datas da ordem de serviço
- Mensagens/históricos: Histórico e registro de mensagens e interações relacionadas à ordem de serviço
- Arquivos: Upload e gestão de arquivos e documentos anexados à ordem de serviço
- Outros: Campos adicionais e personalizados para informações complementares da ordem de serviço
- Produtos: Listagem e gestão de produtos vinculados à ordem de serviço
- Serviços: Detalhes sobre os serviços associados à ordem de serviço
- Comodato: Gestão de equipamentos cedidos em comodato na ordem de serviço
- Adicional Mensalidade: Informações sobre adicionais de mensalidade vinculados à ordem de serviço
- Comissão: Detalhes sobre a comissão aplicada à ordem de serviço
Controle de Estoque
O controle de estoque será realizado com base no tipo de documento vinculado aos Assuntos das ordens de serviço. Esse vínculo garante que as movimentações de produtos estejam alinhadas com as regras definidas para cada tipo de documento, proporcionando maior precisão no gerenciamento. Essa tratativa irá englobar registros vinculados na aba Produtos e Comodato.
Atenção
Uma vez criada a ordem de serviço, não será possível alterar o contrato e o cliente vinculados a ela.
Ordem de serviço do tipo Estrutura própria:
- Principal: Campos básicos e gerais da ordem de serviço
- Endereço: Informações sobre o endereço relacionado à ordem de serviço
- Datas e horários: Detalhes sobre datas e horários da ordem de serviço
- Mensagens/Histórico: Histórico e registro de mensagens e interações relacionadas à ordem de serviço
- Arquivos: Upload e gestão de arquivos e documentos anexados à ordem de serviço
- Outros: Campos adicionais e personalizados para informações complementares da ordem de serviço
- Outros produtos: Listagem e gestão dos produtos vinculados à estrutura
- Comissão: Detalhes sobre a comissão aplicada à ordem de serviço
- Produtos imobilizados: Gestão dos produtos do tipo patrimônios alocados na estrutura
- Caixas de atendimento: Informações sobre as caixas de atendimento relacionadas à ordem de serviço
- Caixas de emenda: Detalhes sobre as caixas de emenda associadas à ordem de serviço
Atenção
- Os produtos apresentados nas abas Outros produtos e Produtos imobilizados referem-se aos itens incluídos na estrutura como um todo, e não apenas aos que foram especificados na ordem de serviço.
- Ordens de serviço do tipo estrutura não geram pedido de ordem de serviço, pois as estruturas são de posse da empresa, não havendo necessidade de gerar faturamento para elas.
As abas Caixas de atendimento e Caixas de emenda só podem ser utilizadas quando o módulo do service está contratado.
Integrações com outros módulos:
Campos Obrigatórios
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificação única da ordem de serviço |
| Assunto | Campo para detalhar o assunto da ordem de serviço |
| Cliente ou Estrutura | Identificação do cliente associado à ordem de serviço ou da estrutura relacionada, de acordo com o tipo selecionado |
| Filial | Filial associada à ordem de serviço |
| Origem do endereço | Seleção da origem do endereço |
| Prioridade | Nível de prioridade da ordem de serviço |
| Setor | Setor ao qual a ordem de serviço está vinculada |
| Status | Estado atual da ordem de serviço |
A obrigatoriedade dos campos Login e Contrato pode ser configurada nos parâmetros do assunto.
Exemplo de uso
Criação de OS para instalação de internet
- Acesse o formulário através do caminho: Menu sistema > Suporte > Ordem de serviço;
- Clique em Nova;
- Preencha os campos obrigatórios:
- Assunto
- Cliente
- Filial
- Origem do endereço
- Prioridade
- Setor
- Salve a OS;
- Adicione os produtos, se necessário;
- Inclua o serviço de instalação, se necessário;
- Realize o agendamento da mesma para o colaborador responsável.
Funcionalidades Principais
- Permite adicionar itens do estoque e serviços prestados, integrando com o controle de estoque e faturamento
- Processo de conclusão do serviço
- Geração de documento impresso com os detalhes da ordem de serviço para uso interno ou entrega ao cliente
- Acompanhamento do status da ordem de serviço em tempo real
- Inclusão de fotos e anexos para documentar o serviço realizado
- Controle de permissões e acesso, assegurando que apenas usuários autorizados possam modificar determinadas informações
- Relatórios personalizados para acompanhar o desempenho dos colaboradores
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Abertura da OS] --> B{Assunto da O.S} B -->|Instalação| C[Agendamento] B -->|Suporte| D[Atendimento Imediato] C --> E[Execução do Serviço] D --> E E --> F[Registro de Atividades] F --> G[Inserção de Produtos/Serviços] G --> H[Finalização da OS] H --> I{Faturamento Necessário?} I -->|Sim| J[Finalização do Pedido de venda via O.S] I -->|Não| K[Encerramento] J --> K
Considerações Finais
O formulário de Ordem de Serviço é uma ferramenta central para o gerenciamento de atendimentos e serviços prestados. Ele permite um controle detalhado desde a abertura até a finalização do atendimento, integrando-se com outros módulos do sistema para uma gestão eficiente de recursos, prazos e faturamento.
Etiquetas
OrdemDeServico Suporte Atendimento GestaoDeServicos