Cadastro de Departamentos de Atendimento
Introdução
O cadastro de departamentos de atendimento é uma funcionalidade essencial para organizar e gerenciar as diferentes áreas de suporte ao cliente na empresa. Esta ferramenta permite estruturar o atendimento eficiente, direcionando as solicitações dos clientes para as equipes mais adequadas.
Acesso ao formulário
Caminho: Menu sistema > Folha de pagamento > pasta Cadastros > Departamentos
Benefícios
- Melhora a eficiência do atendimento ao cliente
- Facilita o direcionamento correto das solicitações
- Permite uma visão organizada da estrutura de suporte
- Possibilita a análise de desempenho por departamento
Estrutura do Formulário
Abas:
- Depto. do atendimento: Cadastro de informações principais do departamento de atendimento.
- Setor: Definição e gerenciamento dos setores vinculados ao departamento de atendimento.
Abas integradas a outros módulos:
Campos Obrigatórios
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Número de identificação do departamento |
| Descrição | Nome atribuído ao departamento |
Exemplos de Uso
Criação de um Novo Departamento de Suporte Técnico
- Acesse o formulário através do caminho: Menu sistema > Folha de pagamento > pasta Cadastros > Departamentos;
- Preencha o nome desejado;
- Salve o novo departamento;
- Vincule os setores desejados.
Desativação de um Departamento Obsoleto
- Acesse o formulário através do caminho: Menu sistema > Folha de pagamento > pasta Cadastros > Departamentos;
- Localize o departamento desejado na lista;
- Abra o cadastro do departamento;
- Altere o status para Não no campo de Ativo;
- Salve as alterações.
Funcionalidades Principais
- Configuração de e-mails associados
- Gerenciamento de setores
- Criação e edição de registros
Configuração de E-mails Associados
É possível definir os e-mails que receberão notificações dos atendimentos. Para configurar, siga os passos abaixo:
- Acesse o formulário no caminho: Menu Sistema > Folha de Pagamento > Cadastros > Departamentos;
- Selecione o departamento desejado e clique em Editar;
- Na aba Depto. do Atendimento, no campo E-mails, insira os e-mails a serem notificados. Para adicionar mais de um e-mail, separe-os com ponto e vírgula (;);
- Clique em Salvar.
Após configurar os e-mails, é necessário ajustar os parâmetros gerais para o envio. Siga as etapas abaixo:
- Acesse o formulário no caminho: Menu Configurações > Parâmetros > Parâmetros Gerais > aba Envios;
- No campo Servidor de E-mail Atendimento, selecione a conta SMTP a ser utilizada para o envio;
- Para personalizar a mensagem de envio, configure os campos Abrir Atendimento, Atendimento Respondido e Finalizar Atendimento. O envio será feito tanto para o departamento quanto para o cadastro do cliente;
- Clique em Salvar.
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Início] --> H[Novo atendimento] H --> B{Criar Departamento?} B -->|Sim| D[Novo Departamento] B -->|Não| E[Salvar] D --> E E --> G[Fim]
Considerações Finais
O cadastro eficiente de departamentos de atendimento é fundamental para uma gestão de suporte ao cliente bem-sucedida. Ao utilizar corretamente esta ferramenta, a empresa pode melhorar significativamente a qualidade e a eficiência do atendimento, resultando em maior satisfação dos clientes e melhor desempenho operacional.