Ordem de Serviço de Cobrança

Introdução

A abertura automática de Ordens de Serviço para cobrança auxilia a otimizar o processo de recuperação de crédito, garantindo que os clientes inadimplentes sejam contatados de forma sistemática após um determinado período de atraso.

Com a configuração de Ordens de Serviço de Cobrança, o sistema viabiliza a abertura automática de ordens de serviço de acordo com a régua de cobrança estipulada nos Parâmetros de Cobrança

Acesso ao formulário:

Caminho: Configurações > Processos > Configurações ordem de serviço

Requisitos de Uso:

Esta ferramenta deve ser utilizada em conjunto com os Parâmetros de Cobrança, a fim de monitorar os clientes inadimplentes e estabelecer estratégias eficientes de redução de inadimplência.

Entrega de Valor

• Consistência e padronização de processos internos: Garante que todos os clientes inadimplentes sejam contatados após o mesmo período de atraso devido à padronização de processos internos, bem estruturados e estabelecidos;
• Eficiência: Reduz o trabalho manual de criação de OS para cobrança;
• Rastreabilidade: Facilita o acompanhamento das ações de cobrança realizadas;
• Priorização: Permite focar nos casos mais críticos de inadimplência

Estrutura do Formulário

O formulário está estruturado principalmente em uma grid que apresenta todos registros de ordens de serviço cadastradas no sistema. O formulário de grid e armazenamento geral destas informações é o mesmo de cadastro.

Ao clicar no botão Novo ou no botão Editar, o sistema direciona ao formulário detalhado de cadastro/edição de Ordem de Serviço.

Aba Parâmetros de O.S.

A aba Parâmetros de O.S. reune as principais informações de cadastro da ordem de serviço, baseada nos campos principais:

Campos	Descrição
Processo de sistema	Define em qua processo de sistema a Ordem de Serviço está atrelada. Em cadastro de Ordem de Serviço de cobrança, o processo definido é Cobrança.
Descrição	Descrição da ordem de serviço, pode ser atrelada a ação tomada a partir da O.S.
Assunto	Assunto relacionado à Ordem de Serviço. Motivo de abertura.
Prioridade	Prioridade que deve ser levada em conta na abertura da O.S.
Setor	Setor responsável o qual a O.S. será direcionada.

Aba Filtros para Abertura

Na aba de Filtros para abertura, é possível estabelecer critérios para determinar a abertura da ordem de serviço, baseado nas condições indicadas pelos filtros. Confira a seguir:

• Abertura de OS duplicada para cliente: Se marcado como “sim”, o sistema permitirá a abertura automática de uma ordem de serviço duplicada para o cliente, com a mesma configuração. Se marcado como “não”, o sistema bloqueará a criação de novas ordens de serviço com a mesma configuração se o cliente já tiver uma em andamento.

• Abertura de OS duplicada para contrato: Se marcado como “sim”, o sistema permitirá a abertura automática de uma ordem de serviço duplicada para o contrato do cliente, com a mesma configuração. Se marcado como “não”, a abertura será bloqueada caso o contrato já tenha uma ordem de serviço com essas configurações.

• Abertura de OS para contrato inativo: Se marcado como “sim”, o sistema permitirá a abertura de uma ordem de serviço para contratos com status Inativo/Desativado. Se marcado como “não”, o sistema impedirá a abertura de novas ordens de serviço para contratos nessas condições.

• Abertura de OS para contrato negativado: Se marcado como “sim”, o sistema permitirá a abertura de uma ordem de serviço para contratos negativados. Se marcado como “não”, novas ordens de serviço para contratos negativados serão bloqueadas.

• Considerar OS finalizada no filtro: Se marcado como “sim”, o sistema não abrirá uma nova ordem de serviço se já houver uma finalizada com as mesmas configurações no cadastro do cliente. Se marcado como “não”, será possível abrir uma nova ordem de serviço, mesmo que exista uma finalizada.

• Abertura de diversas OS para o mesmo contas a receber: Se marcado como “sim”, o sistema permitirá a criação de várias ordens de serviço para o mesmo contas a receber (boleto). Se marcado como “não”, o sistema bloqueará novas ordens de serviço para o mesmo boleto.

Integração com Outros Módulos

A abertura automática de OS para cobrança se integra com outros módulos do Sistema:

• Financeiro: Para obter informações sobre pagamentos em atraso;
• Cobranças: Para atualizar o histórico de interações com o cliente.

Funcionalidades Principais

• Abertura automática de ordens de serviço através dos Parâmetros de Cobrança;
• Permite atribuir um responsável específico pela execução da Ordem de Serviço de cobrança;
• Registra as ações, permitindo documentá-las durante o processo de ocbrança;
• Finalização automática quando ocorre a finalização da cobrança nos Parâmetros de Cobrança.

Configuração da O.S. de Cobrança

Para realizar a configuração da O.S. de cobrança, siga os passos abaixo:

1. Acesse o formulário de Configurações Ordem de Serviço através do caminho: Sistema > Processos > Configurações Ordem de Serviço;
2. Clique no botão Novo para cadastrar uma nova O.S.;
3. Defina, na aba Parâmetros de O.S. a configuração principal:
   • Processo do sistema: clique sobre o botão de seleção e selecione a opção Cobrança;
   • Descrição: insira uma breve descrição baseada na ação tomada a partir da abertura da O.S.;
   • Assunto: clique na lupa e selecione um assunto correspondente a abertura da O.S. de cobrança;
   • Prioridade: defina a prioridade da O.S., se baixa, normal, alta ou crítica, para que o responsável atue com maior urgência sobre ela;
   • Setor: clique na lupa e selecione o setor responsável pela execução desta O.S.;
   • Colaborador responsável: caso necessário, indique um colaborador responsável por executar a O.S., será automaticamente relacionado quando ocorrer a abertura da O.S.

Configuração nos Parâmetros de Cobrança

Com a Ordem de Serviço de Cobrança cadastrada, já estará pronta para uso nos Parâmetros de Cobrança. Siga os passos abaixo para concluir a configuração:

1. Acesse o formulário de Parâmetros de cobrança através do caminho: Sistema > CRM > Cobrança > Parâmetros da cobrança;
2. Selecione um dos parâmetros cadastrados e clique Editar (ou clique em Novo para configurar um novo parâmetro);
3. A partir da aba Aviso de cobrança, estão presentes nas configurações os campos de Ordem de serviço. Portanto, de acordo com a sua régua de cobrança, estipule em qual etapa da cobrança (Aviso de cobrança, Questionamento de pendência, Agendar pagamento, Cobrança presencial, Enviar análise de crédito/cartório, Finalizar cobrança) ocorrerá a abertura da O.S.
4. No campo de Ordem de serviço, clique na lupa e selecione a Ordem de Serviço de cobrança cadastrada, vinculando-a ao campo;
5. Clique em Salvar para validar as modificações.

A partir da execução da Tarefa - Atualizar cobranças, os parâmetros serão ativados e conforme identificados clientes em inadimplência na régua de cobrança, as O.S. serão abertas. Serão finalizadas automaticamente a partir da finalização da cobrança.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    A[Cliente Inadimplente] --> B{Dias de Atraso}
    B -->|1-30 dias| C[OS Cobrança Nível 1]
    B -->|31-60 dias| D[OS Cobrança Nível 2]
    B -->|+60 dias| E[OS Cobrança Nível 3]
    D --> G[Ligação Telefônica]
    E --> H[Retirada de equipamento]

Considerações Finais

A abertura automática de OS para cobrança permite uma abordagem mais proativa e consistente no tratamento de inadimplências. Monitore regularmente os resultados e ajuste os parâmetros conforme necessário para otimizar o processo de recuperação de crédito.

Etiquetas

Leia também

• Assuntos
• Parâmetros de Cobrança
• Rotina de Cobrança (CRM de Cobrança)
• Tarefa - Atualizar cobranças
• Formulário Cliente
• Parâmetro - Considera na cobrança automatizada