Formulário Respostas Padrão
Introdução
O formulário de Respostas Padrão é uma ferramenta essencial para padronizar e agilizar as interações com clientes em atendimentos e ordens de serviço. Ele permite criar respostas pré-definidas para situações comuns, garantindo consistência e eficiência na comunicação.
Acesso ao Relatório
Caminho: Menu Sistema > Suporte > Cadastros > Resposta
Estrutura do Formulário
O formulário “Respostas” está organizado em uma unica Grid, onde é possível gerenciar as Respostas cadastradas e criar novas Respostas. Na grid será apresando as informações:
- ID, se a resposta está “Ativa” ou não, descrição, resposta, status, status complementar, interação pendente e setor.
Campos Disponíveis
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificação único. Este campo é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser editado. |
| Ativo | Indicador de status para o uso (Sim ou Não). |
| Setor | Define o setor ao qual a resposta está associada. Observação: Somente os colaboradores vinculados a esse setor terão acesso a ela. |
| Descrição | Breve descrição da resposta padrão. |
| Resposta | Texto que será relatado ao selecionar a resposta. |
| Status | Neste campo, poderá ser definido o status que o atendimento assumirá ao registrar uma mensagem utilizando essa resposta. |
| Status Complementar | Nesse campo poderá ser definido o status complementar que será preenchido no atendimento ao utilizar essa resposta. |
| Interação Pendentes | Nesse campo poderá ser definido qual será o status da interação registrada no atendimento. |
Atenção
Se um setor for vinculado à resposta, apenas os colaboradores associados a esse setor poderão visualizar a resposta durante a inserção no atendimento ou na ordem de serviço.
Principais Benefícios
- Redução do Tempo de Resposta: Elimina a necessidade de digitar respostas repetitivas.
- Padronização de Mensagens: Garante que todos os clientes recebam informações uniformes.
- Redução de Erros: Minimiza equívocos causados por respostas improvisadas.
- Profissionalismo: Mensagens bem elaboradas refletem positivamente a imagem da empresa.
- Métricas de Uso: Possibilita identificar quais respostas são mais utilizadas.
Exemplos de Uso
Criação de resposta padrão para problemas frequentes
- Acesse Menu sistema > Suporte > pasta Cadastros > Respostas;
- Clique em “Novo”;
- Preencha a “Descrição” com um nome descritivo;
- Exemplo: Problema de conexão Wi-Fi);
- No campo “Resposta”, insira o texto da resposta;
- Clique em “Salvar”.
Utilização da resposta padrão em um atendimento
- Acesso o formulário através do caminho: Menu sistema > Suporte > Atendimentos;
- Clique em “Novo”;
- No campo de “Resposta padrão”, clique na lupa;
- Selecione a resposta desejada;
- Edite o texto conforme necessário antes de salvar.
Funcionalidades Principais
- Permite criar modelos de respostas para diferentes situações;
- Facilita a organização e busca de respostas adequadas;
- Setorização das respostas para evitar o uso indevido.
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Identificar necessidade] --> B[Acessar Respostas] B --> C[Criar nova resposta] C --> D[Preencher informações] D --> E[Salvar resposta] E --> F[Utilizar em atendimentos/OS]
Considerações Finais
As Respostas Padrão são uma ferramenta poderosa para melhorar a eficiência e consistência dos atendimentos. Recomenda-se revisá-las periodicamente para garantir que estejam atualizadas e alinhadas com as políticas da empresa.
Etiquetas
RespostasPadrao Atendimento OrdensDeServico Suporte