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Enviar Extrato de Ligações por E-mail

Introdução

A funcionalidade Enviar Extrato de Ligações por E-mail é uma ferramenta desenvolvida para simplificar o compartilhamento de informações sobre chamadas VoIP por e-mail. Ao permitir o envio direto de extratos para destinatários configurados, essa funcionalidade melhora a comunicação, favorece a transparência com o cliente, automatiza processos manuais e assegura a precisão das informações transmitidas.

Acesso à Funcionalidade:

Caminho: Relatórios > Relatórios provedor > Relatórios Telefonia > Relatório VoIP Ligações > Enviar extrato de ligações por e-mail

Requisitos de Uso

Para utilizar a funcionalidade ‘Enviar Extrato de Ligações por E-mail’* no sistema, é necessário garantir que as seguintes condições sejam atendidas:

  • Uma conta de E-mail SMTP integrada e funcional no sistema para permitir o envio de e-mails diretamente do sistema;
  • Utilizar Integrações de Telefonia Fixa - VoIP. A funcionalidade depende da integração com o sistema de telefonia fixa, que envolve o uso de Ramais SIP registrados;
  • O cliente que receberá o extrato deve possuir o endereço de e-mail configurado em seu cadastro. Esse dado pode ser inserido no Formulário Cliente, na Aba Contato - Cliente, no campo de E-mail principal.
  • Possuir ramais com consumo de ligações;
  • Realizar a importação periódica de ligações, assegurando que os dados sobre as chamadas estejam disponíveis para a geração do extrato.

Entrega de Valor

Esta funcionalidade oferece valor em diversas áreas:

  • Agilidade: Reduz o tempo necessário para compartilhar relatórios de consumo;
  • Automação: Elimina a necessidade de gerar, salvar e enviar manualmente relatórios;
  • Transparência: Facilita o acesso de clientes e gestores aos dados sobre chamadas e custos associados;
  • Precisão: Garante a confiabilidade das informações enviadas, baseando-se em filtros configurados no sistema.

Estrutura da Funcionalidade

A funcionalidade ‘Enviar Extrato de Ligações por E-mail’ está integrada ao Relatório VoIP Ligações, uma ferramenta que permite a extração e análise dos dados das chamadas realizadas pelos ramais VoIP. Através dessa funcionalidade, é possível compartilhar de forma rápida e prática um resumo detalhado das ligações VoIP diretamente com os destinatários, utilizando seus endereços de e-mail configurados.

Esta funcionalidade é acessada por meio de um botão dedicado na interface do relatório. Ao utilizá-la, o usuário aplica filtros personalizados, que determinam os dados específicos a serem incluídos no extrato. O sistema, então, compila as informações relevantes e gera o extrato no formato desejado, como PDF, para envio ao e-mail do destinatário.

O extrato gerado inclui informações detalhadas, tais como:

  • Endereço do cliente
  • E-mail do cliente
  • Número de celular
  • ID do ramal
  • Quantidade de ligações realizadas, por tipo de ligação
  • Duração total das chamadas
  • Custos associados
  • Valor total calculado com base no consumo

Essa ferramenta é especialmente útil para empresas que desejam enviar relatórios periódicos ou individuais para seus clientes, garantindo uma comunicação eficiente e transparente sobre os custos e o uso do serviço VoIP.

Princípios de Funcionamento

A funcionalidade ‘Enviar Extrato de Ligações por E-mail’ está integrada ao Relatório VoIP Ligações e, portanto, depende das informações provenientes de outras operações, como a Integração de Telefonia Fixa - VoIP. Essa integração envolve o cadastro dos Ramal SIP de clientes, a importação de Registros de Chamadas (CDR) e o armazenamento das ligações realizadas, permitindo que o sistema tenha acesso aos dados necessários para gerar os relatórios. Além disso, para que o envio do extrato seja realizado com sucesso, é fundamental que haja uma integração do sistema com um serviço de E-mail SMTP, o qual garante que o documento seja enviado efetivamente ao destinatário

  1. Seleção de Dados: O usuário aplica filtros para definir o período, ramais e critérios de seleção das chamadas.
  2. Geração do Extrato: O sistema compila os dados filtrados e cria um documento em formato adequado (PDF ou Excel).
  3. Configuração do Destinatário: O endereço de e-mail do destinatário é definido previamente ou inserido no momento do envio.
  4. Envio Automatizado: O extrato é anexado ao e-mail e enviado de forma segura.

Configuração e Envio do Extrato de Ligações por E-mail

A configuração do Envio do Extrato de Ligações por E-mail no sistema requer as seguintes parametrizações para garantir seu funcionamento adequado:

  • Definição de um servidor de e-mail padrão para o envio do extrato;
  • Acesso ao relatório, seleção dos dados e envio ao destinatário.

Passo 1: Servidor de E-mail Ligações Telefonia

Nesta etapa, será definida uma conta de e-mail previamente integrada no sistema como padrão para o envio das mensagens relacionadas ao extrato de ligações. Para realizar este procedimento, siga os passos a seguir:

  1. Acesse o formulário de Parâmetros Financeiro através do caminho: Configurações > Parâmetros > Parâmetros financeiro;
  2. Na aba Geral, no campo Servidor de e-mail ligações telefonia, clique na lupa e selecione uma conta de E-mail SMTP previamente configurada com sua respectiva mensagem;
  3. Clique em Salvar para validar a alteração.

Guia instrutivo:

Para acessar o material de configuração de uma conta de e-mail SMTP, acesse: E-mail SMTP

Passo 2: Envio do Extrato de Ligações por E-mail

Com o servidor de E-mail SMTP padrão previamente configurado para o envio das mensagens, o envio do extrato pelo relatório é viabilizado. A configuração prévia do servidor permite que o sistema envie os extratos sem a necessidade de realizar ajustes manuais a cada envio, proporcionando um processo contínuo e eficiente, portanto, para realizar o envio, siga os passos a seguir:

  1. Acesse o formulário de Relatório VoIP Ligações através do caminho: Relatórios > Relatórios provedor > Relatórios Telefonia > Relatório Voip Ligações;
  2. Preencha os campos conforme necessário:
    • Integração: campo de preenchimento obrigatório. É necessário vincular a integração para o sistema identificar os ramais atrelados à plataforma. Clique na lupa e selecione a integração de telefonia fixa da qual deseja extrair as informações pelo relatório;
    • Ramal: clique na lupa e selecione o Ramal relacionado à integração de telefonia fixa. O sistema irá considerar o ramal filtrado para efetuar o envio;
    • Data inicial: insira a data inicial de ligações que deseja filtrar;
    • Data final: insira a data final de ligações que deseja filtrar, indicado o período no filtro.
  3. Clique em “Enviar extrato de ligações por e-mail” para realizar o envio. O sistema processará a solicitação e exibirá um relatório confirmando o status do envio. Caso o envio seja bem-sucedido, a seguinte mensagem será exibida: “E-mail enviado com sucesso para (e-mail do destinatário)!” O destinatário receberá a mensagem em sua caixa de entrada, que incluirá os seguintes dados configurados no E-mail SMTP:
    • Assunto
    • Responsável pelo envio
    • Conteúdo da mensagem Além disso, o sistema anexa automaticamente o PDF contendo os dados detalhados do extrato de ligações, com as informações selecionadas, e o envia ao cliente de forma segura.

Finalização:

Após o sistema exibir a mensagem de confirmação, o processo será concluído e o cliente receberá a mensagem com sucesso.

Atenção:

Caso, após solicitar o envio, a mensagem exibida seja diferente de “Sucesso”, verifique os dados da conta de E-mail SMTP integrada. Se necessário, redefina a senha da conta no provedor de e-mail e também no sistema IXC para restabelecer a comunicação entre as plataformas envolvidas. Certifique-se de que as credenciais estejam corretamente configuradas para garantir o envio bem-sucedido dos extratos.

Fluxo de Trabalho

flowchart TD
    A[Início] --> B[Configuração do Servidor de E-mail SMTP]
    B --> C{E-mail SMTP Configurado?}
    C -- Sim --> D[Acessar Relatório VoIP Ligações]
    C -- Não --> E[Configurar E-mail SMTP]
    E --> B

    D --> F[Aplicar Filtros de Seleção de Dados]
    F --> G[Gerar Extrato em PDF]
    G --> H[Definir Destinatário do E-mail]
    H --> I[Enviar Extrato de Ligações por E-mail]
    
    I --> J{Envio Bem-Sucedido?}
    J -- Sim --> K[Exibir E-mail Enviado com Sucesso]
    J -- Não --> L[Revisar Dados da Conta de E-mail]
    L --> M[Redefinir Senha no Provedor de E-mail]
    M --> N[Redefinir Senha no Sistema IXC]
    N --> O[Reestabelecer Comunicação]
    O --> I

    K --> P[Destinatário Recebe E-mail com Extrato em PDF]
    P --> Q[Fim]

Considerações Finais

A funcionalidade Enviar Extrato de Ligações por E-mail é uma solução prática e eficaz para atender às necessidades de comunicação e transparência no uso dos serviços VoIP. Ao integrar essa ferramenta ao fluxo de trabalho, as empresas ganham em eficiência operacional e qualidade na prestação de serviços aos seus clientes e parceiros.

Etiquetas

Integracoes IntegracoesVoIP TelefoniaFixa EnviarExtratoDeLigacoes EmailSMTP

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