Automatização de Respostas Padrões

Introdução

No sistema, é possível criar respostas padrão e utilizá-las tanto na abertura do atendimento quanto na finalização da ordem de serviço. Esta ferramenta é essencial para aumentar a eficiência do suporte e a satisfação do cliente.

Acesso ao Formulário

Caminho: Menu sistema > Suporte > pasta Cadastros > Respostas

Benefícios

• Padronização das informações fornecidas
• Aumento da produtividade da equipe de suporte
• Melhoria na qualidade do atendimento
• Facilidade na capacitação de novos membros da equipe

Passo a Passo

Criação da resposta

1. Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Suporte > pasta Cadastros > Respostas;
2. Clique no botão Novo;
3. Preencha os campos obrigatórios:
   • Descrição
   • Resposta
4. Preencha as demais informações como desejado;
5. Clique em Salvar.

Se um Setor for especificado no cadastro da resposta, somente os colaboradores desse setor poderão visualizar a resposta ao inseri-la no atendimento ou na ordem de serviço.

Automatização

Atendimento

É possível inserir uma resposta padrão para a abertura do atendimento vinculada ao assunto. Siga o passo a passo abaixo:

1. Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Suporte > pasta Cadastros > Assuntos;
2. Selecione e edite o assunto desejado;
3. Selecione a aba Assunto;
4. Navegue até a seção Configurações para atendimentos;
5. No campo Resposta padrão de abertura do atendimento busque e selecione a resposta cadastrada;
6. Clique em Salvar.

Ordem de serviço

É possível inserir uma resposta padrão para a finalização de ordem de serviço vinculada ao assunto. Siga o passo a passo abaixo:

1. Acesse o formulário pelo caminho: Menu sistema > Suporte > pasta Cadastros > Assuntos;
2. Selecione e edite o assunto desejado;
3. Selecione a aba Parâmetros O.S;
4. Navegue até a seção Parâmetros de fechamento de O.S;
5. No campo Resposta padrão de finalização da O.S busque e selecione a resposta cadastrada;
6. Clique em Salvar.

Fluxo de trabalho

graph TD
    A[Início] --> E{Nova Resposta?}
    E -->|Sim| F[Criar nova resposta]
    E -->|Não| J[Selecionar Assunto] 
    J --> G[Selecionar Resposta Existente]
    F --> J
    G --> Fim

Considerações Finais

A Automatização de Respostas é uma ferramenta poderosa para melhorar a eficiência do suporte ao cliente. Ao criar e manter um banco de respostas pré-definidas, a equipe de suporte pode preencher rapidamente as informações garantindo consistência e qualidade no atendimento. É importante revisar e atualizar regularmente as respostas automáticas para garantir que as informações permaneçam precisas e relevantes.

Etiquetas

Suporte Atendimento RespostasPadrao OrdemDeServico

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