Gerenciamento de Arquivos de Colaboradores
Introdução
O Gerenciamento de Arquivos de Colaboradores permite armazenar e organizar documentos e arquivos relacionados aos funcionários da empresa. Esta funcionalidade facilita o acesso e controle de informações importantes sobre cada colaborador, como contratos, certificados, documentos pessoais e outros arquivos relevantes.
Acesso ao formulário
Caminho: Menu sistema > Folha de pagamento > Colaboradores > aba Documentos
Benefícios
- Centralização de documentos dos colaboradores em um único local
- Acesso rápido e fácil a informações importantes
- Melhor organização e controle de documentação
- Redução do uso de papel e arquivos físicos
- Facilita processos de auditoria e conformidade
Estrutura do Formulário
A aba Documentos está estruturada em uma grid, reunindo as informações de todos os documentos relacionados a cada colaborador. Cada registro individual corresponde ao mesmo formulário que armazena os detalhes dos documentos, oferecendo funcionalidades como adicionar, editar, deletar, baixar e visualizar arquivos, facilitando a gestão eficiente e organizada dos documentos dos colaboradores.
Campos Essenciais
| Opção | Descrição Resumida |
|---|---|
| ID | Número de identificação exclusivo do documento |
| Colaborador | Nome do colaborador associado ao documento |
| Descrição | Campo para inserir uma descrição detalhada do documento |
| Arquivo | Botão para fazer o upload do arquivo digitalizado |
| Usuário | Nome do usuário que está registrando o documento |
| Tipo documento | Seleção do tipo de documento que será inserido |
Exemplo de Uso
Armazenamento do Contrato de Trabalho
Quando um novo colaborador é admitido na empresa, um dos passos cruciais do processo é armazenar uma cópia digitalizada do contrato de trabalho no sistema. Este contrato contém todas as cláusulas acordadas entre o colaborador e a empresa, incluindo funções, salário, benefícios e outros termos importantes. Para armazenar o contrato, o responsável pelo RH deve acessar a aba Documentos no cadastro do colaborador, clicar no botão Novo, preencher os campos obrigatórios e fazer o upload da cópia digitalizada. Após salvar, o contrato estará devidamente registrado e facilmente acessível na grid de documentos do colaborador, garantindo que a informação esteja disponível para consultas futuras, auditorias e referenciais em caso de necessidade.
Os formatos aceitos são: PDF, PNG e JPEG.
Funcionalidades Principais
- Adicionar novo documento
- Editar documento existente
- Deletar documento
- Fazer download do documento
- Visualizar arquivo
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Colaboradores] B --> C[Selecionar Colaborador] C --> D[Aba Documentos] D --> E[Fazer Upload do Arquivo] E --> F[Preencher Informações Adicionais] F --> G[Salvar Registro] G --> H[Fim]
Considerações Finais
O Gerenciamento de Arquivos de Colaboradores é uma ferramenta essencial para manter a organização e eficiência do departamento de Recursos Humanos. Ao centralizar todos os documentos relacionados aos colaboradores, a empresa garante um acesso rápido às informações necessárias, facilitando processos internos e melhorando a gestão de pessoas.
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