Envio de E-mail para Relatórios de Saídas Fiscais (Novo)

Introdução

O formulário da aba E-mail no Sistema permite aos usuários configurar o envio programado de relatórios de saídas fiscais por e-mail para um destinatário designado. Esta funcionalidade automatiza o processo de distribuição de informações fiscais importantes, garantindo que os relatórios sejam entregues de forma eficiente e consistente, permitindo a análise detalhada de processos internos e o acompanhamento do andamento dos contratos.

Acesso ao Formulário

Caminho: Menu Relatórios > Relatórios de saídas fiscais > Relatórios de saídas fiscais > Saídas fiscais > Aba E-mail

Requisitos de Uso

Para utilizar esta ferramenta, é necessário atender as seguintes condições:

• Para realizar o envio de e-mails no sistema, é necessário utilizar uma integração de E-mail SMTP. A integração de e-mail SMTP viabiliza os disparos através do sistema, permitindo o disparo de informações personalizadas.
• Possuir um modelo de e-mail previamente configurado para o envio do relatório por e-mail.

Saiba mais:

Guia instrutivo sobre integrações de e-mail SMTP: E-mail SMTP; Guia instrutivo sobre configuração de modelo de mensagem de e-mail: Cadastro de Mensagem de E-mail.

Conceitos Fundamentais

• Relatórios de Saídas Fiscais Documentos que registram as transações de saída de uma empresa, essenciais para conformidade fiscal e análise financeira.
• Automação de Relatórios Processo de gerar e enviar relatórios periodicamente sem intervenção manual, aumentando eficiência e consistência.

Entrega de Valor

• Automatiza o envio de informações fiscais a um responsável designado, fornecendo dados relevantes acerca de saídas fiscais, como detalhes de ativações, cancelamentos e outras informações importantes;
• Assegura que os relatórios cheguem aos destinatários de forma rápida e eficientemente;
• Oferece flexibilidade para configurar o envio em horários e datas específicos conforme necessário;
• Garante que os relatórios sejam enviados somente aos destinatários autorizados.

Estrutura do formulário

O formulário da aba E-mails está estruturado em uma grid, que reúne as informações de todos os registros de e-mails cadastrados. Esta grid está organizada em linhas e colunas, e cada registro individual corresponde ao mesmo formulário que armazena os detalhes dos e-mails que serão enviados.

Campos

Campo	Descrição
ID	Identificador único do envio
ID relatório	Identificador do relatório associado ao envio
E-mails	Endereço(s) de e-mail para envio do relatório
Mensagens de e-mail	Mensagem de e-mail que será utilizada para o envio
Formato Arquivo	Formato do arquivo que será anexado no envio
Tipo envio	Período definido para o envio automático
Hora	Horário programado para o envio automático

Envio de Relatório Personalizado

O sistema permite a personalização de relatórios, garantindo que contenham apenas os dados relevantes para o tipo de análise desejada. Após definir os critérios do relatório, siga as etapas abaixo para configurar o envio automático por e-mail:

1. Acesse menu Relatórios > Relatórios de contas a receber > Contas a receber (novo);
2. Em seguida, clique em Novo para criar um novo relatório ou então em Editar para ajustar um relatório já existente;
3. Altere os filtros e estabeleça as informações necessárias conforme necessário;
4. Acesse a aba E-mail para configurar o envio de mensagens de e-mail;
5. Clique no botão Novo e preencha os campos:
   • E-mails: insira o endereço de e-mail do colaborador responsável por receber os envios de e-mails deste relatório personalizado;
   • Modelo de envio: clique na lupa e selecione a mensagem de e-mail da qual deseja que seja enviada junto ao anexo;
   • Formato arquivo: selecione o tipo de formado que o arquivo do relatório deve ser enviado, se PDF, CSV ou ambos;
   • Tipo envio: estabeleça a periodicidade de envio do relatório;
   • Hora: estabeleça o horário em que este relatório será emitido.
6. Clique em Salvar para validar as modificações;
7. Caso necessário, realize o envio manual através do botão “Enviar e-mail”.

Pronto!

Após a conclusão, o sistema enviará automaticamente o relatório no formato e horário definidos, conforme a periodicidade selecionada.

Funcionalidades Principais

• Agendamento de Envio Permite configurar a frequência e o momento do envio dos relatórios, baseado nas configurações de rotina definidas pelo usuário.

• Seleção de Modelo de E-mail Oferece a opção de escolher um modelo de e-mail pré-configurado para padronizar a apresentação dos relatórios enviados.

• Integração com E-mail SMTP Permite utilizar uma conta de e-mail previamente configurada no sistema para realizar o envio de mensagens a um endereço de e-mail do responsável designado.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    A[Início] --> B[Acessar Formulário de Configuração]
    B --> C[Preencher Campos Obrigatórios]
    C --> D[Selecionar Frequência de Envio]
    C --> E[Especificar Horário de Entrega]
    C --> F[Determinar Formato do Arquivo]
    F --> G[Confirmar e Salvar Configurações]
    D --> G
    E --> G
    G --> H[Sistema Inicia Envio Automático de Relatórios]
    H --> I[Fim]

Considerações Finais

A configuração adequada do envio de relatórios por e-mail pode significativamente melhorar a eficiência operacional e a conformidade fiscal da empresa. Recomenda-se revisar periodicamente as configurações para garantir que atendam às necessidades em constante evolução da organização.

Etiquetas

RelatoriosFiscais AutomacaoDeRelatorios EnvioDeEmail Email

Leia Também

• Configuração de Notas Fiscais no IXC Soft - Conceitos e Informações Importantes
• Tipos de Emissão de notas fiscais no Sistema
• [[tipos de notas fiscais emitidas no sistema|Tipos de Notas Fiscais Emitidas no Sistema]
• E-mail SMTP
• Modelos de e-mail