Envio de E-mail pelo Relatório Status Logins
Introdução
No cenário atual de comunicação empresarial, a integração de múltiplos canais de atendimento é essencial para garantir uma experiência consistente e eficiente ao cliente. O envio de mensagens E-mail permite que as empresas se comuniquem com seus clientes de forma unificada, independentemente do canal utilizado. Este documento aborda como utilizar o relatório Status Logins para facilitar o envio de mensagens E-mail, otimizando o fluxo de trabalho e melhorando a eficácia das comunicações.
Acesso à Funcionalidade
Caminho: Relatórios > Relatórios Provedor > Relatórios Conexões > Relatório de status logins
Requisitos de Uso
Para utilizar esta funcionalidade, é necessário atender as seguintes condições:
- Possuir uma integração de E-mail SMTP.
Entrega de Valor
A funcionalidade de envio de mensagens E-mail por meio do relatório Status Logins permite que as empresas:
- Personalizem e enviem mensagens alinhadas às necessidades específicas, promovendo um atendimento mais eficiente;
- Agilizem o processo de compartilhamento de informações;
- Ofereçam maior transparência ao informar os clientes sobre possíveis instabilidades ou manutenções;
- Garantam a confiabilidade das informações enviadas, com base em filtros configurados no sistema.
Estrutura da Funcionalidade
A funcionalidade é composta por três componentes principais:
- Relatório Status Logins: Um relatório que permite extrair informações relacionadas aos logins dos usuários. Além disso, permite enviar comunicados através de E-mail, E-mail e integração E-mail;
- Integração E-mail: Permite o envio de comunicados através do E-mail SMTP, que integra com o WhatsApp e efetua os disparos ao número de WhatsApp do cliente;
- Gatilho de Envio: Configuração de regras para envio de mensagens com base no relatório de Status Logins.
Esta funcionalidade é ativada ao cadastrar Mensagens de E-mail e ao filtrar dados relacionados a logins no relatório de Status de Logins. Com isso, as mensagens são enviadas diretamente para o WhatsApp do cliente.
Configuração e Envio
Para configurar o envio de mensagens E-mail através do relatório Status Logins, siga os passos abaixo:
Passo 1: Cadastro da Mensagem E-mail
Para efetuar o envio de uma mensagem E-mail, é necessário cadastrar a mensagem no sistema antes de realizar o disparo. Siga os passos abaixo para cadastrar a mensagem:
- Acesse o formulário de Mensagens E-mail através do caminho: Sistema > CRM > Mensagens > Mensagem E-mail;
- Clique no botão Novo para cadastrar uma nova mensagem E-mail;
- Preencha os campos:
- SMTP: clique na lupa e selecione um E-mail SMTP do qual ficará responsável por realizar o envio das mensagens;
- Descrição: insira uma descrição para facilitar a identificação de mensagens no sistema. Este campo não é visível ao cliente;
- Assunto: insira o assunto da mensagem correspondente ao título do e-mail que será enviado na mensagem;
- Conteúdo: insira o conteúdo da mensagem. Poderá utilizar o Editor HTML para realizar as alterações e ajustes de formatação necessários e também fazer o uso de variáveis.
- Clique em Salvar para concluir o cadastro da mensagem;
Passo 2: Envio da Mensagem E-mail
Com a mensagem cadastrada no sistema, é possível efetuar seu disparo. Para realizar o envio avulso, siga os passos abaixo:
Dica:
Certifique-se de que o cliente tenha um número de telefone celular válido, cadastrado e atualizado, para que o contato possa ser realizado corretamente.
- Acesse o relatório de Status Logins através do caminho: Relatórios > Relatórios > Relatórios provedor > Relatórios conexões > Relatório de status logins;
- Na aba Filtro, aplique os filtros conforme necessário, de acordo com as informações disponíveis nas seções:
- Informações Cliente-Contrato (informações relacionadas ao cadastro do cliente e contrato, dos quais o login possui vínculo),
- Informações Login (informações exclusivas do login cadastrado);
- Ordenação (ordem da qual o sistema irá considerar para aplicar o filtro);
- Na aba CRM, localize o campo E-mail Marketing. Clique na lupa ao lado e selecione a mensagem cadastrada no passo 1;
- Após vincular a mensagem e certificar-se de que os filtros aplicados estão corretos, clique no botão CRM (localizado na parte superior do relatório). Em seguida, clique em Enviar E-mail para realizar o disparo. O sistema irá exibir um relatório das mensagens que foram adicionadas à fila
Finalização:
Após a configuração da integração, parâmetros e mensagens que utilizar para envio, quando a operação entrar em execução, os clientes serão identificados e notificados conforme o período parametrizado. As mensagens E-mail serão enviadas pelo canal de WhatsApp e o cliente poderá interagir no chamado aberto.
Checagem dos Envios
Para analisar os envios que foram realizados através deste método de envio, acesse o Log de E-mail. Esta funcionalidade armazena todos os registros de envios realizados pelo sistema, através da integração de E-mail SMTP. Para acessá-la, siga os passos a seguir:
- Acesse o formulário de Log de E-mail através do caminho: Configurações > Logs > Logs E-mail;
- Em seguida, verifique os registros mais recentes. Caso necessário, utilize a barra de consulta para aplicar filtros. Entre os filtros disponíveis, estão;
- ID: indica o ID do registro da mensagem no sistema;
- Status: informa se a mensagem obteve sucesso ou falha;
- Data hora: período em que o envio foi efetuado, indica a data e horário registrados no ato do envio;
- Cliente: indica a razão social/nome do cadastro do cliente no Formulário Cliente;
- Assunto: indica o conteúdo da mensagem que foi enviada;
- Gateway: indica qual plataforma de E-mail SMTP integrada no sistema efetuou o disparo;
- Responsável: indica o usuário responsável pelo envio das mensagens.
Fluxo de Trabalho
graph TD; A(Acessar Mensagens E-mail) --> B(Novo Cadastro); B --> C(Preencher Campos); C --> D(Salvar Cadastro); D --> E(Acessar Relatório Status Logins); E --> F(Aplicar Filtros); F --> G(Selecionar Mensagem); G --> H(Enviar E-mail); H--> I(Envio da mensagem ao cliente);
Considerações Finais
O uso de E-mail para enviar comunicados aos clientes através do relatório de Status Logins é uma estratégia eficiente que combina rapidez, amplo alcance e alto engajamento. Além de garantir que as informações críticas cheguem aos clientes de forma instantânea, essa prática demonstra transparência e preocupação com a experiência do usuário. Em um mundo onde a comunicação ágil e direta é essencial, o E-mail se destaca como uma ferramenta importante para fortalecer a confiança e a satisfação dos clientes, reduzindo reclamações e melhorando a percepção da empresa.
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