Cadastro de Compromissos com Integração ao Google Calendar - Prospecção

Introdução

Um compromisso no Google Calendar é um evento ou atividade agendada que é registrado e gerenciado através da plataforma de calendário online do Google. No sistema, o cadastro de compromissos no Cadastro de Prospecção permite gerenciar e organizar eventos relacionados ao Prospecção de forma eficiente, com a possibilidade de integração com o Google Calendar. Esta funcionalidade permite uma organização eficaz das atividades diárias, sincronizando automaticamente os compromissos entre o sistema e o calendário Google, o que facilita o acompanhamento de tarefas, prazos e retornos necessários.

Google Calendar

O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.

Acesso ao Formulário:

Caminho: Sistema > CRM > Prospecções > Agenda

Entrega de Valor

• Sincronização de eventos em tempo real, permitindo a atualização instantânea entre as plataformas envolvidas;
• Acesso às informações mais recentes em qualquer dispositivo;
• Centralização da gestão de compromissos em uma única interface;
• Compartilhamento fácil de agendas entre membros da equipe;
• Transparência nas atividades exercidas;
• Promove análise e otimização de processos.

Estrutura da Funcionalidade

A aba Agenda no cadastro do Prospecção exibe uma grid com todos os compromissos relacionados ao Prospecção específico. Os campos principais incluem:

• ID do compromisso;
• Prospecção;
• Responsável;
• Tipo de Agendamento;
• Assunto;
• Descrição;
• Datas de início e fim;
• Status;

Entre outras informações de integração com o Google Calendar. A funcionalidade permite vincular o agendamento com a agenda do usuário, facilitando a comunicação com o Google Calendar do responsável. Detalhes adicionais como local, participantes e texto padrão também podem ser registrados. O sistema oferece categorização de compromissos, gestão de status e sincronização bidirecional com o Google Calendar, permitindo um gerenciamento eficiente e integrado dos compromissos relacionados ao Prospecção.

Cadastro de um Compromisso no Google Calendar pelo Cadastro do Prospecção

Para realizar o cadastro de um compromisso no Google Calendar de um colaborador, siga os passos a seguir:

1. Acesse o formulário de Aba Agenda - Prospecção através do caminho: Sistema > CRM > Prospecçãos > aba Agendamentos;
2. Clique no botão Novo;
3. Preencha os campos:
   • Vincular agendamento com a agenda do usuário: habilite este parâmetro clicando na caixa de seleção ao lado do campo. Desta forma, este registro constará no sistema IXC e na agenda do colaborador responsável;
   • Prospecção: campo preenchido automaticamente a partir do cadastro do Prospecção selecionado;
   • Responsável: clique na lupa e selecione o Cadastro de Colaborador do colaborador responsável pela agenda;
   • Tipo de agendamento: clique na lupa e selecione um dos Tipos de Agendamento no CRM cadastrados;
   • Texto padrão: campo de preenchimento opcional. Clique na lupa e selecione um Texto Padrão para Agendamento no CRM. Ao selecionar um texto padrão, o sistema preencherá os campos de Assunto e Descrição automaticamente;
   • Assunto: insira um assunto para o evento;
   • Descrição: insira uma descrição para o evento;
   • Início: insira uma data para o início do compromisso. Deve ser inserida no formato DD/MM/YYYY hh:mm:ss (data, mês, ano, hora, minuto e segundos, respectivamente).
   • Fim: insira uma data para o prazo final do compromisso, indicando sua duração. Deve ser inserida no formato DD/MM/YYYY hh:mm:ss (data, mês, ano, hora, minuto e segundos, respectivamente);
   Integração com Google Agenda
   • Local: insira o endereço do compromisso, pode ser incluído por extenso ou através de coordenadas geográficas;
   • E-mail dos participantes: caso existam outras pessoas envolvidas no evento, insira o e-mail dos participantes para que sejam notificados via e-mail e em suas respectivas agendas.
4. Clique em Salvar para validar o cadastro do compromisso no sistema.
5. Após salvar, ao obter comunicação com o Google Calendar, os seguintes campos serão preenchidos:
   • ID do evento no “Google Calendar”: token gerado automaticamente após comunicar com o Google Calendar, como um retorno da plataforma. Dado respectivo ao ID do evento na agenda do Google do colaborador.
   • Status Google: indica o status do evento no Google, se Normal, Alterado ou Excluído.

Finalização:

Após concluir o cadastro do compromisso, será criado um Evento no Google Calendar, contendo os dados inseridos no sistema, no ato do cadastro do evento, como: Assunto, Descrição, data, local e participantes convidados.

Funcionalidades Principais

• Visualização centralizada dos compromissos do Prospecção por dia, semana ou mês, permitindo uma visão abrangente das interações programadas no cadastro do Prospecção;
• Criação e edição de compromissos diretamente no cadastro do Prospecção, com campos personalizáveis para atender às necessidades específicas de cada interação;
• Atribuição de compromissos a colaboradores responsáveis, facilitando o gerenciamento de tarefas e o acompanhamento de responsabilidades dentro da equipe;
• Configuração de notificações e lembretes personalizados para compromissos do Prospecção, garantindo o acompanhamento adequado e a preparação para interações importantes;
• Integração com Google Calendar incluindo a sincronização bidirecional dos compromissos do Prospecção entre o sistema e o Google Calendar, permitindo acesso e atualização das informações em ambas as plataformas, melhorando a gestão do tempo e a coordenação da equipe.

Atenção:

Ao utilizar a Agenda de Usuários, se faz obrigatório o vinculo correto do colaborador responsável na Ordem de Serviço para que ocorra a comunicação com o Google Calendar.
Além disso, é necessário se atentar ao cadastro correto da Agenda de Usuários (Google Calendar), pois precisa haver o vínculo do colaborador e ele precisa estar parametrizado para permitir a integração com o Google Calendar.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    Z[Acessar cadastro do Prospecção] --> Y[Acessar aba Agenda]
    Y --> A[Criar compromisso]
    A --> B{Vincular à agenda?}
    B -->|Sim| C[Sincronizar com Google Calendar]
    B -->|Não| D[Salvar localmente]
    C --> E[Configurar notificações]
    D --> E
    E --> F[Acompanhar status]
    F --> G{Finalizado?}
    G -->|Sim| H[Registra no sistema]
    G -->|Não| I[Reagendar se necessário]
    I --> A

Etiquetas

Integracoes IntegracaoGoogleAgenda GoogleCalendar AgendaProspeccao

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