Despesas com Veículos

Introdução

O formulário Despesas com Veículos é uma ferramenta essencial para o gerenciamento e controle dos gastos relacionados à frota de veículos da empresa. Ele permite o registro detalhado de todas as despesas associadas a cada veículo, fornecendo uma visão abrangente dos custos operacionais e facilitando a tomada de decisões estratégicas relacionadas à gestão da frota.

Acesso ao Formulário

Caminho: Menu Sistema > Frota > Despesas com veículos

Benefícios

• Controle preciso dos gastos com cada veículo da frota;
• Facilita a análise de custos operacionais;
• Auxilia na identificação de veículos com alto custo de manutenção;
• Permite a geração de relatórios detalhados sobre despesas da frota
• Contribui para a otimização do uso dos recursos e planejamento orçamentário.

Estrutura da Grid

O menu principal de Despesas com veículos está estruturado em uma grid de dados com as principais informações, sendo elas:

Campo	Descrição
ID despesa	Identificação única da despesa.
Gerar contas a pagar	Indica se uma conta a pagar será gerada (Sim ou Não).
ID conta a pagar	Identificação da conta gerada para pagamento.
Status conta a pagar	Status atual da conta a pagar (como Pago ou Pendente).
Data	Data de ocorrência ou registro da despesa.
Veículo	Veículo relacionado ao registro da despesa.
Tipo	Tipo ou categoria da despesa (como Combustível ou Óleo).
Descrição despesa	Breve descrição do registro de despesa.
Quantidade	Quantidade informada para a despesa (número de unidades).
Valor unitário	Valor unitário referente à despesa calculado por unidade.
Valor total	Cálculo total com base na quantidade e no valor unitário.
Condutor (a)	Condutor associado ao veículo e ao registro de despesa.
Quilometragem	Quilometragem do veículo no momento do registro da despesa.

Estrutura do Formulário

O formulário Despesas com Veículos está estruturado com as seguintes abas:

Aba Despesa do Veículo

Nesta aba o formulário permite a inserção de todos os dados de entrada que são os principais para o registro de uma despesa de veículo:

Seção Informações iniciais

Campo	Descrição
ID despesa	Identificação única da despesa.
Gerar contas a pagar	Nova Funcionalidade! - Opção para indicar se uma conta a pagar deve ser gerada.
ID conta a pagar	Identificação da conta gerada para pagamento.
Veículo	Indica o veículo relacionado à despesa. Campo obrigatório.
Condutor (a)	Condutor associado à despesa.
Filial	Filial vinculada à despesa.

Seção Despesas

Campo	Descrição
Data de cadastro da despesa	Data da realização ou cadastro da despesa. Campo obrigatório.
Tipo da despesa	Classificação ou categoria da despesa. Campo obrigatório.
Descrição da despesa	Breve descrição detalhada da despesa. Campo obrigatório.
Quantidade	Quantidade referente à despesa informada. Campo obrigatório.
Valor unitário	Valor unitário de cada item relacionado à despesa. Campo obrigatório.
Valor total	Cálculo automático do valor total com base na quantidade e valor unitário. Campo obrigatório.
Quilometragem	Quilometragem no momento da despesa (normalmente atrelada ao veículo).
Status do contas a pagar	Nova Funcionalidade! - Reflete o status do contas a pagar atrelado ao lançamento de despesa.

Seção Centro de Custos

A seção “Centro de custos” permite definir como será feita a distribuição, podendo ser por centro de custos ou por critério de rateio. Quando preenchida, essa configuração será aplicada automaticamente nas movimentações de entrada de compra.

Importante

A seção “Centro de custos” será exibida apenas quando o campo “Filial” estiver preenchido com uma filial que tenha o parâmetro “Centro de custos” habilitado em Menu Configurações > Empresa > Filiais > Aba Centro de custos.

Campo	Descrição
Definir regra	Campo para definir a forma de distribuição do centro de custos. Opções disponíveis: Centro de custos e Critério de rateio. Observações: Ao selecionar a opção “Critério de rateio”, a aba “Critério de rateio” será exibida automaticamente.
Centros de custos	Campo para informar o centro de custo que será informado nas movimentações de entrada compra. Ao preencher, o sistema usará automaticamente essa informação nas movimentações do produto. Observação: O campo será exibido apenas quando a opção “Centro de custos” estiver selecionada no campo “Definir critério”.
Critério de rateio	Campo para informar o Critério de rateio que será informado nas movimentações de entrada compra. Ao preencher, o sistema usará automaticamente essa informação nas movimentações do produto. Observação: O campo será exibido apenas quando a opção “Critério de rateio” estiver selecionada no campo “Definir critério”.

Aba Critério de rateio

A aba “Critério de rateio” permite vincular critérios personalizados ao cadastro, possibilitando uma configuração específica para cada veículo. Essa aba é exibida apenas quando o campo “Definir critério” estiver definido com a opção “Critério de rateio”.

Campo	Descrição
ID	Identificador único gerado automaticamente.
Vínculo de Centro de custos	Este campo permite selecionar o centro de custo que deseja vincular ao critério de rateio.
Porcentagem	Valor em porcentagem que será aplicado ao rateio.

Atenção

O percentual de rateio deve totalizar exatamente 100%. Caso esse valor não seja atingido, não será possível salvar o registro. Para facilitar a identificação, o sistema sinaliza em verde quando o percentual está correto e em vermelho quando o valor é diferente de 100%.

• Botão Salvar alterações: Botão que permite confirmar todas as modificações realizadas no grid.
• Botão Descartar alterações: Restaura os valores originais de todos os campos editados, desde que não tenham sido salvos.

Aba Arquivos

Nesta aba, o formulário está disposto em uma grid de informações, onde é possível visualizar ou inserir arquivos vinculados a este registro de despesa, comporta arquivos do tipo imagem ou PDF. Geralmente são vinculados arquivos de orçamento, nota fiscal e até comprovantes de pagamento.

A grid de informação dos Arquivos está disposta em colunas denominadas: ID, ID despesas, Usuário, Data, Descrição, Extensão.

Campo	Descrição
ID	Identificação única do registro.
ID despesas	Identificação única da despesa relacionada.
Usuário	Nome ou identificação do usuário responsável pela despesa.
Data	Data de ocorrência ou registro do item.
Descrição	Breve descrição ou detalhes sobre o registro.
Exten…	Informações adicionais ou extensão relacionada ao registro.

Funcionalidades Principais

1. Registro de despesas: permite cadastrar detalhadamente cada gasto relacionado aos veículos.
2. Categorização de despesas: possibilita classificar as despesas por tipo, facilitando análises posteriores.
3. Anexação de documentos: permite adicionar notas fiscais, recibos ou outros documentos relevantes.
4. Integração financeira: vincula automaticamente as despesas ao módulo financeiro para controle contábil.
5. Geração de relatórios: oferece a opção de criar relatórios personalizados sobre as despesas da frota.

Dica!

Neste formulário você pode gerar um relatório que trará informações como: Placa do veículo, KM, valor unitário do combustível, KM percorrido, KM rodado por Litro, KM rodado por Real, quantidade de Litros e Valor total.
Confira como gerar este relatório em Relatório de Despesas - Contas a Pagar.

Fluxograma

graph TD
    A[Início] --> B[Acessar o formulário]
    B --> C[Selecionar veículo]
    C --> D[Preencher dados da despesa]
    D --> E[Anexar documentos]
    E --> F[Salvar despesa]
    F --> G[Fim]

Considerações Finais

O formulário Despesas com Veículos é uma ferramenta fundamental para o controle eficiente dos custos operacionais da frota. Ao registrar detalhadamente cada despesa, a empresa obtém uma visão clara e precisa dos gastos relacionados a cada veículo, permitindo uma gestão mais eficaz e a identificação de oportunidades de economia. A integração com o módulo financeiro e a capacidade de gerar relatórios tornam este formulário um recurso valioso para a tomada de decisões estratégicas no gerenciamento da frota.

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