Agenda de Usuários (Google Calendar)
Introdução
Google Calendar
O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.
No sistema, a ferramenta de Agenda de Usuários é projetada para o gerenciamento eficiente de compromissos, eventos e atividades dos usuários integrado ao Google Agenda. Este módulo oferece uma solução completa para organização e acompanhamento de tarefas. A integração da agenda do usuário permite sincronizar eventos e compromissos entre o Google Calendar e o sistema, proporcionando uma gestão unificada de agendamentos.
Acesso ao Formulário
Caminho: Sistema > Suporte > Agenda de usuários
Requisitos de Uso:
Antes de iniciar a configuração, certifique-se de que você possui:
- Uma conta no Google com acesso ao Google Calendar;
- Acesso de administrador ou um usuário com permissões necessárias no IXC para gerenciar integrações de agenda de usuário;
- O usuário associado à Agenda de Usuário deve estar relacionado corretamente ao seu cadastro de colaborador;
- O colaborador que possui sua Agenda do Google integrada ao IXC, deve possuir o parâmetro “Integração com a Agenda” marcado como “sim” (parâmetro localizado em Colaboradores > Ordem de serviço > Integração com agenda = sim).
Entrega de Valor
- Facilita o gerenciamento de compromissos dos usuários;
- Integra as funcionalidades do sistema com o Google Agenda;
- Proporciona uma visão clara e organizada das atividades programadas, promovendo uma comunicação interna mais fluida e assertiva;
- Centralização de todos os compromissos em um único local;
- Sincronização em tempo real ao enviar atualizações instantaneamente;
- Acessibilidade ao disponibilizar informações em múltiplos dispositivos.
Estrutura do Formulário
O formulário de Agenda de Usuários é uma interface central para a configuração da agenda e gerenciamento de compromissos no sistema IXC Soft. Este formulário permite a criação, edição e visualização de agendas individuais para cada usuário do sistema, com a capacidade de sincronização bidirecional com o Google Agenda.
Abas de configuração do módulo: O formulário de Agenda de usuário é constituído por uma página: aba Dados agenda.
Abas relacionadas à outros módulos:
- Aba (Compromissos) na Agenda de usuários;
- Agendamentos (Compromissos (CRM));
Aba: Dados da Agenda
Esta aba exibe os campos principais relacionados à configuração e integração do Google Calendar ao sistema. Segue a tabela organizada com os campos e suas respectivas descrições:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Número único que identifica a agenda cadastrada no sistema. Preenchido automaticamente pelo sistema. |
| Usuário | Nome ou identificador do usuário cadastrado no sistema vinculado à agenda. Não poderá ser editado após salvar a configuração da agenda. |
| Nome da agenda | Nome atribuído à agenda para identificá-la no sistema. Deve ser preenchido manualmente. |
| Token Google (ID agenda) | Endereço de e-mail ou ID usado para sincronizar a agenda com o Google Calendar. |
| Permitir conflito de horário | Define se a agenda aceita eventos com sobreposição de horários: “Sim” (permite) ou “Não” (restringe). |
Aba Aba (Compromissos) na Agenda de usuários
Composta pelos compromissos relacionados à agenda configurada na aba Dados da agenda, organizados em formato de grid, contendo linhas e colunas com os principais dados do compromisso.
Aba Agendamentos(Compromissos (CRM))
O formulário de Agendamentos permite o agendamento de retornos ou compromissos que um colaborador precisa efetuar, podendo ser ou não associado à agenda do Google integrada ao sistema.
Funcionalidades Principais
Configuração da agenda de um colaborador
- Permite criar uma agenda específica para um colaborador e integrar a Agenda do Google ao Sistema para unificar compromissos e ordens de serviço associadas a esse colaborador.
Exibe a agenda do colaborador em tempo real
- Espelha no sistema os eventos agendados no Google Calendar do colaborador relacionado no sistema através do botão Visualizar.
Casos de Uso
Configuração da Integração da Agenda de Usuário
Passo 1: Configurações no Google Calendar:
- Acesse sua agenda do Google;
- Clique no ícone +, no campo Outras agendas;
- Clique em Criar nova agenda e configure-a com nome e descrição;
- Com a agenda criada, clique nos três pontos para realizar a parametrização de permissões;
- Selecione a opção Configurações e compartilhamento;
- Defina em Autorizações de acesso a eventos como Público;
- Nas configurações da agenda, selecione a opção Compartilhar com pessoas específicas;
- Clique em Adicionar pessoas
- Após clicar em Adicionar pessoas, cole no campo Adicionar e-mail o token: 998050297086-kg564ikfchbjgklsq6k00cnf14iah909@developer.gserviceaccount.com e clique em Enviar;
- Em seguida, direcione até a opção Integrar agenda e copie o ID da agenda. Iremos utilizar esta informação para definir a comunicação entre o IXC e a Agenda do Google.
Passo 2: Configuração da agenda no IXC
- Navegue até menu Sistema;
- Selecione a opção Suporte;
- Clique em Agenda de usuários;
- Clique no botão Novo para realizar o cadastro de uma agenda no IXC.
- Na aba Dados agenda, preencha os campos a seguir:
Lembre-se:
O ID da agenda deve ser obtido nas configurações da agenda do Google.
- Após preencher os campos necessários, clique em Salvar para finalizar o cadastro da integração.
Após finalizar o cadastro da integração, os Aba (Compromissos) na Agenda de usuários e Cadastro de Ordem de Serviço relacionadas ao usuário responsável, serão sincronizadas com a Agenda do Google do colaborador.
Guia instrutivo:
Para mais detalhes acerca da configuração, acesse o manual: Configuração Agenda de Usuários com o Google Calendar
Fluxo de utilização
sequenceDiagram participant U as Usuário participant S as Sistema participant G as Google Calendar U->>S: Cria compromisso S->>G: Sincroniza evento G-->>S: Confirma sincronização S->>U: Exibe evento G->>U: Envia notificação (se configurado) U->>G: Edita evento (opcional) G->>S: Sincroniza alterações S-->>U: Atualiza visualização
Considerações Finais
O módulo de Agenda de Usuários é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de atividades e compromissos no Sistema IXC Soft. Sua integração com o Google Agenda amplia a acessibilidade e eficiência no controle de agendamentos.
Etiquetas
Integracoes IntegracaoGoogleAgenda GoogleCalendar