Como Anexar Documentos no Cadastro de Veículo
Introdução
O processo de vincular arquivos e documentos digitais aos registros de veículos no Sistema permite organizar e gerenciar documentos relevantes, como certificados de registro, contratos de seguro, históricos de manutenção e imagens, garantindo um controle eficiente e centralizado das informações da frota.
Acesso ao Formulário
Caminho: Menu Sistema > Frota > Veículos > Aba Arquivos
Entrega de Valor
- Centralização de documentos importantes relacionados a cada veículo;
- Acesso rápido a informações cruciais durante inspeções ou auditorias;
- Redução do uso de papel e melhoria na organização digital;
- Facilita o acesso e compartilhamento de documentos entre departamentos.
Estrutura da Funcionalidade
A funcionalidade de anexo de arquivos aos veículos está localizada na aba de Arquivos, que está diretamente vinculada ao formulário de Veículos. Este formulário de cadastro de veículos é estruturado em uma guia composta por cinco abas principais, cada uma destinada a atender aspectos específicos relacionados às informações do veículo: Veículos, Monitoramento, Rastreadores, Arquivos e Histórico de Despesas. A partir do cadastro do veículo, é possível anexar documentos, visualizá-los, baixá-los ou atualizá-los pelo sistema, promovendo uma maior organização da frota da empresa e facilitando o acesso a esses documentos.
Aba Arquivos
A aba Arquivos está organizada em uma grid que reúne todos os dados de arquivos associados ao veículo cadastrado. Ela permite vincular documentos importantes, como o Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV), Certificado de Registro do Veículo (CRV), Documento Único de Transferência (DUT), entre outros. Além disso, oferece a possibilidade de visualizar os arquivos através do IXC, baixá-los e deletá-los quando necessário. Esta aba é composta pelas seguintes colunas:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| ID | Identificador único do registro, gerado automaticamente pelo sistema. |
| Descrição | Descrição breve sobre o arquivo, a fim de facilitar a identificação do documento no sistema. |
| Nome arquivo | Nome do documento anexado no sistema. |
| Data envio | Data em que o arquivo foi atualizado/inserido pela última vez no sistema. |
Como Anexar Arquivos em um Veículo
Para anexar documentos ao cadastro de um veículo no sistema, siga estas instruções que garantirão o correto armazenamento e organização da documentação:
Dica:
O gerenciamento adequado dos documentos do veículo é fundamental para manter a conformidade legal e facilitar o acesso às informações quando necessário.
Documentos importantes:
- CRV (Certificado de Registro de Veículo)
- CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo)
- CRLV-e (versão digital)
- Documentação de seguros
- Comprovantes de manutenção
- Acesse o formulário de Veículos através do caminho: Sistema > Frota > Veículos;
- Clique no botão Novo para cadastrar um novo veículo ou clique em Editar para atualizar um veículo já cadastrado no sistema;
- Ao cadastrar um novo veículo, preencha os campos obrigatórios e os campos adicionais nas abas Veículos e Monitoramento. Após preencher os campos, clique em Salvar para confirmar as modificações;
- Acesse a aba Arquivos para vincular os documentos. Certifique-se de que os documentos a serem anexados estejam armazenados na máquina utilizada para acessar o sistema;
- Na aba Arquivos, clique no botão Novo e preencha os campos:
- Descrição: insira uma descrição breve sobre o arquivo para facilitar sua identificação;
- Anexar arquivo: clique no botão Arquivo e selecione um documento já baixado em seu computador para anexar no sistema.
Formatos de documentos compatíveis:
- PDF, JPEG, PNG, JPG.
- Clique em Salvar para concluir o processo de anexação ao veículo. Após salvar, o sistema permitirá a visualização, o download e a exclusão do arquivo associado ao veículo.
Finalização:
O arquivo agora está vinculado ao veículo, e você pode visualizá-lo, baixá-lo ou removê-lo diretamente da aba Arquivos.
Fluxo de Trabalho
flowchart TD A[Início] --> B[Acessar o formulário de Veículos] B --> C{Escolher 'Novo' ou 'Editar'} C -->|Novo| D[Preencher campos obrigatórios e adicionais nas abas Veículos e Monitoramento] C -->|Editar| E[Atualizar campos necessários nas abas Veículos e Monitoramento] D --> F[Clicar em Salvar] E --> F F --> G[Acessar a aba Arquivos] G --> H[Verificar documentos armazenados na máquina] H --> I[Clicar em 'Novo' para adicionar arquivo] I --> J[Preencher campo 'Descrição' e selecionar 'Anexar arquivo'] J --> K[Clicar em 'Arquivo' para selecionar documento] K --> L[Clicar em Salvar] L --> M[Visualizar, baixar ou excluir o arquivo associado] M --> N[Finalizado]
Considerações Finais
A vinculação de arquivos e documentos a veículos é uma ferramenta poderosa para manter registros organizados e acessíveis. Certifique-se de manter os documentos atualizados e use descrições claras para facilitar a busca futura. Lembre-se de que alguns documentos podem ter datas de validade, então é importante revisar periodicamente os arquivos anexados.
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