Agendamentos (Agenda de Usuário)

Introdução

A funcionalidade de Agendamentos no Sistema, relacionada à Agenda de usuários, é uma ferramenta projetada para o gerenciamento eficaz de tarefas, reuniões e eventos corporativos atribuídos à Leads, Negociações, Prospecções e Clientes. Esta ferramenta permite aos usuários organizar suas agendas, atribuir responsabilidades e monitorar o progresso de várias atividades. Esta funcionalidade se integra ao Google Calendar e oferece notificações por e-mail e pop-up, otimizando a organização e o acompanhamento dos Agendamentos empresariais.

Google Calendar

O Google Calendar é um serviço de agenda e calendário online gratuito desenvolvido pela Google, oferecendo uma variedade de recursos para gerenciamento de tempo e organização de eventos. Ele permite aos usuários criar, editar e excluir eventos, compartilhar calendários com outras pessoas, e sincronizar automaticamente entre diferentes dispositivos. O serviço inclui lembretes personalizáveis, integração com outros aplicativos Google, funcionalidades de envio e gerenciamento de convites para eventos, e diversas opções de visualização.

Acesso ao Formulário

Caminho: Sistema > Suporte > Agenda de Usuários > Agendamentos

Entrega de valor

O formulário de Agendamentos (Compromissos) é uma ferramenta essencial para o gerenciamento eficiente de agendas e atividades de colaboradores no sistema. Sua utilização traz diversos benefícios que impactam positivamente a produtividade e organização da empresa, entre eles:

• Centralização de informações de agendamentos por cliente, lead, prospecção e negociação;
• Melhoria no acompanhamento de interações com clientes
• Notificações e registro de Agendamentos.
• Permite a integração com a Agenda do Google (Google Calendar), otimizando a gestão de agendamento de ordens de serviço;
• Promove uma comunicação interna assertiva, ao promover recursos de notificações ao técnico, minimizando esquecimentos;
• Permite uma melhor distribuição de tarefas e facilita a coordenação entre equipes devido ao compartilhamento da agenda.

Estrutura do Formulário

A aba Agendamentos está integrada ao formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar). Ao acessar a aba Agendamentos, o sistema apresenta uma grid com todos os registros de Agendamentos que foram cadastrados relacionados ao cadastro de cliente em questão.

Campos Principais

Campo	Descrição
Vincular agendamento com a agenda do usuário	Permite a comunicação com o Google Calendar do responsável vinculado no compromisso, notificando-o no App e sendo registrado na Agenda
ID	ID do compromisso
Cliente ou Prospecção	Identifica o Cliente ou Prospecção relacionado ao compromisso
Responsável	Colaborador responsável pelo compromisso
Tipo de Agendamento	Categoriza o tipo de compromisso
Texto padrão	Define um texto padrão para o tipo de compromisso selecionado
Assunto	Define o assunto do compromisso
Descrição	Detalhes e notas sobre o compromisso
Início	Define a data e hora de início do compromisso
Fim	Estabelece a data e hora de término do compromisso
Status	Indica o estado atual do compromisso (ex: agendado, concluído)
(Integração com Google Agenda) ID do evento no Google Calendar	Registra o ID do evento na agenda do Google, determinando a comunicação com a plataforma
Local	Endereço do compromisso
E-mail dos participantes	E-mail dos participantes do compromisso
Status Google (Normal, alterado ou excluído)	Define o status do compromisso na agenda do Google

Campos Obrigatórios

Campo	Descrição
ID	Identificador único gerado automaticamente no ato do cadastro
Responsável	Seleção do funcionário responsável
Tipo de agendamento	Seleção do tipo de compromisso
Assunto	Definição do assunto do compromisso

Casos de Uso

Cadastro de um Compromisso no Google Calendar

Para realizar o cadastro de um compromisso no Google Calendar de um colaborador, siga os passos a seguir:

1. Acesse o formulário de Agenda de Usuários (Google Calendar) através do caminho > Sistema > Suporte > Agenda de usuários;
2. Selecione a agenda do colaborador do qual deseja cadastrar um novo compromisso e clique em Editar;
3. Na agenda do colaborador, acesse a aba Agendamentos;
4. Clique no botão Novo;
5. Preencha os campos:
   • Vincular agendamento com a agenda do usuário: habilite este parâmetro clicando na caixa de seleção ao lado do campo. Desta forma, este registro constará no sistema IXC e na agenda do colaborador
   • Cliente/Prospect: campo de preenchimento opcional. Clique na lupa e selecione o cliente ou prospecção do qual deseja relacionar ao compromisso. Caso o cadastro não seja de um cliente/prospecção, relacione o cadastro do Lead;
   • Lead: campo de preenchimento opcional. Clique na lupa e selecione o Lead do qual deseja relacionar ao compromisso;
   • Responsável: clique na lupa e selecione o Cadastro de Colaborador do colaborador responsável pela agenda;
   • Tipo de agendamento: clique na lupa e selecione um dos Tipos de Agendamento no CRM cadastrados;
   • Texto padrão: campo de preenchimento opcional. Clique na lupa e selecione um Texto Padrão para Agendamento no CRM. Ao selecionar um texto padrão, o sistema preencherá os campos de Assunto e Descrição automaticamente;
   • Assunto: insira um assunto para o evento;
   • Descrição: insira uma descrição para o evento;
   • Início: insira uma data para o início do compromisso. Deve ser inserida no formato DD/MM/YYYY hh:mm:ss (data, mês, ano, hora, minuto e segundos, respectivamente).
   • Fim: insira uma data para o prazo final do compromisso, indicando sua duração. Deve ser inserida no formato DD/MM/YYYY hh:mm:ss (data, mês, ano, hora, minuto e segundos, respectivamente);
   Integração com Google Agenda
   • Local: insira o endereço do compromisso, pode ser incluído por extenso ou através de coordenadas geográficas;
   • E-mail dos participantes: caso existam outras pessoas envolvidas no evento, insira o e-mail dos participantes para que sejam notificados via e-mail e em suas respectivas agendas.
6. Clique em Salvar para validar o cadastro do compromisso no sistema.
7. Após salvar, ao obter comunicação com o Google Calendar, os seguintes campos serão preenchidos:
   • ID do evento no “Google Calendar”: token gerado automaticamente após comunicar com o Google Calendar, como um retorno da plataforma. Dado respectivo ao ID do evento na agenda do Google do colaborador.
   • Status Google: indica o status do evento no Google, se Normal, Alterado ou Excluído.

Finalização:

Após concluir o cadastro do compromisso, será criado um Evento no Google Calendar, contendo os dados inseridos no sistema, no ato do cadastro do evento, como: Assunto, Descrição, data, local e participantes convidados.

Funcionalidades Principais

• Visualização de Agendamentos por dia, semana ou mês;
• Criação e edição de eventos;
• Atribuição de Agendamentos a colaboradores específicos;
• Integração com ordens de serviço;
• Notificações e lembretes de Agendamentos;
• Integração com Google Calendar: A integração com o Google Calendar permite a sincronização dos Agendamentos, facilitando a gestão de eventos entre plataformas.

Integração com Google Calendar

• A sincronização com o Google Calendar permite uma visão unificada dos Agendamentos em ambas as plataformas, tanto no IXC Soft como no Google Calendar.

Sistema de notificações

• Envio automático de lembretes via e-mail para garantir que nenhum compromisso seja esquecido.

Reagendamento simplificado

• Possibilidade de finalizar um compromisso e criar um novo agendamento mantendo os dados originais.

Vinculação com usuário

• Opção de associar o compromisso diretamente à agenda do usuário responsável.

Gerenciamento de status

• Acompanhamento do ciclo de vida do compromisso, desde sua criação até a finalização. Permite a finalização manual de um compromisso.

Atenção:

Ao utilizar a Agenda de Usuários, se faz obrigatório o vinculo correto do colaborador responsável na Ordem de Serviço para que ocorra a comunicação com o Google Calendar.
Além disso, é necessário se atentar ao cadastro correto da Agenda de Usuários (Google Calendar), pois precisa haver o vínculo do colaborador e ele precisa estar parametrizado para permitir a integração com o Google Calendar.

Atenção:

A finalização de um compromisso no sistema não altera seu status no Google Calendar. Esta ação é destinada apenas ao controle de status interno no IXC, não afetando o evento correspondente na plataforma Google.

Fluxo de Trabalho

graph TD
    A[Criar compromisso] --> B{Vincular à agenda?}
    B -->|Sim| C[Sincronizar com Google Calendar]
    B -->|Não| D[Salvar localmente]
    C --> E[Configurar notificações]
    D --> E
    E --> F[Acompanhar status]
    F --> G{Finalizado?}
    G -->|Sim| H[Registra no sistema]
    G -->|Não| I[Reagendar se necessário]
    I --> A

Considerações Finais

A aba Agenda no sistema IXC é uma ferramenta desenvolvida para centralizar o gerenciamento de atividades, promovendo eficiência e organização. Sua integração com outros módulos e com o Google Calendar oferece uma solução completa para o acompanhamento de tarefas e Agendamentos.

• Certifique-se de preencher todos os campos obrigatórios ao criar um novo compromisso.
• A integração com o Google Calendar deve ser configurada previamente para funcionar corretamente.
• As notificações por e-mail dependem das configurações de e-mail do sistema.

Etiquetas

AgendaDeUsuários GoogleCalendar Agendamento OrdemDeServico

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• Configuração Agenda de Usuários com o Google Calendar
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• Aba Agenda - Cliente
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