Processos de Ordem de Serviço
Introdução
Os processos de ordem de serviço são fundamentais para a gestão eficiente das atividades de suporte e atendimento ao cliente. Eles permitem a padronização e automação de fluxos de trabalho, garantindo que cada etapa do atendimento seja executada de forma consistente e eficaz. Esta configuração é essencial para melhorar a produtividade da equipe e a satisfação do cliente.
Acesso ao Formulário
Caminho: Menu configurações > Processos > Processos
Benefícios
- Padronização dos procedimentos de atendimento
- Aumento da eficiência operacional
- Melhoria na qualidade do serviço prestado
- Redução de erros e retrabalho
- Facilidade no acompanhamento e gestão das ordens de serviço
- Maior satisfação do cliente devido à consistência no atendimento
Passo a Passo
Criação da configuração de ordem de serviço
No sistema, é possível implementar parâmetros automatizados para ordens de serviço. Esses parâmetros permitem a criação e configuração das ordens de serviço para serem disparadas automaticamente conforme as definições estabelecidas no processo. Para criar, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu Configurações > Processos > Configurações de Ordem de Serviço.
- Clique no botão Novo.
- Preencha os campos obrigatórios:
- Descrição
- Assunto
- Prioridade
- Setor
- Configure a aba Filtros para Abertura conforme desejado e clique em Salvar.
Caso a configuração seja para um processo de ordem de serviço, selecione a opção Nenhum no campo Processo de Sistema.
Criação do processo
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Processos > Processos;
- Clique no botão Novo;
- Preencha os campos obrigatórios:
- Departamento do atendimento
- Descrição
- Ativo
- Clique em Salvar e navegue até a aba Tarefas;
- Clique no botão Novo;
- Preencha os campos obrigatórios:
- Setor
- Descrição
- Sequência da tarefa
- Preencha as Preferências conforme desejado;
- Clique em Salvar;
- Navegue até a aba Interações e clique em Novo;
- No campo Configuração da O.S busque e selecione a configuração criada;
- Clique no botão Salvar;
- Insira mais interações, se necessário, ou retorne para a grid de tarefas e insira mais tarefas conforme desejado.
Atenção
Certifique-se de configurar corretamente o campo Próxima sequência na aba Principal da tarefa. Caso não seja definido corretamente, a próxima tarefa obrigatória não será exibida ao finalizar a ordem de serviço.
Fluxo de trabalho
graph TD A[Início] --> B[Ter o fluxograma das tarefas] B --> C[Criar configuração de O.S] C --> D[Criar Processo] D --> E[Vincular no atendimento]
Considerações Finais
A configuração adequada dos processos de ordem de serviço é crucial para otimizar o fluxo de trabalho da equipe de suporte. Ao seguir este passo a passo, você estará criando uma estrutura sólida para gerenciar as solicitações dos clientes de forma eficiente e padronizada. Lembre-se de revisar e ajustar os processos periodicamente para garantir que eles continuem atendendo às necessidades da empresa e dos clientes.
Etiquetas
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