Cancelar Contrato
Introdução
O processo de cancelamento de contratos é uma funcionalidade essencial que permite encerrar acordos de serviços ou produtos de forma organizada e eficiente. Esta operação é crucial para manter a integridade dos dados financeiros e operacionais, além de garantir uma experiência de encerramento adequada para os clientes.
Acesso à Funcionalidade
Caminho: Menu Sistema > Cadastros > Contratos
Entrega de Valor
- Permite o encerramento organizado de relações contratuais;
- Auxilia na manutenção precisa de registros financeiros e operacionais;
- Possibilita a coleta de feedback sobre motivos de cancelamento;
- Apoia estratégias de retenção de clientes;
- Emissão de relatórios com a possibilidade de filtrar motivos de cancelamento.
Processo de Cancelamento
Passo a Passo
- Acesse o menu Sistema;
- Navegue até Cadastros > Contratos;
- Localize e selecione o contrato a ser cancelado;
- Clique na aba de Cancel/Negat/Desist;
- Preencha as informações requeridas :
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Data de cancelamento | Data em que o contrato será cancelado |
| Motivo de cancelamento | Razão pela qual o contrato está sendo cancelado |
| Descrição de cancelamento | Detalhes adicionais sobre o cancelamento |
- Após, clique no botão Salvar;
- Clique em Status e escolha Cancelar Contrato.
IMPORTANTE
Caso existam faturas com status faturadas e pendências financeiras em aberto, não será possível cancelar o contrato. É necessário realizar os recebimentos dos títulos pendentes ou optar pelo cancelamento antes de prosseguir com o cancelamento do contrato.
Importante
Após o cancelamento do contrato, não será possível ativá-lo novamente.
Atenção
Se houver produtos em comodato, será necessário realizar a baixa desses produtos no almoxarifado desejado para concluir a operação, caso o parâmetro esteja configurado para verificar a existência de comodatos antes da desativação. Essa configuração é ajustável. Para verificar o parâmetro, siga as etapas abaixo:
- Acesse o formulário pelo caminho: Menu configurações > Parâmetros > Parâmetros gerais;
- Navegue até a aba Contratos;
- Na seção Desativar, verifique o campo Verificar se existem comodatos em aberto antes de desativar;
- Se a opção Sim estiver selecionada, o sistema não irá cancelar o contrato caso existam produtos em comodato com o status de emprestado. Será necessário realizar a baixa do comodato antes de desativar o contrato.
O.S de Retirada Após Cancelamento do Contrato
É possível configurar o sistema para abrir uma ordem de serviço ao cancelar o contrato, caso existam produtos em comodato no contrato. Para mais detalhes, consulte a documentação sobre Ordens de Serviço para Retirada de Equipamentos. O parâmetro Verificar se existem comodatos em aberto antes de desativar deve estar configurado com a opção Não para o sistema permitir o cancelamento do contrato com equipamentos emprestados.
Fluxo de Trabalho
graph TD A[Início] --> B[Menu Sistema] B --> C[Cadastros > Contratos] C --> D[Selecionar Contrato] D --> E[Aba Cancel/Negat/Desist] E --> F[Preencher Data de Cancelamento] F --> G[Selecionar Motivo de Cancelamento] G --> H[Adicionar Descrição do Cancelamento] H --> I[Salvar] I --> J[Clicar em Status] J --> K[Escolher Cancelar Contrato] K --> L{Pendências Financeiras?} L -->|Sim| M[Receber Títulos ou Cancelar] L -->|Não| N{Produtos em Comodato?} M --> N N -->|Sim| O[Realizar devolução para o Almoxarifado] N -->|Não| P[Confirmar Cancelamento] O --> P P --> Q[Atualizar Status do Contrato] Q --> R[Fim]
Considerações Importantes
- Feedback: Use o processo de cancelamento como uma oportunidade para coletar feedback valioso dos clientes.
Dicas para Gestão de Cancelamentos
- Implemente um processo de tentativa de retenção antes de finalizar o cancelamento.
- Analise regularmente os motivos de cancelamento para identificar tendências e áreas de melhoria.
- Ofereça opções alternativas, como suspensão temporária ou downgrade de serviços, quando apropriado.
- Treine a equipe para lidar com cancelamentos de forma profissional e empática.
- Mantenha um canal aberto para possível reativação futura do cliente.
Considerações Finais
O processo de cancelamento de contratos, quando bem gerenciado, não apenas facilita o encerramento organizado de relações comerciais, mas também fornece visões valiosos para melhorias de serviços e produtos. É uma oportunidade para demonstrar profissionalismo e manter uma relação positiva com o cliente, mesmo no momento de sua saída. A eficiência e a sensibilidade neste processo podem influenciar significativamente a reputação da empresa e a possibilidade de futuras reconexões com clientes .
Etiquetas
CancelamentoContratos GestaoClientes ProcessosOperacionais RetencaoClientes